Ten post może zawierać linki afiliacyjne. Oznacza to, że jeśli dokonasz zakupu korzystając z takiego linku, mogę otrzymać prowizję.

Przychodzi taka pora, gdy kartka papieru nie wystarcza do zapanowania nad bieżącymi zadaniami. Jeśli czytasz ten wpis, to znaczy, że nie trzeba Cię przekonywać do korzyści płynących z korzystania z narzędzi wspierających planowanie i zarządzanie projektami. Wybór właściwego narzędzia jest trudny i rzutuje na jakość pracy naszej i całego zespołu. Poznaj wybrane narzędzia do zarządzania projektami i zdecyduj, które będzie najlepsze dla Ciebie!

Aktualizacje:

• lipiec 2021 – FlexiProject
• październik 2020 – Jak wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania, Rodzaje dostępu do aplikacji, Najważniejsze funkcje oprogramowania do zarządzania
• sierpień 2020 – Nozbe Teams, IC Project;

1. Najważniejsze funkcje oprogramowania do zarządzania

Na rynku jest dostępnych wiele aplikacji, zarówno płatnych, jak i darmowych. Od prostych list to do po prawdziwe kombajny, które wspierają zarządzanie zespołami, projektami oraz całymi procesami w firmie.

Zarządzanie czasem

• tworzenie list zadań
• nadawanie priorytetów
• tablice kanban
• GTD
• śledzenie czasu pracy
• kalendarz

Zarządzanie projektami i zespołami

• tworzenie projektów
• harmonogramy i daty realizacji
• statusy zadań
• przepływ zadań w różnych statusach
• zależności między zadaniami oraz możliwość tworzenia podzadań
• przypisywanie osób do zadań
• planowanie i monitorowanie obciążenia zespołu
• Gantt, ścieżka krytyczna
• wsparcie dla Waterfall i Agile
• raportowanie i prognozowanie

Współpraca i praca zdalna

• wymiana informacji, komentowanie zadań, przypisywanie osób
• wymiana i przechowywanie plików
• powiadomienia
• możliwość współpracy z klientami

Automatyzacje i integracje

• możliwość importu i eksportu danych
• integracja z pocztą, komunikatorami i innymi narzędziami
• możliwość konfiguracji procesów, powiadomień i automatycznych reakcji na zdarzenia
• aplikacja mobilna
• możliwość ustawienia cyklicznych zadań i powiadomień

2. Jak wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania?

Przy wyborze narzędzi do zarządzania powinniśmy uwzględnić wiele czynników. Najpierw musimy zastanowić się, jakie właściwie zadania chcemy realizować z jego pomocą, jakie funkcje są dla nas kluczowe i jakie cele chcemy osiągnąć. Na początek zaproponowałam 5 kwestii, nad którymi warto się pochylić, dokonując wyboru narzędzia.

Pytanie 1. Czym właściwie chcemy zarządzać?

W zależności od tego, czy interesuje nas tylko zarządzanie czasem, organizacja pracy zespołów i projektów, a może kompleksowe wsparcie do pracy zdalnej, będziemy brać pod uwagę inne narzędzia. Warto się nad tym dobrze zastanowić, żebyśmy nie skończyli z „armatą na wróble” lub przeciwnie, czymś niewystarczającym. Zatem – czy potrzebujemy całej platformy do zarządzania, czy może wystarczy nam prosta lista zadań do odhaczania?

Pytanie 2. Jakie dodatkowe zadania chcemy realizować?

Co, poza zarządzaniem projektami, ma umożliwiać aplikacja? Czy potrzebujemy wsparcia w komunikacji, wspólnej pracy czy zaawansowanych narzędzi do pracy zdalnej? Czy chcemy docelowo oprzeć całą istotną komunikację związaną z projektami na tym narzędziu, czy potrzebujemy wyłącznie miejsca, gdzie rozpiszemy i poprzydzielamy zadania?

