Wiem, jak czasem trudno zrobić coś pierwszy raz. A każdy project manager musi kiedyś po raz pierwszy przygotować harmonogram projektu. Nawet jeśli od strony teoretycznej wiemy, jaki rezultat powinniśmy osiągnąć, to ciężko zacząć, gdy nigdy się tego nie robiło. Niby Internet jest pełny informacji, ale okazuje się, że ciężko znaleźć przykład adekwatny do naszego. Dlatego właśnie zebrałam moje uwagi odnośnie tworzenia harmonogramu projektu i podzieliłam je na 7 prostych kroków, które pomogą zacząć.
Harmonogram projektu – od czego zacząć?
Kroki opisane poniżej nie pochodzą z żadnej metodyki ani podręcznika. Jest to mój subiektywny zbiór uwag, który mam nadzieję pomoże też Tobie. Pokazałam jak dzięki tym kilku krokom „ugryźć” temat przygotowania harmonogramu, gdy nigdy się tego nie robiło. Ma to być ułatwienie dla kogoś, kto musi wykonać takie zadanie, nie jest to podręcznik ani żadne oficjalne wytyczne!
KROK 1 – Ustal cel projektu
Cel ustalamy, by wiedzieć, czego się od nas oczekuje. Upewnij się, że już na starcie dobrze rozumiesz, czego dotyczy projekt. Możliwe, że otrzymasz od zleceniodawcy jasno sprecyzowany cel – to sytuacja idealna. Gorzej, jeśli dostaniesz polecenie zrobienia czegoś, co jeszcze w głowie zlecającego nie nabrało ostatecznego kształtu. To jest ten moment, kiedy musisz ustalić, jaki jest cel Twojej pracy! Celem może być na przykład stworzenie aplikacji, zmiana wyglądu strony internetowej, wprowadzenie nowego produktu, uruchomienie kampanii marketingowej czy nawet wybudowanie domu. Im bardziej rozmyty cel, tym trudniej będzie przygotować realny i realizowalny harmonogram.
Harmonogram projektu KROK 2 – ustal zakres projektu
Wiesz już, jaki jest cel Twojej pracy. Teraz musisz dowidzieć się, jakie zmiany ma obejmować Twój projekt. Dowiedz się, co dla zlecających projekt oznacza, że produkt (albo system), który im dostarczasz, spełnia ich wymagania. Nawet jeśli robisz projekt dla siebie, a nie w relacji klient-dostawca, określ już teraz zakres projektu.
Niezrozumienie na tej płaszczyźnie powoduje wiele konfliktów, opóźnień i dodatkowych kosztów. Spisywanie wymagań wydaje się niepotrzebne, dopóki nie zacznie się tego robić i nie wychodzą na jaw różnice postrzegania produktu, systemu czy całego procesu wytwórczego.
Harmonogram projektu KROK 3 – zdefiniuj kamienie milowe
Proponuję tworzenie harmonogramu metodą od ogółu do szczegółu. Pozwoli to zachować spojrzenie na całość i nie zatracić się w zbyt szczegółowym rozpisywaniu zadań. Na tym etapie też zobaczymy, z kim będziemy musieli omówić nasz harmonogram i jakich informacji będziemy potrzebowali od tych osób.
Nie zawsze od razu zdefiniujesz wszystkie zadania. Nie zawsze będzie też oczywista ich kolejność, zwłaszcza jeśli wchodzisz do nowej branży. Najważniejsze to zacząć działać. Aby sobie ułatwić zadanie, można na początku wypisać na kartce to, co nam się wydaje, że jest do zrobienia, aby zrealizować cel.
Harmonogram projektu KROK 4 – zdefiniuj zadania w kolejnych krokach
Tworzenie harmonogramu to nie jest wróżenie z fusów, chociaż możliwe, że tak właśnie się czujesz robiąc to pierwszy raz… Jako PM nie musisz znać wszystkich zadań z harmonogramu na pamięć. Wręcz przeciwnie, masz ludzi, którzy Ci w tym pomogą. W końcu kto będzie wiedział, jakie zadania należy wykonać, aby zaimplementować aplikację lepiej niż szef deweloperów?
Nie bój się pytać. Lepiej zadać więcej pytań teraz niż być zaskoczonym na koniec projektu, że zapomniało się o czymś istotnym lub oczywistym. Korzystaj z pomocy i zdefiniuj zadania niezbędne do osiągnięcia kolejnych kroków.
Harmonogram projektu KROK 5 – określ zależności między zadaniami
Zależności są ważne, bo w projekcie zadań nie wykonuje się od góry do dołu listy. Zadania mogą być wykonywane równolegle przez wiele osób, ale też wiele zadań może być wykonywanych w tym samym czasie. Z drugiej strony są zadania, których nie można rozpocząć (albo zakończyć) dopóki nie zostaną wykonane inne zadania.
Harmonogram projektu KROK 6 – oszacuj czas trwania zadań
Jako PM nie musisz umieć zrobić tego sam. Informacje o przewidywanym czasie trwania zadań należy uzyskać od osób, które będą miały najlepszą wiedzę w tym temacie. Czyli deweloperów pytamy, ile zajmie implementacja, a grafików pytamy, ile czasu zajmie im przygotowanie grafiki. Tu jeszcze nie ustalamy terminów dla wykonania poszczególnych zadań.
Harmonogram projektu KROK 7 – przypisz zasoby
W poprzednich krokach zdefiniowaliśmy zadania i ustaliliśmy, ile czasu potrzeba na ich wykonanie. Mając taką wiedzę, możemy przystąpić do przypisania poszczególnych osób oraz innych zasobów do konkretnych zadań.
Koniecznie pobierz ten materiał w wersji rozszerzonej w formie darmowego e-booka „Jak zrobić harmonogram projektu w 7 krokach”.
Jestem Magda, ta z narudo.pl – entuzjastka technologii, project manager i analityk
IT. Wspieram przedsiębiorców i twórców internetowych w skutecznym wykorzystywaniu narzędzi online i sztucznej inteligencji oraz organizacji i planowaniu. Wierzę w optymalizację pracy i efektywne zarządzanie, jestem gotowa podzielić się swoim doświadczeniem i wiedzą abyśmy mogli pracować mądrzej, nie ciężej.
