Zarządzanie firmą z IC Project

Kolejną recenzją w cyklu poznajemy narzędzia jest „IC Project” – polska aplikacja, a raczej cała platforma do zarządzania projektami i całą firmą. Zestawienie różnych narzędzi do zarządzania projektami znajdziesz tu.

Co to jest IC Project

Producent reklamuje IC Project hasłem „Wyższy poziom zarządzania”. Nazwa sugeruje oprogramowanie do zarządzania projektami, jednak należy zaznaczyć, że jest to platforma do zarządzania całą firmą, nie tylko do prowadzenia projektów i przydzielania zadań. Z racji tematyki bloga skupimy się jednak na zarządzaniu projektami, ale warto wiedzieć, że IC Project oprócz modułu do zarządzania ma jeszcze:

• Moduł CRM – do zarządzania dostawcami i odbiorcami. Pozwala na zarządzanie informacjami o kontrahentach, osobach kontaktowych, powiązaniach z projektami itp.
• Kalendarz – Umożliwia planowanie wydarzeń, spotkań, zadań oraz nieobecności. Można go zsynchronizować z kalendarzem Google. System wysyła również automatyczne powiadomienie o zaplanowanym spotkaniu do wszystkich uczestników (również tych spoza naszej organizacji).
• Komunikator – wbudowany komunikator, który pozwala zachować całą komunikację w jednym narzędziu.
• Fakturowanie – moduł pozwalający na wystawianie faktur.
• Moduł finansowy – pozwala tworzyć pełne prognozy finansowe dla projektów, a także dodawać wszelkie poniesione kosztów na zasadzie wydatków zewnętrznych, a także poprzez raportowanie czasu pracy przez naszych pracowników.
• Raporty – system pozwala nam na raportowanie finansów projektu, bieżącego stanu projektów, ilości godzin z podziałem na projekty i ludzi, nakładu pracy poszczególnych osób, urlopów, a nawet czasu poświęconego na spotkania.
• System ticketowy – dzięki niemu możemy skonfigurować własny system obsługi zgłoszeń serwisowych. Umożliwia stworzenie formularza, który można udostępnić na zewnątrz aplikacji (np. klientom).
• Wiki – możemy zbudować własne wiki z informacjami istotnymi i przydatnymi dla naszych pracowników. Nie musimy korzystać z żadnych narzędzi zewnętrznych.
• System powiadomień – rozbudowane powiadomienia email i wewnątrz aplikacji.
• Pomoc – oprócz pomocy mailowej na stronie znajdziemy wiele filmów wyjaśniających działanie aplikacji.
• Backup danych – zapewnia bezpieczeństwo naszych informacji

Wersja darmowa

W wersji darmowej, jak to zwykle bywa przy aplikacjach/platformach tego typu, otrzymujemy limitowany dostęp do wybranych funkcjonalności. W IC Project w wersji bezpłatnej (na zawsze) otrzymujemy:

• Pełne zarządzanie zadaniami oraz projektami ograniczone do:
  • Liczba użytkowników: 3
  • Liczba projektów: 5
• Śledzenie czasu pracy
• Kalendarz
• Komunikator
• Dysk: 100MB

Płatne wersje

Płatne wersja aplikacji dostępna jest w 3 wariantach. Wszystkie oferują ten sam, pełny zakres funkcjonalny, różnią się ilością użytkowników.

• Small (do 10 użytkowników, 49€/miesiąc)
• Business (do 25 użytkowników, 70€/miesiąc)
• Enterprise (do 50 użytkowników, 99€/miesiąc)

Ceny są niższe jeśli zdecydujemy się zapłacić za cały rok.

