Wirtualna asystentka, project manager a może online business manager? Kogo potrzebuje Twoja firma?

W ostatnich latach coraz większą popularność zdobywają „wirtualne” zawody. Rynek podbijają więc nowe zawody takie jak wirtualna asystentka, wirtualny project manager czy tajemniczo brzmiący online business manager. Co kryje się za tymi nazwami? Czy taki wirtualny pracownik może być realną pomocą dla przedsiębiorcy prowadzącego małą firmę?

Wirtualne zawody – realna pomoc

Jeśli prowadzisz biznes, a Twój dzień zdaje się być za krótki, pora pomyśleć nad przeorganizowaniem się tak, by móc skupić się na tym, co ważne dla Ciebie i Twojego biznesu.

Niektórzy twierdzą, że zgodnie z zasadą Pareto, za 80% naszych zysków odpowiada 20% naszych działań. Nie oznacza to, że pozostałe można zignorować. Warto jednak pomyśleć, czy faktycznie musimy zajmować się nimi sami. Skoro czytasz ten tekst, prawdopodobnie doszedłeś do punktu, w którym zastanawiasz się nad oddelegowaniem części z nich. Świetnie!

Delegowanie zadań jest jedną z podstawowych umiejętności, jakie powinien posiąść przedsiębiorca. Jeśli ktoś może wykonać zadanie niemal tak dobrze, jak Ty, oznacza to, że możesz mu je powierzyć a sam zająć się ważniejszymi sprawami. Według Briana Tracy, autora serii „Biblioteka sukcesu” to „niemal” wynosi 70%. Jeśli więc uważasz, że są zadania, które ktoś inny wykona za Ciebie co najmniej w 70% tak dobrze, jak Ty – nie zwlekaj – zlecaj!

Oczywiście wiele osób w tym miejscu stwierdzi, że nie może sobie pozwolić na zatrudnienie kolejnej osoby. Właśnie dlatego powstały takie zawody jak wirtualna asystentka czy wirtualny project manager. Są to osoby, które są zdalnym wsparciem dla przedsiębiorców w różnych zadaniach. Idea polega na tym, że zamiast zatrudniać nowego pracownika na etat, można nawiązać współpracę w takim wymiarze godzin, jaki akurat jest nam potrzebny.

Czym się zajmuje wirtualna asystentka?

Wiele asystentek specjalizuje się w określonym typie zadań, np. obsłudze Social Mediów, pracach administracyjnych (wystawianiu faktur, prowadzeniu wirtualnej recepcji) itp. Niektóre asystentki pomagają nie tylko w sprawach biznesowych. W zależności od formy współpracy WA może pomóc Ci znaleźć wolny termin u lekarza czy przypomnieć o szczepieniu psa. Wszystko zależy od tego, w jakich zadaniach potrzebujesz pomocy i ile odpowiedzialności jesteś w stanie oddelegować.

Zadania wirtualnych asystentek

Wachlarz usług wirtualnych asystentek jest naprawdę szeroki. Poza tymi wymienionymi poniżej, WA mogą pomóc w prowadzeniu kalendarza, sprawach osobistych i wiele, wiele innych. Poniżej wymieniam najpopularniejsze zadania WA:

• Obsługa skrzynki mailowej.
• Obsługa social media.
• Wsparcie w działaniach internetowych, obsługa webinarów, transkrypcje podkastów.
• Zmiany i aktualizacje na stronie www (najczęściej WordPress).
• Przygotowywanie prostych grafik.
• Wyszukiwanie informacji.
• Poszukiwanie podwykonawców.
• Prowadzenie kalendarza i umawianie spotkań.
• Wystawianie faktur.
• Wykonywanie przelewów.
• Przygotowywanie umów.
• Proste tłumaczenia

Jak wygląda współpraca z wirtualną asystentką?

Czas pracy

Większość asystentek współpracuje z klientami na zasadzie pakietów godzin do wykorzystania w określonym okresie. Standardem jest to, że WA współpracują z wieloma różnymi klientami. Siłą rzeczy oznacza to, że zazwyczaj nie będą mogły reagować „od ręki”.

