Na Rudej Stronie Zarządzania chętnie publikuję informacje o oprogramowaniu wspierającym zarządzanie projektami. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, wybór jest naprawdę szeroki. Dzisiaj zapraszam do zapoznania się z funkcjonalnościami polskiego rozwiązania FlexiProject, o których specjalnie dla narudo.pl napisał pan Włodzimierz Makowski – odpowiadający za rozwój systemu i zarazem członek zarządu FlexiProject.

Funkcjonalności systemu do zarządzania projektami FlexiProject

Niezależnie od branży każda firma od momentu jej powstania, przechodzi przez różne etapy rozwoju. Wiele tzw strat-upów kończy się niepowodzeniem ale też ileś firm zaczyna ewaluować i stają się coraz większe, osiągając rentowność oraz dobrą pozycję rynkową. W momencie kiedy firma coraz bardziej się rozrasta, liczba realizowanych projektów zwiększa się, a także rośnie ich kompleksowość, ilość pochłanianych zasobów oraz wpływają w istotnym stopniu na realizację strategii firmy. Kiedy firma prowadzi jednocześnie kilka bądź więcej ważnych projektów, warto zainwestować w dobry system informatyczny wspierający zarządzanie projektami, naprzeciw potrzebom wychodzi w tym miejscu kompleksowy program o polskim interfejsie- FlexiProject.

Od początku, czyli jak FlexiProject pomoże dokonać skutecznej selekcji pomysłów

Cechy programu do zarzadzania projektami FlexiProject są przydatne kiedy firma ma wiele pomysłów na projekty, a jednocześnie ograniczone zasoby do ich realizacji.

Funkcjonalność scoringu oferuje możliwość zbudowania w systemie modeli wspierających obiektywne podejmowanie ważnych decyzji o wyborze projektów. Wszystkie pomysły można przefiltrować przez system scoringowy, w ten sposób pomysły zostaną uszeregowane pod względem ich atrakcyjności. Ponadto każdy pomysł czy projekt można powiązać z celami strategicznymi firmy. Dwa wymienione czynniki wpływają istotnie na podjęcie decyzji. Finalna decyzja, które wybrać, a następnie przekształcić w projekty będzie należała do zarządu firmy.

Funkcjonalności FlexiProject podczas planowania i realizacji projektu

Po tym gdy zarząd podejmie pozytywną decyzję co do danego projektu, nadchodzi etap zaplanowania jego realizacji. Na tym etapie, osoby odpowiedzialne za projekt tworzą tzw. duże kamienie milowe, nadające ogólny plan przebiegu projektu. We FlexiProject w intuicyjny sposób można stworzyć harmonogram projektu, dopasować poszczególne zadania do działów bądź osób, a następnie monitorować postępy w jego realizacji.

Harmonogram projektu umożliwia powiązanie z każdym zadaniem produktu, ryzyka lub pozycji budżetowej zapewniając jednocześnie łatwą nawigację po całym systemie. Dodatkowa opcja grupowania zadań upraszcza możliwość zarządzania nimi. Za pomocą wygenerowanego wykresu Gantta można także w prosty wizualny sposób kontrolować postęp realizacji prac oraz odchylenia od przyjętego planu projektu. Program FlexiProject pozwala także na zapisywanie najważniejszych wymagań oraz założeń na wbudowanej Karcie Projektu. Cenne informacje takie jak: zakres projektu, cele biznesowe, wpływ na inne projekty, mierniki oceny projektu będą zawsze trzymane w jednym miejscu. To co jest doceniane przez organizacje, to także spójności danych na karcie projektu z innymi częściami systemu. FlexiProject sam dopilnuje, aby takie informacje jak harmonogram, kamienie milowe, budżet, role projektowe i wiele innych zaciągały się automatycznie z innych zakładek aplikacji.

Kiedy główne założenia mamy już rozpisane, a poszczególne zadania zostały przypisane do odpowiednich osób, należy zaplanować rozdysponowanie budżetu oraz zasobów do realizacji projektu. W przypadku budżetu najlepiej sprawdzi się podzielenie go na indywidualnie określone pozycje budżetowe, a następnie przypisanie ich do harmonogramu, jeżeli istnieje taka potrzeba. Elastyczność w tworzeniu budżetu projektu oferowana przez FlexiProject daje szereg możliwości zaprojektowania struktury budżetowej, pozwalając zrezygnować z arkuszy Excela. Dzięki aktualizacjom już poniesionych wydatków, można stworzyć prognozę pozostałych kosztów do końca projektu dzięki czemu będziemy mieć wiedzę w jakim stopniu zrealizujemy plan budżetu i ile faktycznie będzie kosztował projekt. W ten sposób odpowiednio wcześnie jest możliwość podjęcia decyzji wpływających przykładowo na zmniejszenie ryzyka przekroczenia budżetu. W dowolnym momencie trwania projektu, poprzez dokument Change Request, możesz zaktualizować plan budżetu i harmonogramu, dzięki czemu zawsze będziesz w stanie badać odchylenie od aktualnego i realnego planu.