W jaki sposób wprowadzane rozwiązanie ma wspierać nasze procesy i usprawniać pracę? Czy oczekujemy automatyzacji pewnych procesów? Czy spodziewamy się, że wybrana aplikacja będzie miała możliwość integracji z pozostałymi, już przez nas używanymi? A może chcemy zastąpić jakieś obecne rozwiązania? Czy ważne jest dla nas udzielenie klientowi dostępu do projektu?

Pytanie 3. Jak duże są nasze projekty/zespoły i jak pracujemy?

O jakiej skali mówimy? Czy są to małe, kilkuosobowe projekty i potrzebujemy aplikacji, żeby o niczym nie zapomnieć? A może pracujemy w bardzo złożonym otoczeniu, nasze zespoły są liczne, często rozproszone? Potrzebne nam funkcje do raportowania lub prognozowania? Czy przydatne będą nam wykresy Gantta albo wsparcie do Agile? Zastanówmy się również, czy to narzędzie ma służyć tylko kierownikom/managerom do panowania nad zadaniami, czy członkowie zespołu również będą z niego korzystać. Inne rozwiązanie będę rekomendować dla małej firmy, inne dla prowadzenia projektów indywidualnych, a jeszcze inne dla korporacji.

Pytanie 4. Jaki mamy budżet?

Możemy szukać zupełnie darmowych narzędzi lub przeznaczyć na nie pewien budżet. Wiele dobrych aplikacji w darmowych wersjach ogranicza dostępne funkcje, ilość członków zespołu albo projektów. Nie oznacza to jednak, że bez wielkiego budżetu nie znajdziemy satysfakcjonującego nas rozwiązania. Musimy tylko zwracać uwagę na to, co wybrane narzędzia oferują w wersjach darmowych i czy będzie to dla nas wystarczające.

Pytanie 5. Jakie „zdolności cyfrowe” mają osoby, które będą korzystać z narzędzia

To zdeterminuje nam, jak złożone narzędzie możemy wybrać. Wdrażając nowe narzędzie musimy pamiętać, że każda zmiana wymaga czasu oraz że ludzie, co do zasady, nie przepadają za zmianami. Problematyczne często bywa również wyrobienie nawyków korzystania z nowego narzędzia. Im bardziej złożone narzędzie wybierzemy, tym wyższy próg wejścia naszych użytkowników.

Musimy dobrze to wyważyć, by narzędzie faktycznie było wsparciem, a nie wywoływało frustracji. Jeśli będzie zbyt trudne, to ludzie nie będą go używać lub używanie go będą traktować jak karę.

3. Rodzaje dostępu do aplikacji

Desktop

Takie, które wymagają instalacji na Twoim komputerze. Dane, w zależności od rozwiązania, przechowywane mogą być na lokalnych serwerach, na serwerach producenta lub wyłącznie na lokalnym dysku.

Aplikacje webowe + aplikacje mobilne

Z dostępem przez przeglądarkę internetową. Wystarczy założyć (lub wykupić) konto na stronie producenta i można korzystać z aplikacji. Wiele z tych narzędzi umożliwia również dostęp za pomocą aplikacji mobilnych.

Dane z aplikacji oraz informacje o użytkownikach przechowywane są na serwerach producenta.

On-premise

W przypadku takiej licencji aplikacja instalowana jest na naszych lokalnych serwerach i mają do niej dostęp wyłącznie użytkownicy z naszej organizacji. Można nawet ograniczyć dostęp wyłącznie do sieci lokalnej.

4. Przegląd darmowych i płatnych narzędzi do zarządzania projektami

Poniższe zestawienie zawiera narzędzia darmowe, częściowo darmowe oraz w pełni płatne. Znajdziesz tu takie, w których nawet na bezpłatnych wersjach można zrobić całkiem sporo i z pewnością pozwolą na organizację pracy małego zespołu, oraz potężne platformy do zarządzania niemal wszystkim w firmie. Czasem, zwłaszcza przy większych przedsięwzięciach, warto zapłacić za dostęp do aplikacji, żeby nie martwić się ograniczeniami wersji darmowych. Postaram się przedstawić zalety oraz ograniczenia każdego z narzędzi, by ułatwić Ci wybór.

