Dzięki ustaleniu priorytetów wiemy co mamy robić w danej chwili. Ustalanie priorytetów to ważna część zarządzania czasem. Skuteczne zarządzanie czasem pozwala nam zwiększać produktywność i opanować chaos. Przestajemy błądzić jak dzieci we mgle. Ustalanie priorytetów to ważny element zarządzania swoim czasem, ale też prowadzenia projektów oraz zarządzania zespołem.
Po co ustalać priorytety?
Powinni o tym pamiętać zwłaszcza szefowie i liderzy, którzy przydzielają zadania swoim pracownikom. To na przełożonym spoczywa odpowiedzialność, żeby jego pracownicy czy członkowie zespołu wiedzieli, czego się od nich oczekuje i w jakiej kolejności. Brak ustalenia priorytetów w zespole rodzi niezrozumienie i konflikty. Brak jasnej informacji o tym, które zadania są najważniejsze, może wywoływać w ludziach frustrację.
Mówi się, że 10 minut dziennie przeznaczone na planowanie (w tym ustalanie priorytetów) pozwala zyskać nawet godzinę. Jak zatem skutecznie ustalać priorytety?
Jak ustalać priorytety?
Na szczęście wielu mądrych ludzi już się nad tym przed nami głowiło i rozwiązali za nas te problemy. Na początek, niezależnie od metody, jaką przyjmiemy, musimy spisać zadania, które mamy do zrobienia. Metoda dowolna: na papierze, na karteczkach samoprzylepnych, na tablicy lub w dowolnym narzędziu to-do list.
Ważne, żebyśmy mieli jedno miejsce, w którym zobaczymy wszystko, co „nad nami wisi ”.
Ważne i pilne, czyli Macierz Eisenhowera
Macierz (czy też matryca) Eisenhowera to metoda nadawania priorytetów zainspirowana przez prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwighta Eisenhowera, który powiedział kiedyś:
„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”
Zastosowanie tej metody ustalania priorytetów polega na podzieleniu zadań na 4 grupy z zastosowaniem kryteriów ważne/nieważne, pilne/niepilne. Przypisując każdemu zadaniu ważność i pilność otrzymujemy 4 grupy, które najczęściej prezentuje się w formie macierzy.
- Ważne i pilne
- Ważne i niepilne
- Nieważne i pilne
- Nieważne i niepilne
Co nam daje taki podział? Dzięki temu łatwiej będzie nam podjąć decyzje co zrobić z poszczególnymi zadaniami i w jakiej kolejności się nimi zająć. Jak się okazuje, czasem sprawy pilne nie zawsze są ważne i na odwrót. Żeby to zobaczyć dokładniej, trzeba będzie podzielić zadania między wspomniane grupy.
Ważne i pilne – zrobić natychmiast i osobiście
Są to rzeczy, które nie mogą czekać. Np. dzwoniący telefon czy płaczące dziecko. Dla każdego będzie to coś innego. Będą to rzeczy krytyczne dla naszego biznesu i pracy. Musimy się nimi zająć osobiście i możliwie szybko np. w tym tygodniu.
Ważne i niepilne – zrobić osobiście w odpowiednim czasie
Zadania ważne, których realizacja może jednak poczekać. Wymagają zaplanowania. Należy się nimi zająć tak, by dochować terminów. Są to rzeczy ważne dla nas i naszej pracy, ale muszą poczekać aż zajmiemy się ważnymi i pilnymi. Naszą rolą jest pilnowanie, by zadania te zostały zrealizowane w odpowiednim czasie.
Nieważne i pilne – oddelegować
Kiedyś przeczytałam, że jeśli ktoś może zrobić za Ciebie zadanie w minimum 80% tak dobrze jak Ty to powinieneś mu je zlecić. Właśnie to powinniśmy robić z zadaniami nieważnymi i pilnymi – delegować. Powinniśmy zlecań innym zadania, zwłaszcza te nieważne i pilne. Dzięki temu sami będziemy mogli się skupić na tych ważnych.
Nieważne i niepilne – porzucić (lub oddelegować)
Jeśli coś jest dla nas nieważne i niepilne to należy zacząć od zastanowienia się czy właściwie do czegoś tego potrzebujemy. Bo skoro nie jest ani ważne, ani pilne to może nie jest nam do niczego potrzebne? Jeśli jednak dojdziemy do wniosku, że jest to coś potrzebnego najlepiej będzie to oddelegować komuś innemu.
Dzieląc zadania w taki sposób zawsze będziemy wiedzieć czym powinniśmy się zająć najpilniej a co możemy oddelegować. Należy pamiętać, że taki podział nie jest jednorazowy i należy go aktualizować. Coś, co dzisiaj nie jest pilne, za tydzień może już takie być i będziemy się tym musieli jak najszybciej zając.
Ważnym elementem jest nauczenie się, które zadania można oddelegować komuś innemu bez straty na końcowym efekcie. Podział według tej macierzy pozwoli nam też wyłapać zadania, którymi nie powinniśmy się wcale przejmować, często są one określane jako złodzieje czasu.
W związku z tym, że jest metoda jest bardzo popularna, powstało wiele narzędzi wspomagających jej zastosowanie.
Poczytaj więcej na ten temat:
- „Zarządzanie czasem” Brian Tracy
- Wikipedia
Wszystkie wpisy z serii „Jak ustalać priorytety”
Jestem Magda, ta z narudo.pl – entuzjastka technologii, project manager i analityk
IT. Wspieram przedsiębiorców i twórców internetowych w skutecznym wykorzystywaniu narzędzi online i sztucznej inteligencji oraz organizacji i planowaniu. Wierzę w optymalizację pracy i efektywne zarządzanie, jestem gotowa podzielić się swoim doświadczeniem i wiedzą abyśmy mogli pracować mądrzej, nie ciężej.
