Calendesk, czyli jak zarządzać start-upem

Hej, ruszyliśmy niedawno z projektem Saas, nad którym pracowałem prawie dwa lata, podzielę się krótkimi spostrzeżeniami, być może komuś pomoże. Chętnie przyjmę też feedback.

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Tak zaczynał się post w jednej z facebookowych grup, dzięki któremu poznałam Macieja Cupiała – założyciela i twórcę Calendesk – platformy wspierającej prowadzenie biznesu on-line.

Ten post na tle innych, podobnych wyróżniała autentyczność. Pośród tak popularnej ostatnio propagandy sukcesu, start-upów, unicornów i wielkich pieniędzy Maciej nie bał się napisać też o tym, co poszło nie do końca tak, jak chciał i co można było zrobić lepiej.

Podzielił się w nim swoimi przemyśleniami na temat czasu, budżetu oraz sposobu zarządzania tak złożonym projektem od etapu pomysłu aż do wdrożenia. Tak zwyczajnie, bez ściemy. W dodatku Maciej zgodził się rozwinąć dla Rudej Strony Zarządzania swoje przemyślenia i opowiedzieć nam historię rozwoju Calendesk.

Calendesk – kompleksowe rozwiązanie do prowadzenia firmy on-line

„W małych biznesach brakuje takiego najprostszego marketingu, podejścia do klienta, proponowania nowych usług. Widzę potrzebę, że należy naszym klientom pokazać, że można.”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Zacznijmy jednak od tego, czym jest Calendesk. Jest to platforma, która umożliwia użytkownikom stworzenie swojej własnej strony www czy aplikacji mobilnej przy pomocy kreatora. Udostępnia też system rezerwacji oraz daje możliwość przedpłaty za usługę. Czyli, innymi słowy, jest to platforma, dzięki której małe i średnie firmy mogą zaistnieć w Internecie. Bez wielkiego budżetu, bez wynajmowania programistów czy agencji marketingowych mogą budować swój wizerunek w sieci i docierać do nowych odbiorców. To bardzo ważne, bo wiele biznesów, zwłaszcza działających lokalnie nie istnieje w sieci. Calendesk otwiera przed nimi nowe możliwości.

Trzeba przyznać, że do klientów właśnie trafił bardzo dobry i dopracowany produkt i co ważne rozwiązujący ich prawdziwe problemy. Calendesk pozwala stworzyć wizerunek w Internecie bez umiejętności technicznych. Więcej o platformie możecie poczytać oraz wypróbować za darmo na stronie https://calendesk.pl/.

Najpierw była potrzeba, a potem projekt

„Nie można budować systemu (produktu) zanim nie sprawdzisz czy to jest w ogóle komuś potrzebne. Tobie się może wydawać, że masz super produkt, ale jak go skończysz i wrzucisz pierwsze kampanie marketingowe, to się okaże, że nikt nie jest tym zainteresowany”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Maciej bardzo dobrze zidentyfikował i zweryfikował potrzebę biznesową. Gdy pracował jako programista wielu znajomych zgłaszało się do niego, bo potrzebowało swojej strony www, czy własnej aplikacji mobilnej. Pomysł na Calendesk wykiełkował, gdy Maciej zauważył jak dużą barierą dla małych firm, lokalnych rynków jest chociażby postawienie strony w Internecie.

Pierwszym problemem są koszty – często jest to usługa będąca poza zasięgiem. Z drugiej strony mamy jeszcze kwestie technologii, na której nie wszyscy się znają, bo i przecież nie muszą. Strony, domeny, hostingi – to nie dla wszystkich.

I tak powstał najpierw pomysł na kreator www, a później na cały zestaw narzędzi dodatkowych dla małych biznesów: kreator aplikacji mobilnych, system rezerwacji, stronę internetową. Dodatkowo cały moduł marketingowy ze wskazówkami dla klientów.

Pomysłem przeszedł całą ścieżkę. Najpierw Maciej zweryfikował go z potencjalnymi klientami, przeprowadził rozmowy, zbadał zainteresowanie i dopiero potem przystąpił do realizacji.

I chociaż za całym projektem stała bardzo dobrze zidentyfikowana potrzeba biznesowa, potencjalni użytkownicy byli zidentyfikowani i czekali na aplikację, a na końcu powstał bardzo fajny produkt to i  tak nie udało się uniknąć pewnych błędów w projekcie.

