Poznajemy narzędzia – monday.com

Ten post może zawierać linki afiliacyjne. Oznacza to, że jeśli dokonasz zakupu korzystając z takiego linku, mogę otrzymać prowizję.

Monday.com zdecydowanie zostaje moim nowym ulubieńcem przy dużych projektach! Dawno żadne narzędzie nie zachwyciło mnie tak jak to. Poznałam go przy kilku ostatnich projektach z różnymi klientami. Działam tak, że jeśli klient stosuje już jakieś narzędzia, to o ile nie są one kompletnie archaiczne, to staramy się je wykorzystywać.

Monday.com, czyli nowe spojrzenie na narzędzia do zarządzania projektami

Takie podejście wymaga więc ode mnie znajomości różnych aplikacji do zarządzania projektami. Używałam więc już wielu, bardzo różnych narzędzi, ale dawno żadne z nich nie zainteresowało mnie tak jak Monday. Uważam wręcz, że nawet jeśli nienawidzisz poniedziałków to pokochasz Monday.

Co to jest monday.com?

Jest to narzędzie do zarządzania niemal wszystkim w organizacji. Możemy z jego pomocą zarządzać projektami, zespołami oraz procesami. Jest świetnym wsparciem pracy zespołowej, komunikacji oraz śledzenia czasu pracy. Nadaje się zarówno do małych, kilkuosobowych zespołów, jak i korporacji  o złożonych strukturach. Jest świetnym wsparciem dla procesów IT, HR czy sprzedażowych. Doskonale sprawdzi się również przy zarządzaniu rozwojem oprogramowania. Brzmi aż za dobrze prawda?

Pewnie zastanawiasz się czemu akurat monday.com, skoro na rynku jest wiele narzędzi tego typu? Przede wszystkim przez prostotę rozpoczęcia pracy, uniwersalność, ale też ogrom możliwości – automatyzacje, raportowanie i integracje. A do tego jeszcze dostajemy gotowe szablony, które możemy wykorzystywać lub dostosowywać do swoich potrzeb.

Większość narzędzi, z którymi miałam do tej pory styczność, do rozpoczęcia pracy wymagało przynajmniej krótkiego wprowadzenia. Z monday.com było zupełnie odwrotnie. Kiedy pierwszy raz otrzymałam dostęp, byłam w stanie sama zrozumieć podstawowe założenia programu. To właśnie dzięki intuicyjności i prostocie.

Monday.com to przede wszystkim:

• Zarządzanie projektami
• Zarządzanie procesami
• Wsparcie pracy zespołowej, pracy zdalnej
• Indywidualne zarządzanie czasem

Według strony producenta znajdziemy w aplikacji wsparcie dla:

• Pracy zdalnej,
• Zarządzania projektami,
• Wytwarzania oprogramowania,
• Procesów HR,
• Marketingu,
• Mediów i produkcji,
• IT,
• Oraz sprzedaży.

Najważniejsze funkcje monday.com

Poniżej wypisałam większość funkcji, jakie oferuje ta aplikacja. Ich dostępność jest ograniczona w zależności od planu, jaki wybierzemy. W zależności od planu mamy też różną wielkość dostępnej przestrzeni oraz czas logowania aktywności. Aby nie decydować w ciemno, możemy za darmo wypróbować 3 pierwsze plany. Każda organizacja z pewnością dopasuje Monday do swoich potrzeb. Warto jeszcze wspomnieć, że producent zapewnia bardzo dobry, szybki i pomocny support.

Podstawowe funkcje

• Aplikacja dostępna jest przez przeglądarkę oraz w wersji na Android i iOS.
• Można udostępniać widoki osobom nieposiadającym konta w Monday.
• Można zapraszać gości do tablic (można w ten sposób komunikować się z klientami, zamiast wymieniać maile).
• Monday wysyła do użytkowników powiadomienia mailowe, można również ustawić powiadomienia na swoim komputerze.

Zarządzanie projektami i pracą zespołu

Zarządzanie projektami możemy dostosować do najwygodniejszej dla nas formy. Koncepcja pracy w Monday to podział na tablice (Boards), których układ i wygląd możemy dostosowywać do swoich potrzeb. Mamy wsparcie klasycznych metodyk – wykres Gantta oraz zwinnych – Kanban. Przeczytaj wpis „Wszystko co musisz wiedzieć o tablicach w Monday”.

Każdą tablicę możemy prezentować w różny sposób dzięki następującym widokom:

• Kanban
• Lista zadań
• Gantt
• Widok linii czasu
• Widok kalendarza
• Obciążenie zespołu
• Wykresy
• Formularze (możemy stworzyć formularz zintegrowany z naszą tablicą i udostępniać go różnym osobom, nawet takim, które nie mają konta w Monday)

Tworząc tablicę do dyspozycji mamy ponad 20 typów kolumn – od podstawowych (status, data, osoba, pole tekstowe, liczbowe czy walutowe) po np. takie, umożliwiające śledzenie czasu pracy czy używanie formuł i zależności.