Od czego zacząć z IC Project

Rozpoczęcie pracy – wersja próbna aplikacji

Każdy może założyć dwutygodniowe konto próbne, aby wypróbować czy IC Project spełnia jego oczekiwania. W wersji próbnej otrzymujemy pełen dostęp do wszystkich funkcji aplikacji bez ograniczeń. Założenie konta próbnego było bardzo proste i szybkie. W kilka minut zalogowałam się i rozpoczęłam przeglądanie funkcji platformy. Pracę rozpoczynamy od ekranu Dashboardu, na którym znajdziemy podsumowanie najważniejszych informacji.

Mój ICP

Są to funkcjonalności, które ułatwiają codzienną pracę. Znajdziemy tu Dashboard, o którym wspominałam na samym początku i który możemy dostosować do swoich potrzeb dodając, usuwając i przestawiając predefiniowane widgety.

Kolejna zakładka to „Zadania” gdzie znajdziemy zadania przypisane do nas w kilku różnych widokach. W tym miejscu możemy również śledzić czas naszej pracy z podziałem na poszczególne zadania. Interesującą funkcją jest „Skrzynka podawcza”, która pozwala na obsługę maili wysłanych do systemu. Można z nich utworzyć zadanie, notatkę lub komentarz do zadania. Niestety, zostało to zaprojektowane tak, że aby zadziałało, wiadomość musi zostać wysłana z maila, z którego logujemy się do systemu. Czyli możemy w ten sposób zlecać coś sami sobie. Ostatnia funkcja to kalendarz, który można zsynchronizować z kalendarzem Google.

Zarządzanie projektami z IC Project

Moduł, który najbardziej interesuje nas z racji tematyki bloga. Na poziomie projektu mamy możliwość dodawania projektów oraz wspólnego widoku Gantta dla wszystkich naszych otwartych projektów. Producent oferuje również opcję importu (z Trello) oraz eksportu (PDF, XLS, CSV).

Tworząc projekt możemy wybrać: kontrahenta, typ projektu (typy możemy definiować sami), datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia. Samo utworzenie projektu jest proste i szybkie jednak poruszanie się po projekcie nie było dla mnie zbyt intuicyjne. Owszem, wszystko zostało dobrze przemyślane. Jestem jednak osobą, która lubi najpierw sama odkrywać, a dopiero potem czyta instrukcje i dlatego zauważalną chwilę zajęło mi zorientowanie się, jak zorganizowane są projekty.

Dla każdego projektu mamy następujące widoki:

• Dasboard
• Ludzie
• Grupy zadań
• Czas pracy
• Pliki
• Faktury
• Koszty
• Notatki
• Przełączając projekt na tryb zaawansowany zyskujemy jeszcze dostęp do opcji:
  • Wykres Gantta
  • Finanse

Jeśli w naszych projektach nie są potrzebne wszystkie te widoki, możemy wyłączyć te, których nie używamy.

Dashboard

Dashboard to widok będący podsumowaniem zmian i informacji o danym projekcie. Ludzie, czyli widok umożliwiający przypisywanie osób do projektu.

Ludzie

W IC Project możemy zarządzać ludźmi na kilku poziomach. Po pierwsze, każdemu możemy przypisać Stanowisko (Dowolne) oraz Dział. Działy możemy skonfigurować w ustawieniach naszej firmy.

Po drugie – bardziej interesujące z perspektywy projektu, każdemu możemy przypisać kompetencje oraz stawkę godzinową. Jest to bardzo przydatne w tworzeniu budżetu, a w połączeniu ze śledzeniem czasu pracy, otrzymujemy narzędzie do bieżącej kontroli kosztów naszego projektu.

Grupy zadań

Zadania pod projektem podzielone są na grupy zadań. Takich grup pod projektem możemy utworzyć wiele i przypisywać do nich różne osoby. Na poziomie grupy natomiast możemy tworzyć zadania, przypisywać osoby oraz zarządzać nimi na tablicy kanban. Możemy dodawać swoje kolumny na tablicę, co pozwala na dopasowanie do naszego procesu wytwórczego.

