Czyli o złudnych nadziejach managerów

Kupiliście super oprogramowanie do zarządzania projektami za, jak to się ostatnio mówi, „miliony monet”. Zapłaciliście konsultantom za wdrożenie w firmie i przeszkolenie pracowników. Było wielkie HURAA, a potem jeszcze większe AŁA. Tak w wielkim skrócie wygląda historia wielu mniejszych i większych firm, które uwierzyły, że samo narzędzie magicznie rozwiąże ich problemy. Bo cóż właściwie może pójść nie tak? Okazuje się, że całkiem sporo. I o tym chciałam dzisiaj napisać.

Brak określonego celu wdrożenia

Nie zastanowiliśmy się, po co to właściwie robimy i co chcemy osiągnąć na końcu. Ktoś rzucił pomysł, ktoś inny wybrał system i już. Wdrażamy system dla samego wdrożenia i nawet nie wiemy, jak zmierzymy czy przyniosło nam to jakieś wymierne korzyści jak np. usprawnienie pracy. Dołóżmy do tego jeszcze lęk przed zmianą, niechęć do nowych obowiązków i brak czasu na aktualizowanie danych w systemie.

Brak analizy potrzeb

Kupiliśmy armatę na wróble. Wybraliśmy narzędzie zbyt skomplikowane, zupełnie niedostosowane do naszych potrzeb. W rezultacie, zamiast pracę usprawnić to ją wydłużyliśmy, dokładając sobie klikania i formalności. Wybór narzędzi jest bardzo szeroki. Od prostych list TO DO po złożone platformy z integracjami i automatyzacjami. Trzeba tylko pamiętać, że nie zawsze więcej – znaczy lepiej. Czy zanim wybraliście narzędzie, zastanowiliście się czego właściwie potrzebujecie? Jak pracujecie, jakich metodyk używacie, co chcecie zmienić, a czego zupełnie nie da się przeskoczyć?

Jest też druga strona medalu. Niektóre projekty czy procesy, którymi zarządzamy, są bardzo złożone. Wtedy automatyzacja procesu czy integracja z innymi narzędziami jest bardzo pożądana i powinniśmy korzystać z możliwości narzędzi, jakie otrzymujemy. W takim przypadku zbyt proste narzędzie może się okazać niewystarczające, z powodu braku zaawansowanych możliwości użytkownicy prędzej czy później będą zmuszeni do tworzenia pomocniczych zestawień, czy list i znowu praca wróci do Excela.

Nikt nie korzysta z systemu

Powodów może być kilka. Ot, dołożyliśmy ludziom kolejny obowiązek,  kolejne narzędzie ,którego muszą używać, bo „ktoś z góry” tak sobie wymyślił. Zamiast robić swoją robotę, muszą dodatkowo logować się, klikać i wypełniać jakieś formularze. Nie widzą z tego żadnej korzyści.

Użytkownicy nie zostali odpowiednio wdrożeni i przeszkoleni, dlatego boją się / nie chcą używać czegoś, czego nie znają. Często jest to też kwestia zmiany nawyków. Mimo że mamy narzędzie to i tak dalej wszystko z przyzwyczajenia wysyłane jest mailem albo przekazywane przez telefon.

A nawet jak korzystają to każdy po swojemu, każdy inaczej co prowadzi nas do kolejnego punktu:

Brak uzgodnionych procesów

Użytkownicy nawet chętnie korzystają z systemu, ale przez brak uzgodnionych reguł i procesów nikt nie wie jak się za to zabrać. W efekcie mamy chaos, zadania wcale nie trafiają do właściwych osób, a praca idzie jeszcze wolniej niż szła.

Innym wariantem jest znany proces, ale kompletnie nieprzystosowane narzędzie. Np. narzędzie nie jest wystarczająco elastyczne, by obsłużyć wszystkie kroki procesu, wszystkie statusy czy np. powiadamiać kogo trzeba, kiedy trzeba. Same utrudnienia. Jest też opcja, że próbujemy na siłę dostosować nasze procesy do możliwości narzędzia, co kończy się zazwyczaj niezadowoleniem.

Niestety, tak samo, jak nawet najlepszy samochód nie sprawi, że staniemy się świetnymi kierowcami, tak nawet najlepsze narzędzia do zarządzania projektami nie sprawią, że dowieziemy każdy projekt. Owszem, tak samo jak bajery w samochodzie, może pomóc być lepszym, poprawić bezpieczeństwo czy też prędkość. Jednak jeśli to w kierowcy jest problem samochód nie pomoże.

Przeczytaj Jak wybrać narzędzie i przegląd narzędzi do zarządzania projektami

Magda Nicgorska – Analityk, Project Manager

Od zawsze pasjonuje mnie ogarnianie, planowanie, zmienianie. Pomagam małym i średnim firmom w prowadzeniu projektów. Organizuję pracę, tworzę harmonogramy i zajmuję się wszystkim tym, na co Ty nie masz czasu, a co jest ważne by zakończyć z powodzeniem Twój projekt!  Zobacz w czym mogę Ci pomóc.