Asana

Funkcje dostępne w wersji darmowej wystarczające są do zarządzania czasem oraz do prywatnej listy to do. Możliwa jest też współpraca z innymi osobami, więc można z powodzeniem zarządzać pracą niedużego zespołu. Jeśli jednak masz w planach większe przedsięwzięcie i chcesz mieć wszystko pod kontrolą, to rozważ wersję płatną. Brak widoku osi czasu oraz korelacji między zadaniami (dostępne w wersjach płatnych) może utrudniać zarządzanie wieloosobowym zespołem przy złożonych projektach.

Funkcje dostępne w wersji darmowej:

• zarządzanie zadaniami
• widok listy
• widok tablicy
• kalendarz
• przypisywanie do zadań osób odpowiedzialnych oraz ustawianie daty zakończenia
• współpraca do 15 osób

Koszt płatnej wersji: od 9,99 dol. za użytkownika miesięcznie.

Link: https://asana.com/

---

Bitrix24

Bitrix24 to nie tylko narzędzie do zarządzania projektami. Platforma oferuje kompletny system do administrowania firmą wraz z CRM, centrum kontaktowym czy możliwością tworzenia stron. Zdecydowaną zaletą jest dostępność po polsku oraz aplikacja mobilna i desktopowa. Jej mocne strony to rozbudowana funkcjonalność już w darmowej wersji – nie tylko w zakresie zarządzania projektami. Ponadto wbudowany marketplace umożliwia rozbudowę o dodatkowe aplikacje. Dla użytkowników dostępny jest też blog w języku polskim. Jeśli jednak potrzebujesz tylko rozwiązania do prowadzenia projektów, może to być dla Ciebie „armata na wróble”.

Funkcje dostępne w wersji darmowej:

• kanban
• planista
• wykres Gantta (na osi czasu)
• projekty
• powiadomienia
• checklisty (listy kontrolne)
• przypomnienia
• delegowanie
• śledzenie czasu zadań
• szablony zadań
• e-mail do zadania
• zadanie na e-mail
• oceń zadanie
• kontrola zadań
• kreator raportów
• CRM, workflow, kalendarz, integracja z dyskiem
• ograniczona ilość zadań na jeden dzień/na cały okres pracy
• możliwość utworzenia zależności między zadaniami (maksymalnie do 5)
• kosz

Koszt płatnej wersji: od 249 zł miesięcznie.

Link: https://www.bitrix24.pl/

---

ClickUp

Rozbudowane funkcjonalności do zarządzania procesami, czasem i zadaniami. Wydają się skuteczne zarówno w skali mikro dla małych projektów, jak i wystarczająco rozbudowane dla dużych przedsięwzięć. W wersji darmowej mamy dostępne 100 MB przestrzeni oraz nielimitowaną liczbę użytkowników.

Funkcje dostępne w wersji darmowej:

• zarządzanie zadaniami, statusami i odpowiedzialnymi
• zależności między zadaniami
• tablice Agile, kanban
• zarządzanie sprintami
• różne widoki, wykres Gantta, priorytety zadań
• synchronizacja z kalendarzem, śledzenie czasu pracy

Koszt płatnej wersji od 18,79 zł za użytkownika miesięcznie.

Link: https://clickup.com/

---

FlexiProject

Jest to polskie rozwiązanie do kompleksowego zarządzania projektami oraz całymi portfelami projektów. To narzędzie wspierające pracę managerów w wielu wymiarach: zarządzaniu zadaniami, projektami, komunikacją oraz wymianą informacji i dokumentów projektowych. Dzięki niespotykanym w innych narzędziach funkcjom do definiowania celów strategicznych, zarządzania ryzykiem oraz cyklicznych przeglądów projektu FlexiProject jest również przydatnym narzędziem kontrolnym dla interesariuszy i sponsorów projektu oraz zarządów organizacji. Przeznaczony jest raczej do zarządzania projektami w średniej i dużej firmie ale można go również przystosować do mniejszych organizacji. Daje również możliwość automatyzacji pewnych działań, które wykonuje zazwyczaj PMO.