Zadanie

Samo zadanie ma wiele możliwości konfiguracji. Możemy między innymi przypisać do zadania osoby, typ, priorytet, ustawić datę rozpoczęcia oraz termin wykonania. Osoby przypisane do zadania mogą również raportować czas pracy, jaki poświęciły danemu zadaniu. Bardzo użyteczna, zwłaszcza w dużych projektach będzie też zakładka „Ostatnie zmiany” z historią zadania.

Czas pracy

Jest to podsumowanie czasu poświęconego na projekt z rozbiciem na poszczególne dni oraz sumą całkowitą. Bardzo użyteczne, jeśli potrzebujemy informacji o postępie oraz czasie poświęconym na projekt.

Pliki

Pliki możemy dodawać z dysku lokalnego, Google Drive lub Dropboxa. Możemy je dzielić na kategorie oraz sortować.

Faktury

Z poziomu projektu mamy również możliwość wystawienia faktury. Będzie ona automatycznie powiązana z naszym projektem.

Koszty

W tym miejscu możemy załączać informacje o wszelkich dodatkowych (niewynikających z pracy zespołu) kosztach ponoszonych przez projekt. Możemy je przypisać do całego projektu lub poszczególnych etapów.

Notatki

Jest to dodatkowe miejsce na wymianę informacji.

Co jeszcze?

IC Project, podobnie jak inne aplikacje tego typu wysyła na maila powiadomienia o zmianach nas dotyczących. Mamy do dyspozycji również podręczną listę TODO, opcję wiadomości błyskawicznych do innych użytkowników (wewnątrz naszej organizacji), stream – czyli listę aktualności nas dotyczących oraz możliwość tworzenia swoich skrótów.

IC Project – podsumowanie

IC Project daje nam bardzo rozbudowane narzędzie. Jest to cała platforma do zarządzania – nie tylko projektami, ale w zasadzie całą firmą. Jeśli ktoś szuka narzędzia „Wszystko w jednym” jest to zdecydowanie dla niego. Będzie mógł dzięki IC Project w jednym miejscu zarządzać projektami, kosztami firmy, wystawiać faktury oraz zbierać informacje o klientach w module CRM.

Funkcjonalności w module zarządzania projektami są dobrze przemyślane i dopracowane, chociaż złożone i rozgryzienie niektórych zajęło mi chwilę. Na szczęście na stronie producenta jest seria poradników video, które wszystko wyjaśniają.

Wydaje mi się, że jest to raczej narzędzie do większych, dłuższych projektów. Takich, w których kontrola kosztów i zasobów jest bardzo istotna i konieczna na bieżąco i chcemy mieć wszystko w jednym miejscu. Wtedy czas poświęcony na wprowadzenie i skonfigurowanie projektu jest wart poświęcenia i faktycznie procentuje. Zyskujemy kontrolę nad kosztami, przepracowanym czasem i zrealizowanymi zadaniami. W dodatku otrzymujemy dostęp do raportów, które ułatwią nam analizy. Możemy też sprawnie zapewnić obsługę serwisową.

Z drugiej strony, jeśli ktoś szuka narzędzia wyłącznie do zarządzania prostymi projektami, w dodatku nie potrzebuje by projekty i proces zarządzania nimi były tak rozbudowane, IC Project może być dla niego „armatą na wróble”.

Nie oznacza to, że nie warto przetestować IC Project – w końcu nawet w małych firmach przyda się narzędzie, w którym można zintegrować wszystkie istotne dane.

Dodatkowe plusy to przede wszystkim przejrzysty cennik, szybka rejestracja oraz to, że aplikacja jest dostępna całkowicie po polsku. Na uwagę zasługuje również fakt, że producentem jest polska firma. Platforma udostępnia również aplikację mobilną.

Muszę jednak wspomnieć, że cena nie jest najniższa – chociaż adekwatna do ilości funkcji, jakie otrzymujemy. Całkiem nieźle prezentuje się również na tle konkurencyjnych rozwiązań.

---