Delegowanie zadań

Jak wspomniałam na początku praca z WA odbywa się zdalnie. Większość asystentek w umowie określa czas realizacji poszczególnych zadań oraz sposób ich zlecania. Każda asystentka pracuje nieco inaczej, ale z reguły współpraca opiera się na zlecaniu zadań w systemie do zarządzania zadaniami (często jest to Asana, Nozbe lub Trello). Czas spędzany nad poszczególnymi zadaniami zazwyczaj również szczegółowo monitoruje w systemie.

Komunikacja

W zależności od potrzeb i przyjętego modelu współpracy odbywa się mniej lub bardziej asynchronicznie. Czasem konieczne są rozmowy i wyjaśnienia przy trudniejszych zadaniach, ale zazwyczaj wymiana informacji odbywa się elektronicznie.

Kiedy zamiast WA zatrudnić project managera?

No właśnie. Chociaż wielu WA można powierzyć bardzo dużą odpowiedzialność i zajmują się ważnymi dla biznesu sprawami, nie zawsze to wystarcza by odciążyć przedsiębiorcę. Czasem pomocy brakuje przy bardziej złożonych przedsięwzięciach i projektach.

Kiedy w grę wchodzi przekazanie obowiązków związanych z organizacją i planowaniem, a nie tylko zadania administracyjne warto pomyśleć o project managerze. Będzie to osoba, której można powierzyć odpowiedzialność nad całym naszym przedsięwzięciem. Pomoże zaplanować i poprowadzić przedsięwzięcie od pomysłu do realizacji.

Pomoc wirtualnej asystentki zazwyczaj ma charakter ciągły, jest potrzebna w każdym miesiącu. Często zadania są powtarzalne. Project managera zazwyczaj zatrudnia się do poprowadzenia konkretnego projektu lub projektów. Często mają wiedzę specjalistyczną  z zakresu projektu.

Zadania project managera

W zależności od rodzaju projektu, specyfiki branży oraz odpowiedzialności, jaką chcemy przekazać PM, zadania będą się nieco różnić. Najczęściej są to:

• Organizacją i planowaniem projektu.
• Zarządzaniem projektem.
• Koordynacją zespołów projektowych.
• Współpracą z podwykonawcami.
• Organizacją procedur i procesów.

Jak wygląda współpraca ze zdalnym project managerem?

Na początku współpracy należy ustalić zakres projektu oraz odpowiedzialności, jaki chcemy przekazać PM. Uzgadniane jest, jakie decyzje może podejmować samodzielnie a o jakich klient ma być informowany – np. budżet, wybór współpracowników, terminy. Uzgadniany jest też sposób informowania o postępach – często są to np. cotygodniowe spotkania statusowe lub raport mailowy.

Czym zajmuje się online business manager (OBM)?

Online Business Manager to osoba, która pomaga przedsiębiorcom w zarządzaniu ich firmami. Organizuje pracę, może zarządzać zespołami oraz prowadzić projekty. Działa jednak nie tylko w obrębie danego projektu, ale całej firmy. Ma wiedzę o wielu projektach, pomaga usprawniać procesy w całej firmie, koordynuje różne zespoły i komunikację pomiędzy nimi. Często nadzoruje działania operacyjne i wspiera w działaniach strategicznych.

Zadania online business managera

Ponownie, prezentuję zadania najczęściej powierzane OBM, jednak zakres działań takiej osoby jest bardzo indywidualny.

• Organizacja i planowanie
• Prowadzenie regularnych spotkań zespołów.
• Działania operacyjne.
• Regularne raportowanie stanu bieżącego.
• Prowadzenie projektów.
• Organizacja procedur i procesów, dokumentacji i szkoleń.
• Wsparcie dla zespołów i przełożonego.
• Analiza bieżących potrzeb i wprowadzanie usprawnień.