Najważniejsze funkcje aplikacji:

• Zarządzanie projektami
  • Harmonogram projektu i monitorowanie postępów
  • Zależności między zadaniami, wykres Gantta
  • Delegowanie i grupowanie zadań
  • Dodawanie załączników
  • Wewnętrzny komunikator
  • Powiązania zadań z pozycjami budżetowymi
  • Personalizacja interfejsu
  • Szablony dla powtarzalnych projektów
• Zarządzanie ryzykiem
  • Możliwość definiowania ryzyk oraz ich powiązań z zadaniami
  • Definiowanie wpływu ryzyka na projekt i budżet
  • Możliwość zdefiniowania planu działania i przypisania właściciela
  • Raporty ryzyk
  • Dashboardy
• Zasoby
  • Definiowanie zasobów projektu
  • Monitorowanie obciążenia poszczególnych pracowników
  • Możliwość zdefiniowania stawki, dostępności oraz planów urlopowych
  • Raporty
• Karta Projektu
  • Możliwość zdefiniowania karty projektu
  • Karta zamknięcia projektu
  • Możliwości wydruków
  • Proces akceptacji kart
  • Historia zmian
• Budżet
  • Definiowanie budżetu i możliwość powiązania go z pozycjami harmonogramu
  • Prognozy i raporty
  • Monitorowanie poniesionych kosztów
• Produkty projektu
  • Możliwość zdefiniowania produktów jakie mają powstać w poszczególnych zadaniach
  • Zarządzanie dokumentami
  • Tworzenie wzorców projektowych i dobrych praktyk
• Plan projektu
  • Możliwość monitorowania różnic pomiędzy planem a bieżącym harmonogramem
  • Historia zmian
  • Ścieżki akceptacji
• Raporty projektowe
  • Dostosowanie wyglądu oraz możliwość eksportu do plików Excel
• Ścieżki akceptacji dla różnych elementów projektu
  • Możliwość zdefiniowania dowolnych ścieżek akceptacji
  • Możliwość opiniowania decyzji
  • Historia decyzji
  • Powiadomienia do uczestników procesu
• Portfele projektów
• Zarządzanie celami i strategią
• Monitorowanie KPI
• Ocena atrakcyjności projektów
• Przeglądy projektowe

Link: FlexiProject

---

IC Project

Jeszcze jedno polskie rozwiązanie w moim zestawieniu. Jest to narzędzie przeznaczone do organizacji pracy zespołów, zarządzania projektami i wspierania produktywności. Dodatkowo jest zintegrowane z CRM – umożliwia również fakturowanie, wspiera obieg dokumentów, kalendarz oraz obsługę serwisową.

Funkcje dostępne w wersji darmowej:

• maksymalnie do 3 użytkowników
• maksymalnie do 5 projektów
• kalendarz
• komunikator
• dysk do 100 MB
• śledzenie czasu pracy
• pełne zarządzanie zadaniami oraz projektami

Funkcje dostępne w wersji płatnej:

• dashboard
• CRM
•  kalendarz
•  komunikator
•  pomoc (mail)
•  backup danych
•  fakturowanie
•  raporty
•  system ticketowy

Koszt płatnej wersji: od 49 euro miesięcznie.

Zobacz moją recenzję IC Project: https://narudo.pl/zarzadzanie-z-icproject/

Link: https://icproject.com/

---

Meister Task

Wydaje się przyjemną aplikacją wystarczającą w wersji darmowej do zarządzania małymi projektami i zespołami. Tak jak w większości darmowych wersji, również tu brakuje możliwości konfigurowania zależności między zadaniami, co w złożonych projektach jest bardzo ważne.

