Znacie to uczucie? Jesteście tak zarobieni, że w końcu nie wiecie czym się zająć i łapiecie się na tym, że robicie NIC. Co wtedy? Planowanie? Zarządzanie czasem? To pierwsze, co przychodzi mi do głowy w takiej sytuacji. Tylko jak się za to zabrać?

Czy zarządzanie czasem się przydaje?

Kilka miesięcy temu, kiedy narodził się pomysł tej strony, na własnej skórze poczułam, jak czasem łatwo wpaść w pułapkę nadmiaru zadań. Córka usnęła, więc ucieszyłam się, że mam chwilę, żeby popracować. A że ostatnio śpi coraz mniej, to i chwile na pracę są coraz krótsze. Powinnam więc wpaść w wir pracy i zrobić, ile się da. Czy tak było? Gdyby tak było, to ten wpis by nie powstał.

Mój zmarnowany czas

Nie prędko zorientowałam się, że gapiłam się w monitor jakieś 20 minut próbując ustalić, czym właściwie mam się teraz zająć. Bo w głowie pomysłów cała masa, blog, firma, materiały do przygotowania, książki do przeczytania… ale kiedy przyszedł czas się nimi zająć, nie wiedziałam, od czego zacząć.

Poprzedniego wieczora skończyłam pisać zarys oferty i niby nawet miałam listę rzeczy, które muszę jeszcze zrobić. Ba! Miałam pięknie przygotowaną listę wszystkich zadań w Trello. Zadania te nie były pilne na dany moment, mogły czekać nawet miesiąc, więc moja motywacja do zabrania się za nie była niewielka.

Szukając ciekawszych i pilniejszych zadań traciłam kolejne minuty. To był moment, kiedy zdałam sobie sprawę, że utknęłam w nadmiarze zadań i że muszę się ogarnąć.

Jak sobie poradzić z nadmiarem zadań?

Postanowiłam wrócić do mojego sposobu z etatowej pracy. Mój sposób na zarządzanie czasem był prosty. Każdy dzień zaczynałam od analizy zadań do wykonania. Listę przygotowywałam na koniec poprzedniego dnia. Rano, po sprawdzeniu maili (w których mogły się znaleźć jakieś supergorące kartofle, którymi się trzeba zająć natychmiast) weryfikowałam listę raz jeszcze i zaczynałam działać.

Kiedy wpadało coś nowego, to albo znajdowało się na liście na dziś, albo na liście na kiedy indziej (w zależności od tego, jak pilne to było). Starałam się bardzo, by wrzutki nie zaburzały mojego planu dnia. Nie ma chyba nic gorszego niż zakończenie dnia z poczuciem, że cały dzień zasuwaliśmy na najwyższych obrotach, ale nic właściwie nie zrobiliśmy. Nie tknęliśmy nic z tego, co sobie na ten dzień zaplanowaliśmy.

Moja lista zadań

Każdy dzień kończyłam spisaniem zadań do wykonania następnego dnia. Dodatkowo miałam też listę wszystkich zadań, jakie nade mną wisiały, żebym w każdej chwili, gdy mam jakieś wolne moce przerobowe, wiedziała czym się zająć. Może się to wydawać demotywujące, w końcu taka lista tylko przypomina nam, jak bardzo dużo mamy na głowie. Ja jednak nauczyłam się nie patrzeć na moją listę z przerażeniem jak dużo mam do zrobienia, tylko raczej z podejściem „jak dobrze, że wiem, co mam jeszcze zrobić”.

Satysfakcja ze skreślania kolejnych punktów na liście to coś, co motywowało mnie do dalszej pracy. Oczywiście bywały dni, że tak zwanych wrzutek było tak dużo, że nie miałam kiedy zająć się moją listą, ale tak to już w korpo projektach bywa. Najpierw gasimy pożary, a potem ogarniamy to, co zostało w pogorzelisku.

Ja moją listę TODO prowadziłam za pomocą małych notesików albo żółtych, samoprzylepnych karteczek i aplikacji OneNote. Jak ktoś nie lubi pisać albo jest w ciągłym ruchu z powodzeniem może moje kochane samoprzylepne karteczki zastąpić aplikacją mobilną 😊 Do zarządzania własnymi zadaniami Trello sprawdza się wyśmienicie. Pozwala na stworzenie tablicy z dowolnymi kolumnami (listami) i jest bardzo intuicyjne w użyciu.

Warto mieć plan

Mimo że używam aplikacji do zarządzania projektami, kalendarza powiązanego z pocztą elektroniczną i wielu innych narzędzi wspomagających pracę, moje biurko pełne jest karteczek i notesików. Lubię mieć wywieszone w widocznym miejscu to, co jeszcze mam do zrobienia i prawdziwą przyjemnością dla mnie jest ręczne skreślanie kolejnych wykonanych zadań.

