Jak zrobić harmonogram projektu w 7 krokach?

Wiem, jak czasem trudno zrobić coś pierwszy raz. A każdy project manager musi kiedyś po raz pierwszy przygotować harmonogram projektu. Nawet jeśli od strony teoretycznej wiemy, jaki rezultat powinniśmy osiągnąć, to ciężko zacząć, gdy nigdy się tego nie robiło. Niby Internet jest pełny informacji, ale okazuje się, że ciężko znaleźć przykład adekwatny do naszego. Dlatego właśnie zebrałam moje uwagi odnośnie tworzenia harmonogramu projektu i podzieliłam je na 7 prostych kroków, które pomogą zacząć.

Harmonogram projektu – od czego zacząć?

Kroki opisane poniżej nie pochodzą z żadnej metodyki ani podręcznika. Jest to mój subiektywny zbiór uwag, który mam nadzieję pomoże też Tobie. Pokazałam jak dzięki tym kilku krokom „ugryźć” temat przygotowania harmonogramu, gdy nigdy się tego nie robiło. Ma to być ułatwienie dla kogoś, kto musi wykonać takie zadanie, nie jest to podręcznik ani żadne oficjalne wytyczne!

Przykładowy harmonogram razem z przykładami do poszczególnych punktów znajdziesz w darmowym poradniku „Jak zrobić harmonogram projektu w 7 krokach”.

KROK 1 – Ustal cel projektu

Cel ustalamy, by wiedzieć, czego się od nas oczekuje. Upewnij się, że już na starcie dobrze rozumiesz, czego dotyczy projekt. Możliwe, że otrzymasz od zleceniodawcy jasno sprecyzowany cel – to sytuacja idealna. Gorzej, jeśli dostaniesz polecenie zrobienia czegoś, co jeszcze w głowie zlecającego nie nabrało ostatecznego kształtu. To jest ten moment, kiedy musisz ustalić, jaki jest cel Twojej pracy! Celem może być na przykład stworzenie aplikacji, zmiana wyglądu strony internetowej, wprowadzenie nowego produktu, uruchomienie kampanii marketingowej czy nawet wybudowanie domu. Im bardziej rozmyty cel, tym trudniej będzie przygotować realny i realizowalny harmonogram.

Pamiętaj!

Cel musi być jasno sprecyzowany, mierzalny i realizowalny, określony w czasie i istotny – czyli definiuj cele zgodnie ze S.M.A.R.T (ang. Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Uwaga!

Jeśli cel Twojego projektu jest bardzo rozmyty i nie zależy Ci na jasnym sprecyzowaniu wszystkich zadań (to w wielu sytuacjach nic złego) rozważ zastosowanie metodyk zwinnych do jego realizacji. Harmonogram może się ograniczyć wtedy do przygotowań oraz rozplanowania sprintów, a szczegółowe działania będą planowane w ramach poszczególnych iteracji.

Harmonogram projektu KROK 2 – ustal zakres projektu

Wiesz już, jaki jest cel Twojej pracy. Teraz musisz dowidzieć się, jakie zmiany ma obejmować Twój projekt.  Dowiedz się, co dla zlecających projekt oznacza, że produkt (albo system), który im dostarczasz, spełnia ich wymagania. Nawet jeśli robisz projekt dla siebie, a nie w relacji klient-dostawca, określ już teraz zakres projektu.

Niezrozumienie na tej płaszczyźnie powoduje wiele konfliktów, opóźnień i dodatkowych kosztów. Spisywanie wymagań wydaje się niepotrzebne, dopóki nie zacznie się tego robić i nie wychodzą na jaw różnice postrzegania produktu, systemu czy całego procesu wytwórczego.

Pamiętaj!

Oczywiście na tym etapie nie ustalamy szczegółów np. kolorów na stronie internetowej (chyba, że to wymagania krytyczne).

Wiesz już, co mają obejmować twoje działania, aby zrealizować cel z kroku 1?