Funkcje dostępne w wersji darmowej:

• projekty i zadania bez ograniczeń
• nielimitowana liczba członków zespołu
• konfigurowalna tablica projektu
• limitowane możliwości integracji
• załączniki do 20 MB
• aplikacja mobilna

Koszt płatnej wersji od: 8,25 euro za użytkownika miesięcznie.

Link: https://www.meistertask.com/

---

monday.com

Monday.com to narzędzie, za pomocą którego możemy zarządzać na niemal każdym poziomie naszej firmy. Sprawdzi się zarówno w zarządzaniu pracą zespołu, planowaniu złożonych projektów, jak i automatyzacji procesów firmowych. Znajdzie zastosowanie w projektach IT, HR, jak i sprzedażowych.

Monday.com łączy przeogromne możliwości konfiguracji i dostosowania z prostotą i intuicyjnością. Jest cały czas rozwijany i ma świetny support. Mimo że producent nie udostępnia wersji darmowej, każdy zainteresowany przed zakupem może wypróbować 14-dniową wersję trial, by nie kupować kota w worku. Monday.com poza 14-dniową wersją próbną nie oferuje darmowej wersji.

Najważniejsze funkcje aplikacji:

• zarządzanie zadaniami
• organizacja pracy zespołu
• zarządzanie projektami (tablice, listy zadań, Agile, waterfall)
• automatyzacja procesów (automatyczne powiadomienia, zadania, integracje)
• śledzenie czasu pracy
• wsparcie dla pracy zdalnej (platforma do komunikacji, powiadomienia, możliwość wspólnej pracy, przekazywanie załączników itp.)
• integracje ze znanymi narzędziami

Zobacz więcej moich wpisów o Monday:

• Monday.com – czyli nowe spojrzenie na zarządzanie
• Zarządzanie projektami w monday.com – wszystko co musisz wiedzieć o tablicach

Koszt płatnej wersji od: 8 dol. za użytkownika miesięcznie.

Link: monday.com

---

Nozbe Personal

Kolejna aplikacja dostępna w języku polskim, bo autor jest z Polski. Nozbe duży nacisk kładzie na wspieranie produktywności; z prostej aplikacji to do rozrosło się do narzędzia do zarządzania czasem i projektami. Autorzy utrzymują jednak, że – mimo poszerzonej funkcjonalności – zachowali prostotę i lekkość użytkowania. W wersji darmowej nie ma możliwości dodawania nowych osób do zespołu, nie ma raportów produktywności. Ograniczona jest też możliwość widoków – nie ma opcji zobaczenia wszystkich swoich zadań na jednym widoku. Możliwe jest to w planach płatnych – w każdym z nich możemy skorzystać z 30-dniowej darmowej wersji próbnej.

Funkcje dostępne w wersji darmowej:

• maksymalnie 5 projektów (prywatnych i współdzielonych łącznie)
• 100 MB przestrzeni

Koszt płatnej wersji od: 39 zł miesięcznie dla 4 użytkowników (plan Solo to 19 zł miesięcznie)

Link: https://nozbe.com/

---

Nozbe Teams

Jest to nowa odsłona aplikacji Nozbe. Stworzona z myślą o wspieraniu pracy zespołów. Umożliwia tworzenie i delegowanie zadań, dodawanie komentarzy i załączników. Można zarządzać priorytetami, tagami, tworzyć różne listy i dużo więcej. W przeciwieństwie do Nozbe Personal jest to narzędzie w pełni dostosowane do pracy zespołowej.

Funkcje dostępne w wersji darmowej:

• maksymalnie do 5 projektów
• maksymalnie do 5 osób

Koszt wersji płatnej: zależy od ilości osób i zaczyna się od 99 zł miesięcznie przy płatności z góry za cały rok.