Nie obyło się bez błędów

„Niby człowiek wiedział żeby tego nie robić, ale po roku dochodzi do wniosku: Kurde, popełniłem ten sam błąd! Kosztowało mnie to czas i pieniądze, ale z drugiej strony już wiem, że lepiej tego nie robić.”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk.

Chociaż z powodzeniem prowadził wcześniej kilka biznesów, przy rozwoju Calendesk złapał się na tym, że powtarza książkowe błędy. I chociaż każdy wie, że lepiej uczyć się na cudzych błędach czasem refleksje przychodzą odrobinę spóźnione. Za to taka analiza z perspektywy czasu pozwala na wyciągnięcie wniosków na przyszłość. A może dzięki temu, że jest publiczna, ustrzeże kogoś przed popełnieniem tych samych błędów. Lista Maćka jest długa, ale myślę, że głównie dlatego, że podszedł do jej tworzenia bardzo krytycznie.

Zatrudniłem ludzi zanim byli potrzebni do czegokolwiek

„Masa czasu została przepalona na rzeczy, których nie potrzebowaliśmy – chodzi głównie o development, zatrudnianie ludzi, którzy robili rzeczy, które nie były potrzebne, albo robili je źle.”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Pierwszym wnioskiem, na który Maciej zwraca uwagę podczas naszej rozmowy była kwestia zatrudniania ludzi w nieodpowiednim momencie. Angażowanie programistów na samym początku projektu, zanim jeszcze były dla nich zadania spowodowało niepotrzebne przepalanie budżetu. Programiści czekali aż koncepcja wyklaruje się odpowiednio. W kluczowym momencie w firmie pojawiło się aż 11 osób, wszyscy czekali na zadania a nie było nawet jeszcze poprawnych wizualizacji produktu. Wszystko zadziało się za szybko, nie były robione prototypy aplikacji.

Wracając do Saasa*

„Saas jest dla mnie idealnym modelem biznesu, plus rozwiązuje też problemy klientów”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Kolejny wniosek dotyczy wdrażania rozbudowanej infrastruktury w chmurze. Podejmowanie takich działań na starcie albo zanim projekt na dobre wystartuje to zbędny wydatek. W Calendesk utrzymywana była infrastruktura w chmurze przez niemal 1,5 roku zanim klienci zaczęli z niej korzystać.

Oczywiście nie był to całkowicie „wyrzucony w błoto” wydatek, dlatego, że infrastruktura ostatecznie jest wykorzystywana i sprawdza się w boju. Było to działanie bardzo przyszłościowe. Wejście na nowy rynek to teraz „tylko kilka kliknięć”.  Jednak, z perspektywy czasu, działania związane z chmurą były przedwczesne. Na sam początek wystarczyłby pewnie jeden serwer, w dobrej polskiej serwerowni.

Nie wszystko jest takie banalne jak się wydaje…

„Nastawiliśmy się od razu na 5 języków a dopiero dobijamy kontent po angielsku – to także ogromne wyzwanie, dochodzi do tego support klienta i koszty jego utrzymania. Jeśli drugi raz bym to robił to zacząłbym tylko z językiem angielskim”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Calendesk obecnie rozwijany jest po polsku i po angielsku, ale pierwotny zamysł zakładał jeszcze język rosyjski, niemiecki, a nawet ukraiński. Proces tłumaczenia na kolejne języki jest pracochłonny, jeśli chce się to zrobić dobrze. W takich produktach ważne jest podejście i komunikacja z klientem, pomoc techniczna. Przygotowanie tego w każdym kolejnym języku to kolejne koszty. Obecna strategia zakłada teraz najpierw rynki anglojęzyczne a dopiero potem kolejne.

Za dużo funkcjonalności na samym początku

„Zakładałem skończenie projektu po 4 – 5 miesiącach – wyszło 2 lata i mamy jeszcze dużoooo pracy – brak dobrego planu na początku, zmiany koncepcji w trakcie”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Maciej od początku działał, mówiąc kolokwialnie, „Z grubej rury”. Miał dość konkretną wizję jeśli chodzi o funkcjonalności jakie chciał dostarczyć klientom:

  • Kreator www
  • System rezerwacji
  • Osobne aplikacje mobilne dla klientów oraz dla klientów klientów, oczywiście zarówno w wersji na Androida jak iOS.

