W poprzednim wpisie o ustalaniu priorytetów pisałam o macierzy Eisenhowera. Metoda ważne i pilne jest bardzo skuteczna. Pozwala ona na ustalenie priorytetów zadań w danej chwili. Nie jest to jednak jedyna metoda, dzięki której możemy nadawać priorytety naszym zadaniom. Dzisiaj chcę przedstawić metodę, która najczęściej wykorzystywana jest w projektach informatycznych i świetnie sprawdza się przy ustalaniu priorytetów dla wymagań użytkowników – czyli metoda MoSCoW.
Czym jest metoda MoSCow?
Zarządzanie projektem często sprowadza się do balansowania między czasem realizacji, kosztami oraz zachowaniem odpowiedniej jakości. Czyli w skrócie, dobrze, tanio i szybko – wybierz dwa!
Żeby było łatwiej zrozumieć konieczność wprowadzenia tej metody, trzeba najpierw wczuć się w realia projektu. Na początku projektu zbieramy wymagania biznesowe. Znając wymagania jesteśmy w stanie określić czas potrzebny na ich realizację oraz koszt. W tym miejscu często następuje zderzenie oczekiwań biznesu z rzeczywistością i by dopiąć budżet lub zmieścić się w zakładanym czasie jesteśmy zmuszani do obcinania wymagań (lub wybrania tych, w danej chwili najważniejszych).
Kiedy więc musimy zdecydować, które wymagania są najważniejsze w danej chwili, na pomoc przychodzi nam wspomniana wcześniej metoda MoSCoW. Akronim ten powstał od zlepku zwrotów Must (have), Sholud (have), Could (have) i Won’t (have).
Jak łatwo się domyślić wymagania dzielimy na te które:
- muszą być zrealizowane – MUST (have) – bez nich system nie będzie przynosił korzyści, nie będzie spełniał swojego zadania
- powinniśmy zrealizować – SHOULD (have) – są to bardzo ważne wymagania, ale nie są krytyczne
- moglibyśmy zrealizować – COULD (have) – będzie fajnie jak uda się je zrealizować, nie będzie tragedii jeśli się nie uda.
- te, których nie zrealizujemy – WON’T (have) – tym razem ich nie będziemy robić.
Warto w tym miejscu wspomnieć, że ta metoda nadawania priorytetów została wprowadzona i najlepiej sprawdza się w iteracyjnym podejściu. Iteracje (sprinty/fazy/etapy) z reguły mają określony czas trwania (timebox). To oznacza, że możemy w każdej zrealizować tylko określoną ilość pracy. W każdej kolejnej iteracji nadajemy więc priorytety funkcjonalnościom, co pozwala nam zdecydować o jej zakresie.
Jak wykorzystać MoSCoW w praktyce?
Istotnym jest właśnie to, że priorytety nie są nadane raz na zawsze, tylko weryfikowane przy kolejnych iteracjach. Rozwiązuje to problem tego, że w związku z upływem czasu pewne funkcjonalności mogą stać się mniej lub bardziej ważne.
Przypisaniem priorytetów powinna zajmować się osoba znająca wymagania i oczekiwania biznesu np. Product Owner czy analityk.
Takie przypisywanie priorytetów do wymagań pozwala też zespołowi wytwórczemu lepiej zarządzać swoją pracą. Na początku skupiają się na wymaganiach oznaczonych jako MUST, dopiero gdy te zostaną zrealizowane, przechodzą do tych SHOLUD. Analogicznie, gdy te oznaczone SHOULD zostaną zrealizowane, zespół przechodzi do wymagań oznaczonych jako COULD.
Czy metoda MoSCow ma minusy?
Jak każda metoda, ta również, będzie miała swoich przeciwników i zwolenników. Jako minusy tej metody wymienia się np. to, że nie rozwiązuje ona kwestii wyboru spośród wymagań o tym samym priorytecie. W momencie, gdy mamy wiele wymagań oznaczonych jako MUST, nadal musimy rozwiązać problem, które z nich jest „bardziej MUST”.
Krytycy zwracają również uwagę, że nie ma reguł, które sprawiłyby, że zadania z priorytetem WON’T w końcu kiedyś zostaną zrealizowane. Oznacza to, że mogą być one ciągle spychane na dalszy plan przez priorytety wyższe i tym samym nie doczekają się realizacji.
Z drugiej strony – czy tak nie będzie z każdą metodą? Zawsze istnieje ryzyko, że dojdziemy do miejsca, w którym będziemy mieli zbyt wiele zadań o tym samym priorytecie i będą potrzebne decyzje, które z nich jest najważniejsze. Może się również zdarzyć, że niezależnie od metody, w trakcie pracy nad projektem uznamy pewne jego elementy za zbędne i zdecydujemy, że nie będą one realizowane.
Podsumowanie
Jak wspomniałam na początku, metoda MoSCoW powstała do oceny priorytetów w zwinnych projektach IT. Nie oznacza to jednak, że można ją wykorzystywać wyłącznie przy takich projektach.
Ja na przykład metodę MoSCoW wykorzystałam przy remoncie i urządzaniu mieszkania. Gdy miałam już listę wszystkich rzeczy, które należy wykonać w ramach remontu przypisałam im priorytety wykorzystując te same reguły. I tak:
- MUST to były te prace, które muszą być zrobione, zanim się wprowadzimy. Bez nich nie da się mieszkać komfortowo lub wprowadzenie się będzie niemożliwe. Jak łatwo się domyślić, na tej liście znalazła się np. łazienka czy kuchnia.
- SHOULD to były takie zadania, które bardzo byśmy chcieli zrealizować przed przeprowadzką, czyli wszystkie te, które wiążą się z kurzem, brudem czy wielkim bałaganem (malowanie, kucie ścian, kładzenie płytek itp.).
- COULD, czyli te, które fajnie byłoby mieć, ale no cóż, jakoś damy radę bez nich. Mieszkać się da i nie będzie tragedii. Była to np. szafa w zabudowie.
- WON’T – na koniec były te rzeczy, których nie musieliśmy realizować przed przeprowadzką, ale które kiedyś w końcu zrobiliśmy. Np. zakup nowej kanapy. Mieliśmy starą więc zakup nowej nie był aż tak pilny.
A Wy jakich metod używacie w życiu, zarówno tym zawodowym, jak i prywatnym?
Wszystkie wpisy z serii „Jak ustalać priorytety”
Jestem Magda, ta z narudo.pl – entuzjastka technologii, project manager i analityk
IT. Wspieram przedsiębiorców i twórców internetowych w skutecznym wykorzystywaniu narzędzi online i sztucznej inteligencji oraz organizacji i planowaniu. Wierzę w optymalizację pracy i efektywne zarządzanie, jestem gotowa podzielić się swoim doświadczeniem i wiedzą abyśmy mogli pracować mądrzej, nie ciężej.
