Sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami

Mam wrażenie że sztuczna inteligencja jest już wszędzie. Niedługo możemy spodziewać się, że otwierając lodówkę, zostaniemy powitani przez AI… A może już są takie lodówki? Mówi się, że rewolucja AI trwa w najlepsze i że sztuczna inteligencja stworzy więcej milionerów niż ropa naftowa. Zastanawiasz się czasem dokąd to wszystko zmierza? Narzędzia wspierane AI podbijają rynek, a jak sprawdza się sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami?

Co to jest sztuczna inteligencja?

W wielkim uproszczeniu o sztucznej inteligencji mówimy wtedy gdy maszyny (programy komputerowe) zaczynają przejawiać oznaki inteligencji: potrafią rozwiązywać problemy, podejmować decyzje, uczyć się. Nieco szerzej wyjaśniam podstawy w tym artykule: AI dla małego biznesu – wprowadzenie do sztucznej inteligencji.

Sztuczną inteligencję spotkać możemy w wielu dziedzinach naszego życia: medycynie, rozrywce, nauce. Dzięki AI powstają asystenci, którzy pomagają nam w różnych czynnościach. AI potrafi generować treści i obrazy oraz wideo i muzykę. A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o AI i poznać jak narzędzia AI pomagają w rozwoju biznesu pobierz mój darmowy e-book „Sztuczna inteligencja w biznesie on-line”.

Sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami

Istnieje wiele narzędzi, które od lat wspierają project managerów w ich zadaniach. W tym wpisie skupiam się na zastosowaniu AI w narzędziach do zarządzania projektami. Zobacz też mój ogólny  “Przegląd narzędzi do zarządzania projektami”. Ciekawi Cię jak wykorzystano AI by zarządzanie projektami było jeszcze lepsze?

Automatyzacja zadań

Dzięki temu, że sztuczna inteligencja (SI) zajmuje się automatyzacją powtarzalnych zadań, managerowie mogą mieć teraz więcej czasu na ważne rzeczy. Zamiast tracić czas na ręczne śledzenie postępów i przygotowywanie raportów, mogą skoncentrować się na strategicznych planach i rozwiązywaniu problemów. SI pomaga w monitorowaniu projektu, wysyła przypomnienia i pyta o aktualny stan, co oszczędza dużo czasu. Dzięki temu managerowie mogą skupić się na istotnych sprawach zespołowych i analizie problemów, zamiast gubić się w papierkowej robocie. To naprawdę ułatwia zarządzanie projektem!

Usprawnienie komunikacji

Jednym z głównych czynników wpływających na sukces każdego projektu jest dobra komunikacja. Ważne jest, aby mieć ustalone sposoby komunikacji dla różnych problemów. Przeniesienie rozmów o projekcie do narzędzia do zarządzania projektem to zazwyczaj dobra decyzja, ponieważ wszystkie istotne informacje są wtedy w jednym miejscu.

Sztuczna inteligencja (AI) może pomóc w tym, żeby powiadomienia trafiały do odpowiednich osób i ważne zadania otrzymywały właściwy priorytet. Nawet analizowanie treści komentarzy przez sztuczną inteligencję może być pomocne w reagowaniu na pojawiające się problemy czy zmieniające się nastroje.

Dzięki wbudowanym narzędziom do poprawy pisowni łatwiej jest tworzyć zrozumiałe komunikaty i dokumentację projektową. W przypadku zespołów międzynarodowych, przydatne są narzędzia do auto tłumaczenia. Aby uprościć pracę, AI może tworzyć podsumowania długich rozmów, wyszukiwać powiązane informacje i inteligentnie filtrować kluczowe informacje dla danej osoby. Wyobraźcie sobie ilu spotkań będzie można uniknąć bo AI wyjaśni wszystkim o co chodzi w danym wątku. To wszystko pomaga w efektywnym komunikowaniu się i zarządzaniu projektem.

Jeśli interesuje CIę temat usprawniania komunikacji projektowej koniecznie przeczytaj też mój wpis: Jak zapanować nad komunikacją w projekcie.

Wsparcie w podejmowaniu decyzji

Sztuczna inteligencja na podstawie danych zgromadzonych w systemie może generować raporty, podsumowania czy wykresy. Mechanizmy AI pozwalają na analizę zgromadzonych danych w dużo bardziej elastyczny sposób niż proste raporty. Do tego, narzędzia z AI potrafią na bieżąco analizować status projektu i informować o wykrytych trendach czy odchyleniach. Pozwala to dokładniej monitorować status projektu i szybciej reagować na pojawiające się problemy. AI jest w stanie monitorować czas (tj. wykrywać potencjalne opóźnienia), obciążenie zasobów projektowych (np. alarmowanie o wąskich gardłach) oraz budżet. 

