Organizacja pracy zespołu z monday.com

W poprzednich wpisach dużo pisałam o możliwościach i zaletach monday.com. Teraz pora pokazać jak można używać go w praktyce. Dzisiaj chcę omówić jak może wyglądać organizacja pracy zespołu z monday.com. Najwięcej czasu, a co za tym idzie, pieniędzy tracimy na złej komunikacji i braku informacji. Jedną z rzeczy, jakie możemy zrobić, aby temu zaradzić, jest zredukowanie liczby maili i telefonów w zespole. Osiągniemy to organizując miejsce, w którym dostępne będą najważniejsze informacje o naszym zespole. Dzięki temu najważniejsze rzeczy będą zawsze pod ręką i nie będziemy musieli przeszukiwać skrzynki, żeby sprawdzić, czy ktoś akurat jest na urlopie.

SPIS TREŚCI:

  1. Dane kontaktowe zespołu i godziny dostępności poszczególnych osób
  2. Plany urlopowe / nieobecności
  3. Nadgodziny / odbiór godzin
  4. Plan spotkań i ważnych wydarzeń zespołu
  5. Ważne informacje
  6. Planowanie obciążenia zespołu
  7. Podsumowanie

Dane kontaktowe zespołu

Jest to szczególnie ważne w bardzo złożonych środowiskach lub gdy skład zespołu często się zmienia, np. przy krótkich projektach. Przy zdalnych zespołach standardowe informacje kontaktowe możemy rozszerzyć o godziny dostępności poszczególnych osób (zwłaszcza jeśli bywają niestandardowe).

Plany urlopowe / nieobecności

Możemy wykorzystać automatyzacje i ustawić je tak, żeby przełożony zawsze otrzymywał powiadomienie o nowym wniosku urlopowym. Przełożony musi zmienić status (lub przenieść do odpowiedniej kolumny), jeśli zatwierdza nieobecność. Oprócz widoku listy przydatny na takiej tablicy może być widok kalendarza, który zobrazuje nam plany urlopowe. Poniżej zrzut ekranu przykładowej tablicy z urlopami i nieobecnościami.

Nadgodziny / odbiór godzin

W każdym zespole zdarzają się gorętsze okresy. A czasem zwyczajnie ktoś musi wyjść wcześniej coś załatwić, by innego dnia zostać dłużej. Jeśli nasz zespół jest liczny łatwo pogubić się w takich informacjach. Możemy stworzyć osobną tablicę, na której nasz zespół będzie wprowadzał te informacje. Będzie to zdecydowanie wygodniejsze niż prowadzenie, chociażby Excela.

Plan spotkań i ważnych wydarzeń zespołu

Specyfika każdego zespołu jest inna. Wiele zależy od branży, sposobu organizacji wewnętrznej no i samych jego członków. Czasem jednak do sprawnej pracy potrzebne są spotkania zespołu. Do ich organizacji można oczywiście wykorzystać kalendarz współdzielony, ale można też monday.com. Jeszcze lepiej zrobić obie te rzeczy jednocześnie i zintegrować tablicę monday.com z kalendarzem. Dzięki temu już nikt nie przegapi informacji o spotkaniu. Będziemy mogli ustawiać przypomnienia przed spotkaniem. Tablica taka może nam też posłużyć za zbieranie tematów na spotkanie (np. gdy ktoś chce coś omówić) oraz do podsumowania spotkania.

Ważne informacje

Każda tablica w monday.com ma widok plików z nią powiązanych. Można to wykorzystać do np. przechowywania ważnych plików, często wykorzystywanych przez nasz zespół jak np. instrukcje, procedury czy opisy procesów. Raz jeszcze, zamiast trzymać to wszystko rozrzucone w różnych miejscach będziemy mieć jedno, centralne narzędzie do zarządzania pracą i gromadzenia informacji. Dodatkowo mamy możliwość integracji między innymi z narzędziami Google Drive czy Drop Box.

Planowanie obciążenia zespołu

W kolejnych wpisach przejdziemy na bardziej operacyjny poziom zarządzania zespołem. Teraz chciałam jeszcze zwrócić uwagę na ogólny aspekt planowania obciążenia pracy zespołu. Czasem nasz zespół będzie angażowany w różne projekty, dla różnych klientów. Do sprawnej organizacji pracy w takim wieloprojektowym środowisku przydaje się widok, na którym zobaczymy, jak bardzo zajęte są poszczególne osoby. Właściwe balansowanie obciążeniem naszego zespołu pozwoli nam uchronić się przed przepracowaniem ale też i przestojami.

Korzystając z funkcjonalności Dashboardów możemy stworzyć raport, który będzie pokazywał nam zajętość naszego zespołu z rozbiciem na osoby i projekty. Dzięki temu możemy reagować na sytuacje, gdy komuś zostało przypisane zbyt wiele zadań lub gdy ktoś pozostaje z niezaplanowanym czasem.

Na poniższym zrzucie widać Dashboard, na którym skonfigurowane zostały widgety:

  • Timeline
  • Workload

Podsumowanie

Ciekawym i przydatnym narzędziem dostępnym w monday.com jest śledzenie czasu pracy nad poszczególnymi zadaniami. Możemy je włączać na dowolnych tablicach i mierzyć czas spędzony na pracy nad konkretnym taskiem. Dzięki temu jesteśmy w stanie ocenić np. jak skutecznie udaje nam się szacować czas zadań lub wyłapać, że gdzieś są potencjalne problemy, bo czas realizacji jest zdecydowanie dłuższy, niż zakładano. Wykorzystanie śledzenia czasu pracy pozwala też kalkulować realne koszty naszych projektów.

Dobre zorganizowanie kwestii administracyjnych pozwala uwolnić zespół od niepotrzebnej komunikacji i straty czasu na sprawdzanie dostępności czy innych rzeczy. Pamiętać nalży, że monday.com nie rozwiąże automatycznie wszystkich problemów. To narzędzie, którego musimy się nauczyć używać, by maksymalnie wykorzystać jego możliwości.  Gdy dane w monday.com będą nieaktualne będzie on bezużyteczny. Co z tego, że mamy wszystko dobrze zaplanowane,  gdy po początkowym entuzjazmie wszyscy wracają do starych nawyków i nikt nie aktualizuje.

Magda Nicgorska – Analityk, Project Manager

Od zawsze pasjonuje mnie ogarnianie, planowanie, zmienianie. Pomagam małym i średnim firmom w prowadzeniu projektów. Organizuję pracę, tworzę harmonogramy i zajmuję się wszystkim tym, na co Ty nie masz czasu, a co jest ważne by zakończyć z powodzeniem Twój projekt!  Zobacz w czym mogę Ci pomóc.