Link: https://nozbe.com/pl/

---

OpenProject

OpenProject to rozwiązanie open source. W wersji darmowej należy samodzielnie pobrać oraz zainstalować i skonfigurować oprogramowanie. Nie są dostępne również funkcje premium, między innymi: tablice Agile, dostosowanie wyglądu (własne logo), workflow zadań czy single sign-on. Mimo ograniczeń i braku funkcji premium, OpenProject oferuje sporo możliwości. Minusem jest jednak konieczność samodzielnej instalacji.

Funkcje dostępne w wersji darmowej:

• wykresy Gantta / oś czasu
• backlog (Scrum)
• śledzenie czasu pracy
• raportowanie kosztów, budżetowanie
• obsługa błędów (bug tracking)
• zarządzanie użytkownikami i dostępami

Koszt płatnej wersji od:  4,95 euro za użytkownika miesięcznie

Link: https://www.openproject.org/

---

Trello

Trello to bardzo proste i intuicyjne narzędzie, idealne do kontroli własnego czasu pracy czy małych projektów. Zadaniami zarządzamy na tablicach kanbanowych, które można dowolnie konfigurować. Można również dodawać wiele osób, by stworzyć zespół, a z pomocą pluginów można przygotować np. harmonogram projektu i zaprezentować go na wykresie Gantta. W wersji darmowej można zainstalować wyłącznie jedno rozszerzenie do tablicy, ale liczba tablic jest nielimitowana.

Funkcje dostępne w wersji darmowej:

• nielimitowana liczba tablic
• nielimitowana liczba kart i list
• jedno rozszerzenie na tablicę
• załączniki do 10 MB
• do 10 użytkowników tablicy

Koszt płatnej wersji już od: 9,99 dol. za użytkownika miesięcznie.

Link: https://trello.com

---

Narzędzia do zarządzania projektami – podsumowanie

Na koniec przedstawiam Ci zestawienie głównych cech. W ramach wyjaśnienia co autorka ma na myśli: zarządzanie projektami oznacza, że można zadania rozplanować w czasie, przypisać im zasoby czy stworzyć wykres Gannta. Czyli aplikacja oferuje wsparcie w zarządzaniu całym projektem. Z drugiej strony mamy zarządzanie zadaniami, czyli możliwość definiowania zadań wszelkich dająca wsparcie w codziennej pracy, integrację z kalendarzem itp.

Aplikacja	Ograniczenia darmowej wersji	Cena wersji płatnej	Aplikacja mobilna	Polska wersja	Zarządzanie projektami	Zarządzanie zadaniami	Kontrola czasu pracy
Asana	Do 15 użytkowników, z ograniczeniami funkcjonalności	od 9.99$ za użytkownika na miesięcznie
Bitrix24	Do 12 użytkowników, z ograniczeniami funkcjonalności	od 249zł za miesiąc
Clickup	Darmowa do 100MB storage	od 18.79zł za użytkownika na miesiąc
MeisterTask	Ogranicznone możliwości integracji	€8.25 za użytkownika na miesiąc
Nozbe	Limit do 5 aktywnych projektów	od: 39zł miesięcznie dla 4 użytkowników
OpenProject	Konieczność samodzielnej instalacji i konfiguracji	€4,95 za użytkownika na miesiąc
Trello	Zespół do 10 użytkowników, załączniki do 10MB, 1 rozszerzenie na tablicę	$9,9 za użytkownik na miesiąc

---

A Ty jakich narzędzi używasz na co dzień? Ja do codziennych zadań i moich prywatnych projektów korzystam z Trello. Przywiązałam się i mimo niedogodności, jakie czasem sprawia, nie mogę się skusić na inną aplikację. Natomiast z płatnych narzędzi serdecznie polecam monday.com, o którym dużo napisałam w artykule: Monday.com, czyli nowe spojrzenie na narzędzia do zarządzania projektam.

Drogi Czytelniku, artykuł może zawierać linki afiliacyjne.

---