Jeśli mowa zaś o zarządzaniu zasobami w projekcie, to FlexiProject oferuje pełną możliwość zebrania oraz wyświetlania zaangażowania pracowników w poszczególne projekty, w jednym miejscu. Dla każdego z zasobów można zdefiniować stawkę, dostępność godzinową, urlopy, a ponadto istnieje możliwość dodawania ważnych załączników związanych z pracownikiem. W prosty sposób ukazane są zatem poziomy zaangażowania pracowników w projektach, co umożliwia efektywne zarządzanie nimi. Za pomocą systemu FlexiProject, PM może w prosty sposób będziesz mógł ocenić, w jakiej ilości projektów uczestniczą poszczególni członkowie zespołu oraz jak rozkłada się ich alokacja. Dzięki temu jasno widzimy kiedy pracownik jest obciążony zbyt mocno, a kiedy ma jeszcze godziny do wykorzystania.

Automatyczne przeglądy projektowe oraz raportowanie

Kiedy projekt toczy się pełną parą, a do jego zakończenia jest coraz bliżej, z coraz większą nerwowością oraz uwagą wyczekujemy konkretnych produktów projektu. Co za tym idzie także Kadra Managerska oczekuje dobrego raportowania statusu realizowanych projektów.

Narzędzie do zarządzania projektami FlexiProject pozwala na stworzenie dowolnej listy efektów, jakie muszą zostać osiągnięte podczas realizacji projektu. Wbudowane funkcjonalności umożliwiają, określenie statusu dla każdego z produktów. Dodatkowo dla produktu możemy wyznaczyć właściciela, który zostanie poinformowany o tym mailowo. Dla wszystkich produktów na projekcie można załączyć materiały będące najlepszymi praktykami dostępnymi w danej firmie. Ułatwia to zespołowi poprawne zrealizowanie każdego produktu oraz systematycznie buduje bazę wiedzy w firmie. FlexiProject daje możliwość załączenia pustych wzorców do wypełniania, a załączniki w postaci pliku lub linku można dodać do osobnego repozytorium dokumentów.

Prosty kreator tworzenia raportów, wbudowany w system FlexiProject, pozwoli Ci samemu zdecydować jakie dane chcesz zobaczyć i na tej podstawie wygenerować dowolną liczbę raportów projektowych. Mogą one dotyczyć np. projektów, zadań, kamieni milowych, pozycji budżetowych, wydatków, produktów, zmian planu. Raz zbudowany raport można także filtrować dowolnie według dodatkowych kryteriów. Raz stworzony raport po zapisaniu będzie zawsze dostępny dla uprawnionych osób, dzięki czemu zostanie zaoszczędzony czas na ponowne ustawianie parametrów i dostosowywanie go do swoich potrzeb. Można przykładowo stworzyć dowolną liczbę raportów, zaprojektować ich układ i umieścić je np. w katalogu “Raporty Kontrolingowe”.

Jak widzimy powyżej, nie zagłębiając się aż nadto w szczegóły, system FlexiProject kompleksowo wspiera firmy, od podjęcia decyzji który projekt jest warty realizacji w oparciu o scoring i powiązanie z celami strategicznymi, poprzez etapową realizację, a następnie podsumowanie każdego projektu. Zarządzanie małymi projektami i dużymi przedsięwzięciami, realizacja różnego typu projektów z wykorzystaniem różnych metodyk, niezależnie od branży, a także skuteczne wsparcie dla PMO i Zarządów firm– to wszystko oferuje system FlexiProject.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject

Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiProject

Absolwent Politechniki Warszawskiej, zdobył tytuł MBA z Szkoły Biznesu Politechniki Warszawskiej oraz kwalifikacje Chartered Institute of Management Accountants (CIMA). Jest certyfikowanym menedżerem projektów (PMI). Przez ponad 20 lat współpracował z wieloma polskimi oraz międzynarodowymi organizacjami z branży telekomunikacyjnej, papierowej, budowlanej oraz farmaceutycznej, realizując wspólnie z nimi dziesiątki rozbudowanych projektów. Odpowiadał za obszar planowania strategii biznesowej w oparciu o kluczowe cele firmy, czuwał nad poprawnym wdrożeniem procesów i ich efektywnością.

Obecnie jest członkiem zarządu firmy FlexiProject, gdzie z pasją inwestuje swoje doświadczenie w budowę systemu do zarządzania projektami – FlexiProject. Odpowiada za strategiczne kształtowanie kierunków rozwoju systemu FlexiProject oraz zarządza organizacją, która tworzy i wdraża narzędzie oraz promuje je na rynku. Przez lata zdobywając doświadczenie doskonale wie, jak odpowiedzieć na potrzeby i problemy przedsiębiorstw.

.