Wpis gościnny Eli Zielińskiej ze strony Asystentka Level Master.
Dziś chciałbym poruszyć temat narzędzia, które znacząco zrewolucjonizowało moje podejście do zarządzania swoim biznesem i zwiększyło moją produktywność o kilkadziesiąt procent. Mowa o Notion – wszechstronnym narzędziu do organizacji, planowania i współpracy zespołowej.
Obecnie nie wyobrażam już sobie pracy bez tego narzędzia, choć na początku podchodziłam do niego trochę jak pies do jeża. 🙂 Nie będąc świadoma jak rozbudowane ma możliwości i znając jedynie podstawy, nie umiałam skutecznie go wykorzystywać, żeby dostosować go pod swoje potrzeby. Dopiero po przerobieniu kilku kursów i obejrzeniu kilkunastu filmów na YouTube zaczęłam powoli testować bardziej rozbudowane funkcje i… zachwycił mnie ogrom jego możliwości. Tym samym, Notion stał się niezbędnym towarzyszem mojej codziennej pracy, pomagając mi efektywnie zarządzać moją firmą i projektami, w które jestem zaangażowana.
Dzisiaj chciałbym pokazać Wam 4 sposoby, w jakie Notion może pomóc zwiększyć produktywność w codziennej pracy związanej z zarządzaniem firmą.
Sposób 1. Gromadzenie informacji i tworzenie bazy wiedzy organizacji
Notion jest świetnym narzędziem do gromadzenia w jednym miejscu wszystkich istotnych informacji związanych z prowadzoną działalnością. Tworząc sukcesywnie procedury i gromadząc je w aplikacji, można sobie stworzyć własną, wewnętrzną, firmową bazę wiedzy i odsyłać do niej osoby z zespołu, a także klientów.
Narzędzie umożliwia tworzenie różnych typów dokumentów, od notatek, przez listy zadań, po bardziej rozbudowane dokumenty. Szerokie możliwości edycji tekstu, takie jak dodawanie nagłówków, wyróżnionych fragmentów, wypunktowanych list, czy możliwość zmiany kolorów czcionek, daje pole do stworzenia czytelnej i estetycznej dokumentacji.
Dzięki Notion mogę dla każdego projektu utworzyć dedykowaną stronę, gdzie będę przechowywała wszystkie istotne informacje, takie jak zadania do wykonania, cele, harmonogramy czy notatki ze spotkań. Następnie dostęp do tych projektów mogę nadać osobom z mojego zespołu, które nad tym projektem będą pracowały.
Również współpraca z klientami odbywa się u mnie poprzez stworzone specjalnie do tego tablice. Umieszczone są na nich wszystkie informacje potrzebne do realizacji dla nich zadań oraz dodatkowe dokumenty, takie jak podgląd do zawartej z nimi umowy, czy wystawione im dotychczas faktury.
Przykład wykorzystania bazy wiedzy:
Notion świetnie sprawdził się do stworzenia baz wiedzy dla mojego zespołu. Mamy w nim zgromadzone między innymi:
- ogólne informacje o celach organizacji, jej misji i wizji,
- kryteria oceny pracy osób z zespołu,
- opisy narzędzi z jakich korzystamy w zespole i podpowiedzi jak je wykorzystywać w efektywny sposób,
- nasze metody skutecznej komunikacji między członkami zespołu,
- nasze lejki marketingowe i schematy pozyskania klienta,
- bazę naszych kontraktorów i zewnętrznych firm z nami współpracujących,
- rozpisane cenniki dla poszczególnych usług i sposoby wyceniania zadań dodatkowych,
- szczegółowe procedury współpracy z klientami.
Używamy go również do onboardingu nowych osób, co pozwala nam oszczędzić naprawdę sporo czasu. Wcześniej każda nowa osoba była szkolona przez jedną z dotychczasowych osób w zespole. Obecnie po przyjęciu nowego członka zespołu otrzymuje on dostęp do naszej bazy wiedzy, z którą zapoznaje się samodzielnie. Dopiero wtedy, gdy pojawiają się dodatkowe pytania, oddelegowujemy osobę do dodatkowego przeszkolenia.