Sztuczna inteligencja na podstawie gromadzonych danych oraz danych historycznych  jest w stanie (z pewną dozą dokładności) przewidzieć też potencjalne problemy, co ułatwia zarządzanie ryzykiem.

Personalizacja

Sztuczna inteligencja w narzędziach do zarządzania projektami może być wykorzystywana do tego by automatycznie dostosowywała system do preferencji użytkowników. Może to polegać na odpowiednim filtrowaniu powiadomień, zadań czy podpowiadaniu zasobów lub kolejnych kroków do wykonania w zadaniu.

5 najciekawszych aplikacji AI do zarządzania projektami

Poniżej przedstawiam CI przegląd wybranych programów do zarządzania projektami, procesami oraz produktywnością  które już teraz wykorzystują funkcje sztucznej inteligencji.

1. ClickUp

ClickUp to platforma do zarządzania projektami oferująca szeroką gamę funkcji planowania, organizowania i śledzenia pracy wspierana sztuczną inteligencją. Według twórców jest to AI, które zastąpi wszystkie inne “One AI to replace them all”.

Funkcje AI w ClickUp:

• AI Knowledge Manager – pozwala uzyskać natychmiastowe odpowiedzi na pytania dotyczące zadań, dokumentów, procesów, procedur oraz użytkowników.
• AI Project Manager – Może tworzyć automatyczne podsumowania projektów, tasków i raporty postępów. Pozwala zautomatyzować akcje i planowanie podzadań (ma np. funkcję do automatycznych stand-upów i aktualizacji statusu zespołu). Może również sam wypełniać niektóre dane.
• I Writer for Work – ClickUp ma wbudowanego asystenta pisania i sprawdzania pisowni. Może zamieniać dane w tabele i tłumaczyć treści. Pozwala również na tworzenie szablonów.
• Personalizacja doświadczeń – ClickUp wykorzystuje również AI do personalizacji interfejsu użytkownika i przedstawiania użytkownikom odpowiednich informacji.

2. Asana

Asana jest to dość przyjazne dla użytkownika narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga zespołom efektywnie współpracować i wykonywać zadania. Funkcje sztucznej inteligencji w Asanie nazwano „Asana Intelligence”. To zestaw narzędzi optymalizujących pracę zarówno managerów jak i członków zespołu. Twórcy twierdzą, że narzędzia te są również bardzo łatwo (no i oczywiście inteligentnie) skalowalne do każdego rozmiary projektu i organizacji.

Funkcje AI w Asanie:

• Inteligentne cele – sztuczna inteligencja na podstawie krótkiego opisu i danych zgromadzonych na temat wydajności jest w stanie doprecyzować nasze cele.
• Inteligentny status – AI może identyfikować ryzyka i przewidywać zagrożenia w projekcie.
• Inteligentne odpowiedzi – możesz pytać Asanę o informacje dotyczące twoich projektów
• Inteligentne przepływy pracy – przepływy pracy to nic nowego, jednak w Asanie możesz tworzyć je za pomocą prostych słownych instrukcji.
• Inteligentny edytor – ułatwia pisanie tekstów, korektę czy parafrazę.
• Inteligentne podsumowania – AI stworzy dla Ciebie podsumowanie zadania, wątku czy komentarzy.
• Inteligentne wdrażanie pracowników – Asana daje możliwość stworzenia spersonalizowane procesu onboardingu dla nowych członków zespołu.

3. Motion

Motion to Konfigurowalna aplikacja zwiększająca produktywność, która pomaga skoncentrować się na zadaniach i osiągać cele (kalendarz, menedżer projektu, menedżer zadań, asystent spotkania). Według twórców Motion zwiększa produktywność o 137%, między innymi dzięki wsparciu sztucznej inteligencji.

Funkcje AI w Motion:

• AI Calendar App (Inteligentny kalendarz) – bierze pod uwagę wszystkie Twoje aktywności (zadania, spotkania, listę rzeczy do zrobienia) i tworzy Ci jeden, optymalny plan ich realizacji. Wszystkie spotkania, linki i różne kalendarze możesz mieć w jednym, zintegrowanym miejscu.
• AI Project Management App (Inteligentne zarządzanie projektami) – umieszcza zadania projektowe w kalendarzach zespołu. Pozwala na zautomatyzowanie nawet 90% pracy zespołu. dokładnie mierzy ile zespół może osiągnąć.
• AI Task Management App (Inteligentne zarządzanie zadaniami) – twórcy twierdzą, że to nie tylko zarządzanie i organizacja zadań. To inteligentny sposób na ich tworzenie oraz zarządzanie optymalną ich realizacją.
• AI Meeting Assistant App (Inteligentny asystent spotkań) – wsparcie w zarządzaniu kalendarzem spotkań, przygotowaniem oraz ich przebiegiem.