Współpraca z online business managerem

Forma rozliczenia jest różna, często również odbywa się w postaci pakietów godzinowych. Zakres odpowiedzialności i sposób pracy jest ustalany indywidualnie. Zależy od potrzeb przedsiębiorcy i tego ile jest on skłonny oddelegować. Tak samo kwestia kontroli i rozliczenia. Oczywiście OBM regularnie raportuje postęp prac i ustala z klientem dalsze kroki, jednak zazwyczaj takim osobom powierza się dość sporą odpowiedzialność i decyzyjność.

Jak znaleźć wirtualnego pracownika?

Przed podjęciem współpracy warto się zastanowić kogo dokładnie potrzebujemy i jakie zadania chcemy tej osobie oddelegować. Trzeba też przemyśleć czy zdalny tryb, często asynchroniczny, będzie dla nas odpowiedni. Nie każdy jest w stanie przywyknąć do takiej formy współpracy. Poniżej zamieszczam porównanie wirtualnych zawodów. Powinno Ci pomóc w ustaleniu kogo najbardziej potrzebuje Twój biznes.

	Wirtualna asystentka	Project manager	Online business manager
Rodzaj zadań	Obsługa skrzynki mailowej. Obsługa social media. Wsparcie w działaniach internetowych, obsługa webinarów, transkrypcje podkastów. Zmiany i aktualizacje na stronie www (najczęściej WordPress). Przygotowywanie prostych grafik. Wyszukiwanie informacji. Poszukiwanie podwykonawców. Prowadzenie kalendarza i umawianie spotkań. Wystawianie faktur. Wykonywanie przelewów. Przygotowywanie umów. Proste tłumaczenia I wiele, wiele innych.	Organizacja i planowanie projektów Zarządzanie projektem. Koordynacja zespołów projektowych. Współpraca z podwykonawcami.	Organizacja i planowanie Prowadzenie regularnych spotkań zespołów. Działania operacyjne. Regularne raportowanie stanu bieżącego. Prowadzenie projektów. Organizacja procedur i procesów, dokumentacji i szkoleń. Wsparcie dla zespołów i przełożonego.
Samodzielność/ odpowiedzialność	Za realizację powierzonego przez klienta zadania.	Najczęściej w zakresie projektu. Zarządzanie podwykonawcami i zespołami wewnętrznymi. Komunikacja ze stronami projektu.	Szeroka, w zakresie całej firmy, zespołów i projektów.
Dostępność	Zazwyczaj pracuje dla wielu klientów w określonych pakietach godzinowych	Zazwyczaj prowadzi kilka projektów, może współpracować z kilkoma klientami.	Zazwyczaj działa dla kilku klientów w większej dostępności.

Wirtualnego pracownika oczywiście najłatwiej znaleźć w internecie. Wielu działa na własną rękę, jako freelancerzy. Znaleźć ich można na portalach i grupach tematycznych w Social Mediach. Niemal każdy ma też swoją stronę internetową. Wielu działa w określonych branżach więc warto pytać też o polecenia.

Kiedy NIE ZATRUDNIAĆ wirtualnego pracownika?

Dość popularnym błędem przy współpracy z wirtualnymi pracownikami jest oczekiwanie dyspozycyjności jak od pracownika etatowego przy zachowaniu ograniczonego limitu godzin. Jeśli potrzebujesz osoby dostępnej dla Ciebie przez cały dzień, szybko reagującej na zadania może powinieneś poszukać osobistego asystenta/asystentki, który będzie dla Ciebie na wyłączność.

Zauważam też pewne wypaczenie koncepcji pracy z wirtualną asystentką na polskim rynku. Niektórzy przedsiębiorcy oczekują od asystentek kwalifikacji na poziomie doświadczonych specjalistów np. od marketingu, sprzedaży czy zarządzania, jednak za asystencką stawkę. Czym innym jest przygotowanie prostych wpisów na Facebook’a a czym innym przygotowanie całego lejka sprzedażowego. Jeśli potrzebujemy pomocy w wysoko specjalistycznych zadaniach musimy być gotowi zapłacić za nie specjaliście.

---