Poznaliśmy już Macierz Eisenhowera, czyli „ważne i pilne” oraz popularną metodę priorytetyzacji wymagań, która sprawdza się również w innych dziedzinach życia i biznesu – MoSCoW. W tej części chcę przedstawić sposób znany jako metoda ABCDE.
Zarządzanie czasem z metodą ABCDE
Metoda ABCDE to świetny sposób do ustalania priorytetów zadań do wykonania – np. w danym dniu. Zaczynamy od spisania wszystkich zadań na dany dzień. Każdemu z nich przypisujemy odpowiednią literę od A do E, gdzie A oznacza priorytet najwyższy, a E najniższy. Zadania realizujemy zgodnie z priorytetem. Zaczynamy od A i do B przechodzimy, dopiero gdy zrealizujemy wszystkie A.
Dobrym podejściem jest ocena ważności zadania na podstawie konsekwencji jego niewykonania. Zastanawiamy się więc co stanie się jeśli nie wykonamy poszczególnych zadań i przypisujemy im odpowiedni priorytet.
Jak działa metoda ABCDE
A, czyli muszę – ważne i pilne
Jak łatwo się domyślić zadania szczególnie ważne, czyli takie, których konsekwencje niewykonania mogą być szczególnie dla nas dotkliwe, otrzymają literę A. Są to zadania, które musimy wykonać osobiście. W macierzy priorytetów znalazłyby się w ćwiartce „Ważne i pilne”.
B, czyli powinnam, ale najpierw A
Są to również ważne zadania, ale są mniej pilne niż zadania A. Można je porównać do zadań Should z MoSCoW. Powinniśmy je zrealizować, ale najpierw zajmiemy się tym, co MUSIMY, a dopiero potem tym, co POWINNIŚMY.
C, czyli przyjemności
Według książki „Zarządzanie Czasem” Briana Tracy, która zainspirowała mnie do tej serii wpisów, zadania typu C to zadania, które sprawiają nam przyjemność i które chętnie wykonujemy. Problem z nimi jest taki, że zazwyczaj są to zadania, które nie mają żadnych konsekwencji niezależnie od tego, czy je wykonamy, czy nie. Według Briana Tracy są to takie zakłócacze produktywności i świetnie nadają się do udawania jak bardzo jest się zarobionym (sprawdzanie poczty, rozmowy, wycieczki do kuchni itp.).
D, czyli najlepiej oddelegować
Zadania z priorytetem D najlepiej oddelegować. Nie są na tyle ważne, że konieczne jest ich osobiste wykonanie. Delegowanie zadań jest dosyć trudne i czasem ciężko się przemóc, jednak przynosi dużo korzyści. Pozwala skupić się na tych najważniejszych zadaniach. I znowu wracamy do Briana Tracy, który twierdzi, że jeżeli ktoś jest w stanie wykonać zadanie w 70% tak dobrze jak my, to powinniśmy mu je oddelegować. Warte przemyślenia. Zwłaszcza jeśli jesteśmy bardzo zarobieni i lista niewykonanych zadań rośnie.
E, czyli niepotrzebne skreślić
Ostatni priorytet na naszej liście to zadania, którymi nie powinniśmy zajmować się wcale. Są nieważne a konsekwencje ich niewykonania nieistotne. Są to zadania, których nawet nie warto delegować innym. Dosadniej rzecz ujmując – ta kategoria zadań to strata czasu.
Podsumowanie
Niejednokrotnie podkreślam jak istotnym jest planowanie. Bez planu praca jest mniej wydajna i zupełnie nieprzewidywalna. Warto o tym pamiętać, gdy następnym razem będziemy tracić czas na zastanawianie się czym by się tu teraz zająć.
Ustalanie priorytetów jest ważne zarówno w planowaniu dnia, czyli zarządzaniu czasem, jak również w planowaniu pracy zespołu czy zarządzaniu priorytetami. Nie każda metoda sprawdzi się w każdej sytuacji. Być może czasem będziemy potrzebowali więcej priorytetów, a czasem wystarczą nam tylko 3. Niezależnie od tego, jaką metodę ustalania priorytetów wybierzemy, czas poświęcony na planowanie zawsze procentuje.
Wszystkie wpisy z serii „Jak ustalać priorytety”
Jestem Magda, ta z narudo.pl – entuzjastka technologii, project manager i analityk
IT. Wspieram przedsiębiorców i twórców internetowych w skutecznym wykorzystywaniu narzędzi online i sztucznej inteligencji oraz organizacji i planowaniu. Wierzę w optymalizację pracy i efektywne zarządzanie, jestem gotowa podzielić się swoim doświadczeniem i wiedzą abyśmy mogli pracować mądrzej, nie ciężej.
