Zastanawialiście się kiedyś czym się różni dobre spotkanie od złego? Myślę, że każdy się kiedyś nad tym zastanawiał. Jak często siedzieliście na spotkaniu i nie mogliście się doczekać aż się skończy a w dodatku czuliście jak wielką stratą czasu ono jest? Ile razy chcieliście wstać i wyjść z kiepskiego, zbyt długiego albo zbyt o niczym spotkania? Jak więc poradzić sobie i sprawić by nasze spotkania były sprawne, szybkie i pełne konkretów? Dowiedz się jak zaplanować i przeprowadzić spotkanie i co zrobić, żeby to było dobre spotkanie?
Cechy dobrego spotkania
Przeprowadzenie dobrego spotkania to nie lada wyzwanie. Jest to trudne zadanie na żywo, a co dopiero gdy jesteśmy zmuszeni lub zwyczajnie chcemy przeprowadzić spotkanie biznesowe online?
Dobre spotkanie to takie, na którym uda nam się osiągnąć cel jaki sobie założyliśmy. Przed spotkaniem powinniśmy zadbać o zdefiniowanie celu, listy uczestników i agendy. Samo spotkanie powinno się rozpocząć i skończyć w zaplanowanym czasie oraz powinno skupiać się na celu i trzymać agendy. Po spotkaniu pamiętaj o podsumowaniu i zaplanowaniu dalszych kroków.
Przygotowanie do spotkania
Zaplanuj cel spotkania
Ustal dokładny cel spotkania. Zwoływanie spotkań tak, tylko żeby pogadać to brak szacunku do czasu pozostałych uczestników. Cel spotkania pozwoli jego uczestnikom na lepsze przygotowanie się do niego.
Wysyłając zaproszenie na spotkanie napisz dokładnie czego ono dotyczy np.
„Spotkanie w sprawie omówienia propozycji zmian na stronie internetowej”.
Ustal listę uczestników
Jestem zdania, że na spotkania należy zapraszać tylko niezbędne osoby. Spotkania w mniejszym gronie są łatwiejsze do przeprowadzenia. Często, gdy na spotkaniu jest zbyt wiele osób, część z nich pozostaje nieaktywna. Zbyt dużo osób na spotkaniu zazwyczaj oznacza chaos. Jeśli lista uczestników rozrasta nam się zastraszająco, to warto przemyśleć jego inną formę. Można np. podzielić zakres na mniejsze spotkania albo zamienić na warsztat?
Ważne jest też, żeby na spotkaniu były osoby, które mogą podejmować decyzje w sprawach, które chcemy omawiać.
W książce „Zdążyć przed terminem” autor przedstawia nawet koncepcję, że przed rozpoczęciem spotkania w większym gronie należy z niego „zwolnić” jedną osobę.
Spotkanie powinno mieć też wyznaczoną osobę za nie odpowiedzialną, czyli taka, która będzie je prowadzić, będzie właścicielem spotkania. Nie można spotkania pozostawić samemu sobie. Jeśli to my jesteśmy inicjatorami spotkana, to powinniśmy panować nad jego przebiegiem. W relacji klient – dostawca najczęściej rola ta przypada dostawcy, ale nie zawsze.
Przygotuj agendę
Agendę, czyli plan spotkania. Jeśli oczekujemy że osoby, które zaprosiliśmy na spotkanie będą przygotowane, to wysyłamy im agendę wcześniej. Nie musi to być rozbudowany plan. Wystarczy zebrać rzeczy do omówienia w kilka punktów i wysłać je w mailu z zaproszeniem.
Spotkanie powinno mieć określone ramy czasowe. Musimy pamiętać, że inni mają też swoje zadania, inne obowiązki i nasze spotkanie nie musi być dla nich najważniejsze. Jeśli spotkanie zostało zaplanowane w określonym przedziale czasowym powinniśmy się tego trzymać.
Na spotkaniu
Pilnujemy by spotkanie rozpocząć i zakończyć o czasie. Na początku przypomnimy wszystkim cel spotkania i agendę oraz, jeśli to koniczne przedstawmy uczestników.
Prowadząc spotkanie powinniśmy trzymać się agendy. Należy pozwolić wszystkim zainteresowanym się wypowiedzieć, jednocześnie zwracając uwagę na to by dyskusja skupiała się wokół omawianych spraw.
Przechodząc przez kolejne punkty agendy w kilku słowach warto robić podsumowanie dotychczasowych ustaleń.
