Dla jednych praca zdalna to codzienność. Na innych konieczność zmiany sposobu pracy spadła znienacka i muszą się jakoś przystosować. Jak najlepiej i najefektywniej wykorzystać pracę z domu? Z pomocą przychodzą nam narzędzia do pracy zdalnej

Praca zdalna – przegląd przydatnych narzędzi

Ułatwiają i przyspieszają pracę oraz usprawniają komunikację w zespołach rozproszonych. Jakich narzędzi potrzebujesz w swojej pracy? Sprawdź poniżej narzędzia do komunikacji, współpracy z klientem, wymiany plików oraz zarządzania projektami i planowania pracy.

1.      Komunikacja i praca grupowa

Podstawą pracy zdalnej jest komunikacja. Obecnie, dzięki internetowi i rozwojowi aplikacji możliwych sposobów komunikacji jest cała masa. Oprócz maili mamy możliwość korzystania z komunikatorów i czatów, konferencji i wideokonferencji. Wiele narzędzi umożliwia udostępnianie ekranu, udostępnianie prezentacji, współdzielenie widoków.

Współpraca w zespole lub z klientem wymaga interakcji. Nie zawsze chodzi tylko o rozmowę czy nawet prezentację. Czasem trzeba pracować nad jakimś dokumentem wspólnie albo coś co wytworzyliśmy wymaga weryfikacji i akceptacji klienta. Wiadomo, że spotkanie byłoby najłatwiejsze. Ale kiedy nie mamy czasu albo możliwości spotkać się na żywo nadal mamy cały wachlarz możliwości.

Poniżej lista narzędzi (kolejność losowa), które oferują różne z wyżej wymienionych funkcji. Narzędzia są płatne i bezpłatne – do wyboru do koloru. Wszystko zależy od tego jakie mamy potrzeby i możliwości.

Narzędzia wspierające komunikację i pracę w grupie:

• Skype (https://www.skype.com/pl/) – Skype to przede wszystkim rozmowy, czaty, wideokonferencje, udostępnianie ekranu. Korzystanie ze Skype jest darmowe.
• Zoom (https://zoom-video.pl/) – Zoom oferuje spotkania wideo, czaty, konferencje, webinary, szkolenia online i wideokonferencje.
• WebEx ( https://cart.webex.com/ ) – wideokonferencje, narzędzia do współpracy grupowej.
• Slack (https://slack.com/) – bardzo popularny komunikator
• Google Hangouts (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.talk&hl=pl) – komunikator, wideorozmowy, telefonowanie za pośrednictwem VoIP.
• Messenger (https://www.messenger.com/features) – komunikator, wideorozmowy, możliwość tworzenia grup.
• ClickMeeting (https://clickmeeting.com/pl) – webinary, transmisje obrazu i dźwięku, udostępnianie pulpitu i wiele innych.
• GoToMeeting (https://www.gotomeeting.com/en-pl) – komunikacja audio i wideo, webinary i wydarzenia online.
• MS Teams ( https://products.office.com/pl-pl/microsoft-teams/group-chat-software/) – czat i współpraca grupowa, aplikacje i usługi biurowe, spotkana i połączenia.
• Google Docs (https://about.google/intl/pl/products/) – możliwość współdzielenia i grupowej edycji dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych oraz prezentacji.

2.      Współpraca z klientem

• Miro (https://miro.com/features/) – pozwala na współpracę nad projektem w czasie rzeczywistym przez wielu użytkowników w prosty, intuicyjny i wizualnie przystępny sposób.
• Conceptboard  (https://conceptboard.com/) – tablica pozwalająca na prezentację pomysłów, koncepcji, wymianę uwag i komentarzy z możliwością udostępniania ekranu, konferencji i czatu.
• FlexClip (https://flexclip.com/) – Przenosi współpracę zespołu na zupełnie nowy poziom. Ten edytor wideo oparty na chmurze pozwala zespołowi wspólnie tworzyć oszałamiające filmy. Zespół może współpracować zdalnie i łatwo włączyć w proces tworzenia klienta. Wyobraź sobie wizualne burze mózgów poprzez wideo szkice, łatwą iterację i prezentowanie dopracowanych filmów końcowych klientowi – wszystko to dzięki intuicyjnemu interfejsowi FlexClip.

3.      Wymiana dużych plików

• Google Drive (https://www.google.com/intl/pl_ALL/drive/) – możliwość przechowywania plików w chmurze Google. W wersji pakietu indywidualnego i biznesowej dla firm.
• WeTransfer (https://wetransfer.com/) – bardzo proste narzędzie do udostępniania dużych plików.

4.      Planowanie pracy, zarządzanie projektami, obsługa zgłoszeń

Planując pracę w rozproszonym zespole trzeba szczególnie skupić się na tym, żeby ich podział był łatwo dostępny, jednoznaczny i dobrze zakomunikowany. Do tego celu powstało wiele narzędzi do zarządzania projektami. Szczegółowe omówienie poniższej listy można zobaczyć we wpisie Narzędzia do zarządzania projektami

• Asana (https://asana.com/) – zarządzanie zadaniami, widok listy, tablica, kalendarz i wiele innych opcji w wersji płatnej.
• Bitrix24 (https://www.bitrix24.pl/) – oferuje między innymi tablicę kanbanową, opcję planisty, wykres Gantta (na osi czasu), zarządzanie projektami, przypomnienia i śledzenie czasu zadań.
• ClickUp (https://clickup.com/) –  W wersji darmowej dostępne między innymi: zarządzanie zadaniami, statusami i odpowiedzialnymi, zależności między zadaniami, tablice agile, kanban.
• MeisterTask (https://www.meistertask.com/) – wybrane funkcje dostępne w wersji darmowej: projekty i zadania bez ograniczeń, nielimitowani członkowie zespołu, konfigurowalna tablice projektu
• Nozbe (https://nozbe.com/) – Bardzo popularne a do tego polskie narzędzie. W wersji darmowej można utworzyć do 5 projektów.
• OpenProject (https://www.openproject.org/) – udostępnia wykresy Gantta, oś czasu oraz możliwość śledzenia czasu pracy i wiele innych opcji w wersji płatnej.
• Trello (https://trello.com) – Jest to bardzo przyjazne narzędzie dostępne też w języku polskim, które można używać jako prostą listę zadań lub z pomocą rozszerzeń stworzyć potężne narzędzie do zarządzania projektami zintegrowane np. z kalendarzem i śledzeniem czasu pracy.
• Redmine (https://www.redmine.org/), Jira (https://www.atlassian.com/) – systemy zgłoszeń, które pozwalają nam zapanować nad komunikacją z klientem np. w zakresie obsługi błędów i poprawek. Można z ich pomocą udostępniać usługi serwisowe/utrzymaniowe. Dodatkowo narzędzia te wspierają zarządzanie projektami i mają funkcje przydatne do pracy w metodykach zwinnych.

Praca zdalna – podsumowanie

Praca zdalna może być zarówno codziennością, jak i nieplanowaną koniecznością. Dla efektywnego wykorzystania pracy z domu warto skorzystać z różnorodnych narzędzi do komunikacji, współpracy, wymiany plików oraz zarządzania projektami.

Wiele obszarów pracy zdalnej można obecnie wspierać również narzędziami wspomaganymi sztuczną inteligencją. Zobacz listę narzędzi AI, którą przygotowałam ostatnio. Warto przetestować te narzędzia, aby w pełni wykorzystać potencjał pracy zdalnej, oszczędzając jednocześnie czas i zwiększając efektywność. Dobrej pracy! 🚀💼

---