W takim projekcie kilka błędnych decyzji to nawet wiele przepalonych na próżno tygodni. Czasem w natłoku zadań można zapomnieć przeanalizować niektóre pomysły. Jednym z takich pomysłów – pożeraczy czasu był nie do końca przemyślany wybór bramki płatności.

Pierwszy wybór padł na Tpay, jednak z różnych względów nie przyjął się i został zastąpiony Stripem. Jednak okazuje się, że chociaż Stripe jest całkiem popularny na świecie, nie jest wystarczająco popularny na rynku polskim. Wychodząc więc naprzeciw klientom z Polski, trzeba było dodać jeszcze integracje z Przelewy24.

Czy 10 osób w projekcie IT to dużo?

„Przecież z każdym trzeba porozmawiać, dla każdego znaleźć czas”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

To zależy. Jeśli chcemy osobiście zarządzać 10-osobowym zespołem, to okazuje się, że to jest całkiem spory zespół. Nagle pojawia się problem ze znalezieniem czasu dla każdego. Z każdym chciałoby się porozmawiać, przypilnować realizacji zadań. Nie zapominajmy, że zazwyczaj osoba koordynująca zespołem ma jeszcze swoje zadania – np. całą firmę na głowie 😊

Zapytałam Macieja, czy z perspektywy czasu rozważyłby zatrudnienie project managera. Tu jednak odpowiedź nie była oczywista. 😊 Zgodziliśmy się, że w kluczowym momencie pełnił jednoosobowo rolę CEO, project managera, product ownera i pewnie jeszcze kilka innych. A mimo to raczej niechętnie oddałby to komuś innemu.

Z jednej strony oczywiście dostrzega potrzebę pomocy w tamtym czasie kogoś do koordynacji, z drugiej strony przypuszcza, że gdyby inaczej rozplanował poszczególne etapy, zdołałby wszystko skoordynować sam. Z trzeciej strony, trudno się nie zgodzić z twierdzeniem, że znalezienie osoby, która rozumiałaby produkt tak dobrze, jak pomysłodawca, czuła kierunek rozwoju i jednocześnie miała wystarczające umiejętności techniczne, by skoordynować programistów samo w sobie byłoby wyzwaniem.

Jak to w zespołach bywa, nie obył się również bez różnych spięć między jego członkami. Rozwiązywanie konfliktów np. między programistami na temat wyższości jednej technologii nad drugą potrafi skutecznie odciągnąć od innych zadań. Na szczęście, w takich sytuacjach doświadczenie programisty pozwalało Maćkowi na szybkie rozwiązanie problemu.

Wychodzi na to, że ról w projekcie nigdy zbyt mało i dlatego Maciej przez jakiś czas wziął na siebie jeszcze rolę Scrum Mastera 😊 Niestety przy takim zespole scrum jako taki się nie sprawdził. Koniec końców wyszedł taki „pół scrum”. Sprinty, historyjki i tablica kanbanowa do zarządzania pracą. Maciej pełnił w zespole rolę Product Ownera, Analityka i Scrum Mastera.

Trudno jest znać się na wszystkim

„Zatrudniaj ludzi w obszarach gdzie nie masz wiedzy – tutaj się nie zgadzam, dochodzę do wniosku, że należy zatrudniać ludzi w obszarach, w których wymiatamy aby odpowiednio to kontrolować. Jeśli na czymś się nie znamy to kiepsko tym zarządzać”,

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Trudno znać się na wszystkim, ale warto mieć podstawową wiedzę na różne tematy związane z prowadzeniem firmy. Skąd takie wnioski? O ile w przypadku programistów Maciej nie miał problemu z weryfikacją umiejętności, oceną techniczną tak w innych obszarach braki wiedzy w temacie spowodowały komplikacje.

Maciej uczula by przed wyborem specjalisty w obszarach, w których nie jest ekspertem, zgłębić wiedzę przynajmniej na tyle, by móc uzgadniać zadania i weryfikować efekty zleconej pracy.

Zróbmy to jak najszybciej się da

„Zakładałem budżet na poziomie 200k – 250k, wyszło ponad 600k i ciągle rośnie – IT to ogromny zjadacz kasy i ciężko coś tutaj sensownie przewidzieć, chyba, że  wszystko robisz sam – brak dobrego planu na początku”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Niestety, podejście >>zróbmy to jak najszybciej się da<< wydłużyło projekt maksymalnie. Macie uważa, że mając tą wiedzę, którą ma teraz byłby w stanie zrobić ten projekt za połowę kwoty a nawet i mniej. Zaplanowałby wszystko inaczej i zupełnie inaczej rozłożyłby całość w czasie.