Harmonogram projektu KROK 3 – zdefiniuj kamienie milowe

Proponuję tworzenie harmonogramu metodą od ogółu do szczegółu. Pozwoli to zachować spojrzenie na całość i nie zatracić się w zbyt szczegółowym rozpisywaniu zadań. Na tym etapie też zobaczymy, z kim będziemy musieli omówić nasz harmonogram i jakich informacji będziemy potrzebowali od tych osób.

Nie zawsze od razu zdefiniujesz wszystkie zadania. Nie zawsze będzie też oczywista ich kolejność, zwłaszcza jeśli wchodzisz do nowej branży. Najważniejsze to zacząć działać. Aby sobie ułatwić zadanie, można na początku wypisać na kartce to, co nam się wydaje, że jest do zrobienia, aby zrealizować cel.

Pamiętaj!

Utrzymanie i rozwój nie są częścią projektu!

Uwaga!

Zastanawiasz się pewnie, czy nie można zacząć od razu od kroku 3, albo nawet 4. Wszystko można, ale czy warto? Określenie celu i zakresu ułatwia zdefiniowanie zadań niezbędnych do ich wykonania. Dokumentując zakres choć trochę zmniejszamy ryzyko, że zacznie nam on „pływać” lub rozrastać się w niekontrolowany sposób.

Zastanów się choćby nad sytuacją, w której tuż przed wdrożeniem aplikacji do planowania okazałoby się, że klient pyta się, kiedy ruszy kampania marketingowa. Klient był od początku przekonany, że stworzenie i uruchomienie aplikacji jest równoznaczne z jej promocją, a Ty jako PM nie miałeś o tym pojęcia! Oczywiście to przykład, ale tak to jest z zakresem. Może się okazać, że umknęły nam szkolenia, albo że klient nie powiedział, że należy dokonać migracji starych danych do nowej aplikacji. Może się okazać, że w trakcie projektu zakres się zmieni z przyczyn od nas i nawet od klienta niezależnych (np. pojawią się nowe regulacje prawne).

Harmonogram projektu KROK 4 – zdefiniuj zadania w kolejnych krokach

Tworzenie harmonogramu to nie jest wróżenie z fusów, chociaż możliwe, że tak właśnie się czujesz robiąc to pierwszy raz… Jako PM nie musisz znać wszystkich zadań z harmonogramu na pamięć. Wręcz przeciwnie, masz ludzi, którzy Ci w tym pomogą. W końcu kto będzie wiedział, jakie zadania należy wykonać, aby zaimplementować aplikację lepiej niż szef deweloperów?

Nie bój się pytać. Lepiej zadać więcej pytań teraz niż być zaskoczonym na koniec projektu, że zapomniało się o czymś istotnym lub oczywistym. Korzystaj z pomocy i zdefiniuj zadania niezbędne do osiągnięcia kolejnych kroków.

Pamiętaj!

Na tym etapie interesuje Cię poziom szczegółowości całego projektu. Nie wnikasz w szczegóły przygotowania poszczególnych zadań (choć, jak zawsze, są wyjątki). Nie ma idealnej recepty na ustalenie poziomu szczegółowości. Mogą być harmonogramy obejmujące dużo większy zakres niż nasz przykładowy, więc na poziomie całego projektu będą operować np. zadaniami „Przygotowanie dokumentacji analitycznej”.

Poziom musi być na tyle szczegółowy, żebyś jako PM wiedział/wiedziała, co to za zadania, żeby można było łatwo określić odpowiedzialności, ale jednocześnie na tyle ogólny, żeby drobne zmiany na poziomie zespołu nie zaburzały całego harmonogramu projektu.

Harmonogram projektu KROK 5 – określ zależności między zadaniami

Zależności są ważne, bo w projekcie zadań nie wykonuje się od góry do dołu listy. Zadania mogą być wykonywane równolegle przez wiele osób, ale też wiele zadań może być wykonywanych w tym samym czasie. Z drugiej strony są zadania, których nie można rozpocząć (albo zakończyć) dopóki nie zostaną wykonane inne zadania.

Pamiętaj!