Oczywiście taki rytuał planowania można (powiedziałabym wręcz, że nawet trzeba) rozwinąć na planowanie dłuższych okresów. Pozwala nam to na optymalne rozłożenie pracy w tygodniu czy nawet całym miesiącu. Jest to przydatne, zwłaszcza jeśli w naszej pracy występują jakieś cykle.

Czemu planowanie jest takie ważne?

Osobiście jestem zdania, że zawsze warto mieć plan. Planowanie i rozliczanie się z wykonanych zadań pozwala nam ocenić, ile pracy realnie jesteśmy w stanie wykonać. Widzimy, jakie zadania zajmują nam dużo czasu, widzimy, ile rzeczy nie udało nam się zrobić. Pozwoli nam to znaleźć też naszych największych złodziei czasu.

A może analizując nasze plany i realne ich wykonywanie z perspektywy czasu dojdziemy do wniosku, że powinniśmy część zadań oddelegować komuś innemu. Ostatnio dużą popularność zdobywa zawód wirtualnej asystentki i wirtualnego managera projektów. Przeczytaj więcej o wirtualnej asyście we wpisie „Wirtualna asystentka, project manager a może online business manager? Kogo potrzebuje Twoja firma„.

Albo jeszcze inny scenariusz. Może okaże się, że jakieś zadanie leży od miesiąca i do tej pory nie zostało wykonane i co więcej, nic strasznego się nie stało z tego powodu, to warto pomyśleć, czy to zadanie w ogóle wykonywać? Może mylnie zakładaliśmy, że takie zadanie zrobić trzeba?

Jak planować, by nie zwariować?

Przede wszystkim należy planować z zachowaniem zdrowego rozsądku. Jeżeli planowanie będzie dla Ciebie złem koniecznym, tylko kolejnym obowiązkiem do wykonania, raczej nie zrobisz go dobrze. Pamiętaj, że zarządzanie czasem to proces a nie jednorazowa sprawa.

Gdy ustalamy sobie listę zadań na dany dzień, bądźmy realistami. Tak, przerośnięta ambicja niech w tym momencie siedzi cicho! Dlaczego? Dlatego, że gdy weźmiemy „na klatę” zbyt wiele, to prędzej wywoła w nas to frustrację niż chęć do działania.

Wyobraź sobie, że wyznaczysz sobie na dzisiaj zadania, których realne wykonanie zajmuje 3 dni. Słabo, prawda? Komu by się chciało pracować z poczuciem, że musi dziś wykonać robotę za dwóch albo trzech? No właśnie, nikomu. Każdy by się tylko wkurzał.
A teraz wyobraź sobie, że masz na liście optymalną liczbę zadań na jeden dzień. I wyobraź sobie, że udało Ci się wykonać wszystkie zadania i jeszcze zostało Ci trochę czasu, więc zrobiłaś kilka zadań dodatkowo. Miłe uczucie, prawda?

Ja zawsze staram się zaczynać od zadań o najwyższym priorytecie i potem przechodzę do tych mniej ważnych. Jeśli jakaś wrzutka zajmuje więcej czasu niż 2,3 minuty, to ląduje na liście i w danej chwili się nią nie przejmuję.
Oczywiście to jest mój sposób na zorganizowanie dnia i warto, żebyś poszukała lub poszukał swojego. To, co dobre dla mnie, niekoniecznie musi być dobre dla Ciebie. Jest wiele innych metod. Niektórzy organizują sobie życie według idei Bullet Journal. Inni korzystają z kalendarza lub prostych aplikacji TODO w telefonie i to im wystarcza.

Znajdź swój sposób na zarządzanie czasem

Niezależnie od tego, jaki wybierzesz sposób dla siebie, zachęcam do wprowadzenia rutyny planowania. Czas zainwestowany w ułożenie planu dnia procentuje. I nie musisz wierzyć mi na słowo, chociaż bardzo by mnie to cieszyło. Specjaliści z różnych dziedzin życia potwierdzają korzyści płynące z planowania.

W książce „Nieograniczony SUKCES w sprzedaży” Brian Tracy i Michael Tracy piszą o osobistym planie strategicznym:
„Posługując się planem, możesz osiągnąć w ciągu tygodnia lub miesiąca więcej niż w ciągu roku, a nawet dwóch lat bez niego.” Mimo że książka dotyczy sprzedaży, to cytat ten jest tak bardzo prawdziwy w kontekście planowania każdej innej dziedziny życia. Chętnie poznam Wasze sposoby!

Ciągle czuję niedosyt w temacie planowania i optymalizacji swojej pracy, dlatego wydaje mi się, że ten wpis będzie tylko początkiem całej serii poświęconej różnym aspektom i różnym metodom planowania.

---