Każda osoba z zespołu ma stały dostęp do naszych procedur, więc w razie wątpliwości, czy pojawiających się pytań, może w pierwszej kolejności poszukać odpowiedzi w Notion. I z reguły znajduje tam rozwiązanie swojego problemu. Dzięki temu ograniczamy dodatkowe pytania i możemy skoncentrować się na efektywnej pracy przy realizacji zadań dla klientów.
Sposób 2. Zarządzanie projektami i współpraca zespołowa w Notion
Organizacja projektów w Notion poprzez tworzenie dedykowanych przestrzeni dla każdego projektu umożliwia skuteczne śledzenie postępu prac, przypisywanie zadań, opracowywanie harmonogramów oraz udostępnianie informacji zespołowi. Dzięki temu każdy z nas ma jasny obraz dotyczący celów projektu, przypisanych tasków i terminów, co ułatwia koordynację działań i zapobiega dublowaniu naszej pracy.
Wykorzystujemy Notion do współpracy z naszymi klientami i do raportowania realizowanych dla nich zadań. Przeważnie wykorzystujemy do tego przygotowane specjalnie pod nasze potrzeby tablice kanban bądź listy tasków. Pozwala to śledzić naszym klientom postęp nad poszczególnymi zadaniami i dodawać komentarze, jeśli zajdzie taka potrzeba i dane zadanie wymaga dodatkowego wyjaśnienia.
Możliwość dodawania komentarzy bezpośrednio w aplikacji zdecydowanie ułatwia komunikację zarówno między nami, jak i z klientem. Dużo łatwiej jest dodać krótki komentarz pod konkretnym zadaniem, wpisać sugestię lub nawet edytować fragment przygotowanego przez nas zestawienia, niż wysyłać uwagi za pomocą wiadomości e-mail.
Dzięki opcjom tagowania i sortowania zadań, wystarczy jedno spojrzenie na tablicę projektu, żeby wiedzieć, które zadania zostały już zrealizowane, które są w trakcie, które wymagają dodatkowych informacji ze strony klienta, a które dopiero czekają na rozpoczęcie działań.
Notion daje bardzo szerokie możliwości dostosowania każdej z przygotowywanych przez nas tablic. To, w jaki sposób będą one wyglądały zależy właściwie całkowicie od nas. Możemy dowolnie modyfikować ustawienia, zmieniać sposób wyświetlania kart z zadaniami, filtrować po datach, czy przypisanych tagach.
Praktycznie każdy element stworzonej przez nas strony, zakładki, czy tablicy można skonfigurować pod siebie tak, jak nam to odpowiada. To tworzy z Notion bardzo rozbudowane narzędzie, ale jednocześnie może przysporzyć trudności w korzystaniu z niego osobom, które dopiero zaczynają z nim przygodę.
Z pomocą przychodzą nam jednak gotowe szablony, które możemy zaimportować ze stworzonej do tego celu bazy. Ilość dostępnych templatek jest naprawdę spora, więc myślę, że każdy znajdzie coś odpowiedniego dla siebie.
Sposób 3. Planowanie strategii, wyznaczanie sobie celów
Planowanie strategii w Notion może być kluczowym elementem zwiększania produktywności, zarówno w obszarach zawodowych, jak i prywatnych. Regularnie korzystam z jego możliwości przy planowaniu zadań związanych z moim blogiem oraz opracowując swoje cele osobiste. Czyli między innymi:
- Tworzę strategiczny plan działania na najbliższe miesiące.
Określam sobie główne cele oraz cele szczegółowe, terminy osiągnięcia poszczególnych etapów, wyznaczam priorytety poszczególnych zadań, które zbliżą mnie do realizacji celów; regularnie sprawdzam, czy zmierzam w założonym kierunku i staram się korygować dalsze działania, - Planuję działania marketingowe i sprzedażowe.
Korzystam z tego narzędzia zarówno do planowania przyszłych postów w social mediach, jak i zbierania pomysłów do następnych wpisów, czy kolejnych newsletterów. Obecnie nie wyobrażam sobie planowania kampanii sprzedażowej nowego poradnika, czy innego produktu, bez użycia Notion.
Opracowanie planu i wracanie do niego za każdym razem, gdy „zgubimy drogę” pozwala na efektywne działania w z góry określonym kierunku.