Oprócz tablic mamy jeszcze Dashboardy, które pozwalają na zbieranie i analizowanie danych z różnych tablic. Mogą służyć do raportowania oraz zbierania danych na poziomie całej organizacji lub do indywidualnego użytku poszczególnych. Dashboardy organizuje się za pomocą dostępnych widgetów.

Poniżej kilka przykładów:

• Postęp wybranych projektów
• Wykresy
• Podsumowania liczbowe
• Obciążenie zespołu w różnych projektach
• Śledzenie czasu z różnych tablic
• Kalendarz
• Gantt
• Zadania w danym tygodniu

Praca zdalna

Oprócz planowania pracy i przydzielania zadań z pomocą Monday możemy przenieść całą komunikację naszego zespołu do tej aplikacji. Dzięki funkcji zapraszania gości to samo możemy zrobić z naszymi klientami.

• Wspólna praca
• Wbudowane dokumenty – możliwość wspólnej pracy nad dokumentami z poziomi Monday
• Integracja z Zoom
• Widok linii czasu umożliwiający zarządzanie obciążeniem zespołu.
• Widok kalendarza
• Mapy

Automatyzacje

Monday pozwala na automatyzację procesów i przepływów pracy. W prosty, niewymagający kodowania sposób możemy ustawić automatyczne reakcje na pewne zdarzenia (np. reakcja na zmiany statusów, dodanie nowych zadań do tablic czy wartości w poszczególnych polach). W praktyce oznacza to, że możemy minimalizować nakład pracy w zarządzanie oraz ograniczyć ryzyko błędów. Możemy np. automatycznie przypisywać różnych użytkowników do zadania w zależności od statusu czy wysyłać powiadomienie, że zbliża się deadline.

Zautomatyzować możemy przede wszystkim:

• Powiadomienia (możemy ustawiać warunki, po których określeni użytkownicy powinni otrzymać powiadomienie).
• Zmiany statusów (co ma się stać, gdy zmieni się status lub gdy nie zmieni się w odpowiednim momencie)
• Powtarzalne zadania (automatyczne tworzenie zadań lub powiadomień np. co tydzień, co miesiąc itp.)
• Daty (automatyczna reakcja (np. powiadomienie) na określoną datę, jej przekroczenie lub zbliżający się termin)

Integracje

Poza automatyzacjami możemy jeszcze zintegrować Monday z wieloma, powszechnie używanymi narzędziami. Dzięki temu będziemy mogli używać ich w połączeniu z Monday. Obecnie dostępnych jest blisko 50 różnych opcji integracji, między innymi:

• Gmail
• Zoom
• Dropbox
• Trello
• Slack
• Outlook
• Jira
• Microsoft Teams

Dla kogo jest monday.com

Monday sprawdzi się w projektach, w których ważne jest wielowymiarowe zarządzanie. Jeśli w Twojej pracy starcza zwykła lista zadań prawdopodobnie Monday, mimo swoich wszystkich zalet będzie dla Ciebie armatą na wróble.

Szczerze polecam Monday wszędzie tam, gdzie musimy pilnować wielu różnych aspektów projektu i zadań lub zarządzać procesami. W wielu organizacjach Monday może obsłużyć nie tylko zarządzanie projektami, ale również procesy HR, sprzedażowe czy marketingowe. Dzięki temu zamiast CRM, aplikacji do zarządzania projektami, komunikatora możemy mieć jedno narzędzie, które poradzi sobie ze wszystkim.

Dzięki zarządzaniu na poziomie tablic, dashboard’ów oraz workspace’ów możemy uporządkować wszystkie otwarte projekty w jednym miejscu. Dodatkowo możemy przenieść tu istotną komunikację, w tym również z klientem.

Same automatyzacje i integracje to wielkie ułatwienie przy złożonych projektach i zespołach. Pozwalają zapanować nad chaosem i realnie usprawniają pracę. Dodatkowo ograniczają ilość błędów. Ponownie jednak warto pamiętać, że ich konfiguracja również zajmuje czas. Tak samo, jak wyrobienie nowych nawyków w zespole.

Dlatego, chociaż jest naprawdę rewelacyjny, wydaje mi się, że nie będzie potrzebny wszystkim. Szkoda by było używać go jako zwykłej listy zadań mając do dyspozycji tyle możliwości.

Ile kosztuje monday.com

Monday jest zdecydowanie warty swojej ceny, choć nie jest tanim rozwiązaniem. Dostępne są 4 plany: Basic, Standard, Pro oraz Enterprise. W zależności od planu dostęp do niektórych funkcji jest ograniczony i różni się cena za 1 użytkownika/miesiąc.

W najtańszej opcji –  Basic do 3 użytkowników, opłata od użytkownika wynosi 8$ miesięcznie (płatne rocznie). Pełen cennik dostępny jest na stronie aplikacji.

Drogi Czytelniku, artykuł może zawierać linki afiliacyjne.

---