Pewne zależności są oczywiste. Wiadomo, że jeśli nie mamy implementacji, to nie mamy co wdrażać. Są też zależności mniej oczywiste, które dobrze wyłapać na tym etapie.

Uwaga!

Zależności między zadaniami pozwolą nam za pomocą odpowiednio przypisanych zasobów manipulować czasem realizacji projektu. Dzięki temu możliwe jest również zdefiniowanie ścieżki krytycznej (omówienie koncepcji ścieżki krytycznej jest poza zakresem tego dokumentu, ale warto się zapoznać z tym zagadnieniem).

Harmonogram projektu KROK 6 – oszacuj czas trwania zadań

Jako PM nie musisz umieć zrobić tego sam. Informacje o przewidywanym czasie trwania zadań należy uzyskać od osób, które będą miały najlepszą wiedzę w tym temacie. Czyli deweloperów pytamy, ile zajmie implementacja, a grafików pytamy, ile czasu zajmie im przygotowanie grafiki. Tu jeszcze nie ustalamy terminów dla wykonania poszczególnych zadań.

Pamiętaj!

Na tym etapie operujemy roboczodniami lub, chociaż zdecydowanie rzadziej, roboczogodzinami. Oznacza to, że czas trwania zadania określamy jako czas wykonania tego zadania przez jedną osobę. Warto w tym miejscy pamiętać, że należy uwzględnić ryzyko przeszacowania lub niedoszacowania zadania. Należy mieć bufor, który pozwoli nam niwelować to ryzyko. Np. można do każdego oszacowania, jakie uzyskamy, dodać 5% dodatkowego czasu na nieprzewidziane zadania.

Harmonogram projektu KROK 7 – przypisz zasoby

W poprzednich krokach zdefiniowaliśmy zadania i ustaliliśmy, ile czasu potrzeba na ich wykonanie. Mając taką wiedzę, możemy przystąpić do przypisania poszczególnych osób oraz innych zasobów do konkretnych zadań.

Pamiętaj!

Kiedy mamy zadanie, którego wykonanie zostało oszacowane na 10 dni roboczych oznacza to tyle, że jedna osoba będzie potrzebowała dwóch tygodni, by je wykonać. Ale już dwie osoby wykonają tę pracę w tydzień.

Tu oczywiście jest pułapka, bo w takim razie czemu nie przydzielić do tego zadania 10 osób, żeby zakończyły je w 1 dzień? Zazwyczaj nie da się pracy podzielić na aż tak drobne elementy, żeby faktycznie 10 osób mogło wykonać je w 1 dzień. Należy uwzględnić czas na wdrożenie i przygotowanie się do zadania. Jeśli 1 osoba „wgryza się w temat 4 godziny to dwie osoby z 10 roboczodni 1 poświęcą na wdrożenie w temat. 10 osób skonsumuje nam z tego 5 roboczodni na samo wdrożenie, co oznacza, że efektywnej pracy z tego zostanie tylko tydzień.

Uwaga!

Zazwyczaj zachodzi jeden z dwóch scenariuszy. Mamy z góry narzucony zespół i jego musimy wykorzystać, więc to dostępność zasobów zdeterminuje nam możliwy termin ukończenia pracy. Lub mamy narzucony termin i dostosowujemy zasoby tak, by go dotrzymać.

Najlepiej podsumowuje to stwierdzenie „9 kobiet nie urodzi dziecka w miesiąc”. Nie wszystkie zadania da się podzielić, pewnych rzeczy nie da się skrócić i to należy uwzględniać przy przydzielaniu zasobów.

Na tym etapie warto uwzględnić też planowanie długoterminowe w zespole, plany urlopowe, ryzyko chorób zespołu, ryzyko zmiany zakresu itp. Zarządzajmy ryzykiem, zawsze zostawiajmy sobie bufor, wyznaczmy ścieżkę krytyczną.

Przykładowy harmonogram

Przykładowy harmonogram razem z przykładami do poszczególnych punktów znajdziesz w darmowym poradniku „Jak zrobić harmonogram projektu w 7 krokach”.