Sprawy spoza agendy zostawiamy na koniec (o ile starczy nam czasu) lub zostawiamy do zaplanowania na inne spotkanie.
Po spotkaniu
Pamiętaj o podsumowaniu spotkania
Przy spotkaniach biznesowych, powinniśmy zadbać o spisanie ustaleń. Oczywiście przy spotkaniach wewnętrznych czy cyklicznych można to pominąć. Wszystko zależy od „rangi” spotkania 😊
Spisywanie ustaleń ułatwia znacząco relacje z klientem. Pozwala nam łatwo wracać do omawianych rzeczy. Agenda i notatka nie muszą przyjmować super oficjalnej formy. Podsumowanie spotkania nie musi być wielostronicowym raportem. Wystarczy w kilku zdaniach napisać, co zostało uzgodnione. Jeśli jakieś rzeczy nie zostały uzgodnione na spotkaniu to również powinniśmy o tym wspomnieć.
Zaplanuj dalsze kroki
Jeśli na spotkaniu zostało ustalone, że są jakieś zadania do zrobienia, powinno to zostać uwzględnione w podsumowaniu. Np. Jeżeli ustaliliśmy, że klient musi nam dostarczyć jakieś dane, to napiszmy co dokładnie i na kiedy jest potrzebne.
To jest też dobre miejsce na zaplanowanie tematów spoza agendy jeśli takie się pojawiły oraz na zaplanowanie kolejnych spotkań jeżeli są potrzebne.
Spotkania on-line
Moim zdaniem spotkanie online jest trudniejsze niż spotkanie na żywo. Telekonferencja czy nawet wideokonferencja to jednak nie to samo co spotkanie twarzą w twarz. Nie widzimy bezpośredniej reakcji rozmówców, czasem tylko się słyszymy. Nie zawsze uda nam się osiągnąć takie skupienie uczestników jak przy spotkaniu na żywo.
Spotkanie nie może być zbyt długie, bo nasi rozmówcy zajmą się innymi sprawami. Często nie widzimy ich więc nie zobaczymy znudzenia na ich twarzach, ale wierzcie. Jak tylko zacznie się spotkanie wlec i rozłazić to ludzie wrócą do swoich spraw, stracą koncentrację nad spotkaniem i będziemy musieli powtarzać niektóre rzeczy po kilka razy.
Warto na początku spotkania przedstawić kto bierze w nim udział i jaka pełni funkcję, zwłaszcza jeśli uczestnicy nie znają się zbyt dobrze lub jest ich całkiem sporo. Potem przedstawiamy cel i naszą agendę by wszyscy wiedzieli co będziemy omawiać.
Zadbaj też o stronę techniczną – słuchawki i mikrofon. Jeśli pracujesz z domu znajdź cichy kąt i uprzedź domowników, żeby Ci nie przeszkadzali. Przed spotkaniem sprawdź czy wszystko działa i czy możesz się połączyć z aplikacją, której zamierzasz używać.
Jeśli jeszcze nie wiesz jakiego programu użyć zobacz mój „Przegląd narzędzi do pracy zdalnej”.
Podsumowanie
Mam nadzieję że dzięki tym kilku prostym wskazówkom Twoje kolejne spotkanie będzie bardziej efektywne. Pamiętajmy, że spotkania to nie tylko nasz czas, ale też czas wszystkich, których na nie zaprosiliśmy. Więc zadbajmy o to, by był to dobrze wykorzystany czas.
Pamiętajmy, że czas poświęcony na przygotowanie do spotkania i działania po spotkaniu zaprocentuje. Stopień „formalności” agendy i notatki należy dostosować do okoliczności. Oczywiście nie warto pisać notatki po każdej rozmowie telefonicznej czy telekonferencji. Jednak kiedy organizujemy spotkanie w większym gronie i podejmujemy na nim ważne decyzje warto zadbać o to by było sprawnie przeprowadzone i by wszyscy uczestnicy otrzymali informację o jego celu oraz podsumowanie ustaleń. Powodzenia na spotkaniach!
Jestem Magda, ta z narudo.pl – entuzjastka technologii, project manager i analityk
IT. Wspieram przedsiębiorców i twórców internetowych w skutecznym wykorzystywaniu narzędzi online i sztucznej inteligencji oraz organizacji i planowaniu. Wierzę w optymalizację pracy i efektywne zarządzanie, jestem gotowa podzielić się swoim doświadczeniem i wiedzą abyśmy mogli pracować mądrzej, nie ciężej.