4. Wrike

wrike to potężna platforma do zarządzania projektami obsługująca duże zespoły i złożone projekty. Sztuczna inteligencja we wrike została wykorzystana w bardzo różnorodny sposób. Usprawnienia dotyczą funkcji managerskich (wykrywanie ryzyka, analiza stanu projektu) oraz funkcji ogólnodostępnych dla wszystkich użytkowników. Twórcy postawili duży nacisk na usprawnienie i przyspieszenie pracy.

Funkcje AI w Wrike:

• Tworzenie treści – wrike umożliwia tworzenie treści przy wsparciu sztucznej inteligencji. Z AI wygenerujesz briefy, plany i opisy w kilka sekund na podstawie szkiców, które wprowadzisz. AI może też przeredagować twoje teksty, zmienić ich ton, złożoność a nawet przetłumaczyć na inny język. 
• Podsumowania – AI stworzy dla CIebie podsumowania zadań czy długich komentarzy abyś nie musiał czytać od początku bardzo długich wątków i tracić czasu na ustalenie o co chodzi i czemu zadanie teraz trafiło do Ciebie.
• Analiza stanu projektu – na podstawie danych historycznych oraz bieżących AI w wrike potrafi przeprowadzić analizę ryzyka projektu. Dzięku temu możesz w porę zapobiegać opóźnieniom czy przestojom.
• Inteligentne tworzenie zadań – na podstawie notatek i komentarzy AI może stworzyć dla Ciebie nowe zadania.
• Komendy głosowe – aplikacja wrike ma możliwość sterowania głosem.
• Zamiana ręcznych dokumentów na pliki cyfrowe
• Wsparcie AI przy tworzeniu przepływów pracy – AI może wskazać CI usprawnienia jakie możesz zastosować.

5. Notion  

Notion to narzędzie, które łączy w sobie tworzenie notatek, zarządzanie zadaniami i projektami jednym konfigurowalnym interfejsie. To także kalendarz, zbiór dokumentacji oraz wiki.

Funkcje AI w Notion:

• Pomoc z każdym pytaniem – możesz spytać Notion o sprawy projektowe. Koniec z przeszukiwaniem dokumentów i wiki.
• Wsparcie w pisaniu – AI wspiera w redagowaniu treści, burzy mózgów, przygotowaniu podsumowań itp. Sztuczna inteligencja przeredaguje dla Ciebie tekst, zmieni ton wypowiedzi lub przetłumaczy ją na inny język. Wyjaśni też niezrozumiałe fragmenty i zwroty.
• Automatyczne statusy – AI automatycznie wygeneruje bieżący status projektu. Będzie też w stanie zaproponować ci kolejne kroki po spotkaniu czy podsumowanie wątków

Sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami – podsumowanie

Twórcy narzędzi przekonują nas na swoich stronach, że dzięki AI uzyskamy niesamowity wzrost produktywności. Przyznam szczerze, że wiele z tych funkcji rzeczywiście brzmi kusząco. Aby jednak ocenić, czy są tak świetne jak piszą twórcy należałoby je dokładnie przetestować.

Niewątpliwie ciekawie brzmi wizja wsparcia w tworzeniu notatek, podsumowań czy raportów. Czy jednak modele językowe są już na tyle skuteczne by w pełni im na to pozwolić? Ciekawe też jak narzędzia te poradzą sobie z językiem polskim. 

Jak pisałam wielokrotnie – nawet najlepsze narzędzie nie sprawi, że opóźnione projekty nagle przestaną być opóźnione, a budżet zacznie się spinać. Co z tego, że managera wspiera program ze sztuczną inteligencją, jak zespół z niego nie korzysta. 

Do tego dochodzą jeszcze kwestie zaufania do sztucznej inteligencji. Nadal jest to tylko narzędzie, które czasem może popełniać błędy. Podkreślam tylko, że mimo tych wszystkich obaw, z chęcią bym te wszystkie narzędzia wypróbowała 🙂

Szerzej zagadnienie to poruszam we wpisie: Ryzyka i zagrożenia związane z wdrożeniem narzędzi AI,

---