Komunikacja w zespole jest podstawą jego sprawnego działania. Istotną częścią tej komunikacji jest komunikacja mailowa. Czy tego chcemy czy nie maile pozostaną z nami jeszcze na długo więc warto nauczyć się pisać je dobrze. Czasem brak przecinka w zdaniu może wprowadzić chaos. O tym jak pisać lepsze maile w specjalnym wpisie „Mailowe anomalie” napisała dla nas Monika Dzingielewska doświadczony kierownik zespołu programistów.

Mailowe anomalie

Mailowe anomalie (albo inaczej „ano-maile” 😉 ) są zjawiskiem coraz bardziej powszechnym i dotyczą coraz szerszego grona osób. Szczególne ich nasilenie można zaobserwować tam, gdzie zespoły projektowe rozproszone są po różnych lokalizacjach.

Czasem odnoszę wrażenie, że „ano-mailami” bardzo szybko można się „zarazić” poprzez częste odbieranie przesiąkniętych nimi maili i utratę czujności przy pisaniu i przesyłaniu nowych wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Przykład anomalii mailowej (z życia wzięty): mail kierowany od szefa zespołu wdrożenia do 30 osób z zespołów wdrożenia i testów, dodatkowo do wiadomości umieszczone kilka osób z zespołu produkcji, analizy oraz osoby zarządzające projektem. Mail dotyczył co najmniej 4 różnych tematów (zawierał m.in zaproszenie 6 osób na telekonferencję oraz „złote rady” odnośnie rozmów z klientem). Przeczytanie go zajmowało ponad 3 minuty, co oznacza, że sumarycznie wszyscy adresaci czytali go 2 osobogodziny. Wysłanie 20 takich maili tygodniowo – daje już 5 osobodni (nie licząc czasu napisania maila) – a to tylko 4 maile dziennie.

Jak pisać lepsze maile?

Pisanie maili jest potrzebne, jednak trzeba to robić z głową, aby oszczędzać nie tylko czas swój, ale przede wszystkim czas innych. Dlatego też mam kilka zasad „zdrowej higieny mailowej”, które polecam każdemu użytkownikowi poczty elektronicznej:

jak pisać lepsze maile - mailowe anomalie monika dzingielewska
  1. Krótko, zwięźle i na temat – pisanie legend i opowieści zostaw pisarzom, a ich czytanie miłośnikom prozy; jeśli chcesz, aby mail miał odpowiednią siłę przekazu, zadbaj nie tylko o treść, ale i o formę;
  2. Nie do wszystkich o wszystkim – od tego już niedaleka droga do pisania do wszystkich o niczym; zastanów się co, komu i o czym chcesz napisać oraz jakich efektów po napisaniu maila się spodziewasz;
  3. O istotnych rzeczach do odpowiednich osób – nie zapominaj, że często mail ma charakter informowania o ustaleniach i podsumowania istotnych spraw, a brak informacji zazwyczaj jest gorszy niż  ich nadmiar;
  4. E-mail nie działa jak sygnał alarmowy – jeśli coś jest pilne, lepiej zadzwoń, a mail potraktuj jako uzupełnienie/podsumowanie ustaleń (kwintesencją w tym temacie może być krótki fragment serialu telewizyjnego „IT Crowd”)
  5. Skrzynka mailowa to nie repozytorium projektowe – dbaj o to, żeby dokumenty były tam, gdzie ich miejsce, ułatwi to dostęp do informacji wszystkim uczestnikom projektu, a nie tylko Tobie;
  6. Nie pisz pod wpływem emocji – czasem warto wziąć trzy oddechy, policzyć do dziesięciu, zanim jakieś słowo zostanie wysłane w sieć i pozostanie tam na wieki;
  7. Zanim napiszesz – pomyśl, szczególnie nad tym, czy nie da się danej sprawy załatwić inaczej (telefon, google, dokumentacja projektowa…); oderwanie się od pracy z powodu maila i ponowne „wkręcenie” się w nią może zająć nawet do 24 minut! (zgodnie z badaniami opisanymi w artykule „Death by Information Overload)

Monika Dzingielewska – kierownik zespołu programistów

Moje doświadczenia skupia się głównie wokół koordynowania prac zespołów programistycznych w dużych i złożonych projektach informatycznych. Od początku pracy zawodowej fascynują mnie zagadnienia związane z procesem wytwórczym, planowaniem wydań oraz zarządzaniem konfiguracją oprogramowania.

Monday.com Narzędzia do zarządzania projektami - narudo.pl Magda Nicgorska