Pierwsza wersja kreatora okazała się, delikatnie mówiąc, niezbyt przyjazna dla użytkowników i niezbyt przyjazna dalszemu rozbudowywaniu. Zespół tak zatracił się w swojej koncepcji i chęci dowiezienia kreatora, że zgubił w tym wszystkim klienta.

Zderzenie z klientem w czasie pierwszych testów okazało się dość bolesne i wymusiło zmianę architektury rozwiązania i całego podejścia. Mimo, że projekt przedłużył się o pięć miesięcy to warto było. Teraz klienci są zadowoleni a sam kod jest elastyczny i dodawanie kolejnych funkcji jest stosunkowo proste.

Ludzie w chmurze, czyli otwieranie własnego biura

„Pomysł żeby otwierać własne biuro radzę przemyśleć 5 razy”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Obecnie firma Maćka działa w pełni zdalnie – Maciek rozmawiał ze mną siedząc pod palmą 😊. Epizod z biurem ocenia jako zupełnie zbędny. Jeszcze przed pandemią model firmy zmierzał właśnie w tym kierunku. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić koszty poniesione na wynajem biura, ale też, a może raczej przede wszystkim, umożliwia zatrudnianie specjalistów bez ograniczeń spowodowanych lokalizacją.  W pracy stacjonarnej było to bardzo widoczne zjawisko, specjaliści IT skoncentrowani są raczej wokół dużych ośrodków miejskich. Znalezienie dobrego programisty w małym mieście bywało raczej trudne.

Jakbym bym zaczął od zera…

Jeśli zacząłby od zera to z całą pewnością zatrudnianie kolejnych osób zostałoby odłożone dopóki faza projektu, prototypu nie będzie zakończona. Tym razem Maciej zacząłby od specjalisty UX i dopiero potem przeszedłby do zatrudniania programistów. Zdecydowanie nie uruchamiałby też wszystkich ścieżek równolegle (www, aplikacje mobilne).

Z perspektywy czasu łatwiej stwierdzić, że np. można było wystartować projekt bez aplikacji mobilnych i wprowadzić je dopiero później, po wdrożeniu klientów na platformę.

To dopiero początek

„Teraz przede wszystkim słuchamy klientów”

Maciej Cupiał, CEO Calendesk

Aplikacja działa, klienci z niej korzystają, ale to dopiero początek podróży. Teraz, kiedy największe  prace programistyczne zostały zakończone pora skupić się na marketingu i zdobywaniu klientów.

Obecna strategia firmy polega na tym, że bardzo analizują feedback klientów. Reagują na uwagi, poprawiają istniejące funkcjonalności. Nowe funkcje będą powstawać dopiero jak potrzeba zostanie zidentyfikowana po stronie klientów.

Dla niewtajemniczonych

* Saas, czyli software as a service, to, w bezpośrednim tłumaczeniu „oprogramowanie jako usługa”. W dużym uproszczeniu produkt typu Saas pozwala dotrzeć do klientów z całego świata umożliwiając im korzystanie z serwisu (aplikacji, usługi) za pośrednictwem chmury. Oznacza to między innymi, że klient / użytkownik nie musi nic instalować – wystarczy mu dostęp do serwisu z dowolnego urządzenia mobilnego. Model biznesowy polega na tym, że klienci korzystają z usługi najczęściej opłacając regularną subskrypcję.

** UX to skrót od User Experience, czyli doświadczeń użytkowników. Specjaliści od UX w projektach informatycznych zajmują się projektowaniem interfejsu użytkownika w sposób jak najbardziej wydajny, użyteczny oraz intuicyjny.

.

Magda Nicgorska – Analityk, Project Manager

Od zawsze pasjonuje mnie ogarnianie, planowanie, zmienianie. Pomagam małym i średnim firmom w prowadzeniu projektów. Organizuję pracę, tworzę harmonogramy i zajmuję się wszystkim tym, na co Ty nie masz czasu, a co jest ważne by zakończyć z powodzeniem Twój projekt!  Zobacz w czym mogę Ci pomóc.