Trudno jest dotrzeć skutecznie i szybko do celu, jeśli nie wiemy, dokąd zmierzamy.
Natomiast wyznaczanie przeze mnie celów osobistych dotyczy zarówno własnego rozwoju, celów finansowych, jak i spraw prywatnych (jednym ze stworzonych prywatnych projektów jest m.in. moja bucket list :))
Sposób 4. Gromadzenie i analiza danych w Notion
Notion oferuje szerokie możliwości budowania baz danych, co czyni go nie tylko narzędziem do organizacji informacji, ale także potężnym systemem zarządzania danymi.
Możliwości, jakie daje, to między innymi:
- Tworzenie różnych typów pól.
Tym samym możemy nasze bazy danych dopasować do własnych potrzeb. Możemy tworzyć pola z tekstem, liczbami, datami, możemy osadzić praktycznie dowolne multimedia (np. obrazy czy filmy), stworzyć odwołania do innych stron stworzonych w Notion, tworzyć pola z tagami, czy checkbox’ami, a nawet wykorzystać formuły podobne do tych w arkuszach kalkulacyjnych. To daje praktycznie nieograniczone możliwości skonfigurowania baz, które chcemy stworzyć. - Tworzenie relacji między poszczególnymi bazami.
Jest to jedna z zaawansowanych funkcji Notion, ale niezwykle przydatna, jeśli potrzebujemy połączyć ze sobą rekordy z kilku baz. Na przykład, w bazie danych projektów możesz powiązać rekordy z bazą danych zadań, aby łatwo śledzić postępy w realizacji projektu. - Filtrowanie i sortowanie danych.
Bardzo przydatna funkcja, jeśli nasza baza ma dużą ilość rekordów. Możemy tworzyć różne widoki, ograniczać wyświetlanie danych do określonych rekordów i tworzyć rozbudowane warunki, według których dane zostaną nam wyświetlone.
Przykłady wykorzystania baz danych w Notion:
- Przechowywanie informacji o klientach.
U nas w firmie wykorzystujemy to rozwiązanie do gromadzenia wszystkich informacji o klientach, które mogą nam być w przyszłości potrzebne (preferencje co do sposobu realizacji zadań, dane kontaktowe, dane działalności gospodarczej). Dzięki zebraniu tych informacji w jednym miejscu, mamy do nich zawsze łatwy i szybki dostęp, co zdecydowanie przyspiesza naszą pracę i efektywność działań. - Indywidualnie dopasowany CRM.
Czyli miejsce, gdzie przechowujemy dane naszych potencjalnych klientów i partnerów biznesowych. Dzięki dużym możliwościom konfiguracji Notion mamy w tych szablonach tylko te dane, które są nam faktycznie potrzebne, a zbędne pola zostały wyłączone. Co za tym idzie nasz CRM jest czytelny i łatwy w obsłudze. - Śledzenie przepływów pieniężnych w firmie.
Umożliwia kontrolę nad firmowym budżetem i analizę wydatków. Odpowiednio skonfigurowana baza pozwala na sortowanie wydatków na poszczególne obszary, takie jak marketing, podwykonawcy, szkolenia itd.
Podsumowanie
Moim zdaniem Notion jest niezastąpionym narzędziem dla przedsiębiorców, które pomaga zwiększyć efektywność w codziennej pracy. Dzięki szerokiemu zakresowi funkcji możemy go dostosować do naszych indywidualnych potrzeb, a tym samym może on być bardzo pomocny w osiąganiu naszych celów biznesowych. Mam nadzieję, że powyższe wskazówki zachęcą Was do wypróbowania tego narzędzia w swojej codziennej pracy.
Przeczytaj wicej o funkcjach Notion wspomaganych sztuczną inteligencją w artykule „Sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami”.
Nazywam się Ela Zielińska i od 6 lat wspieram przedsiębiorców w rozwoju ich biznesów jako wirtualna asystentka, specjalistka ds. księgowo-kadrowych oraz Business Manager.
W wolnych chwilach tworzę treści dla wirtualnych asystentek i freelancerów pod marką Asystentka Level Master. Możesz mnie znaleźć na LinkedIn i na Facebooku.
