Czym jest projekt i czy każdym projektem trzeba zarządzać? Poniżej małe wprowadzenie do wielkiego tematu zarządzania projektami. Zaczniemy od tego, co to właściwie jest projekt i dlaczego się nim zarządza!
Co to jest projekt? Definicje projektu.
Projekt (za Wikipedią) charakteryzuje się tym, że jest unikatowym, jednorazowym i złożonym zbiorem działań o jasno określonym celu i ramach czasowych. Nie każde przedsięwzięcie czy proces, którym zarządzamy w firmie to projekt. Często procesy i działania operacyjne przedsiębiorstwa mylnie określa się projektem. Nie są one zazwyczaj unikatowe czy innowacyjne dlatego zazwyczaj działania operacyjne firmy nie są projektem. Mimo że też są złożone i trzeba nimi zarządzać. W jednym zdaniu projekt zdefiniował Krzysztof Sacha w książce „Inżynieria oprogramowania”:
„Projektem nazywa się w naukach o zarządzaniu przedsięwzięcie o zaplanowanym początku i końcu, którego celem jest dostarczenie pewnego unikalnego produktu.”
Bardziej wyczerpująco projekt zdefiniowali K. Wysocki i R. MCGAry w książce „Efektywne zarządzanie projektami” jako:
„sekwencję niepowtarzalnych, złożonych i związanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodnie z założonymi wymaganiami”.
Czym nie jest projekt?
Jak widać są to definicje proste i trudne zarazem. W związku z tym, że pojęcie projekt funkcjonuje w języku codziennym w dość szerokim rozumieniu ciężko jest czasem zawęzić jego znaczenie do tak konkretnych założeń. Na potrzeby teorii zarządzania musimy jednak przyjąć, że za projekt uznajemy przedsięwzięcie jednorazowe, unikatowe, innowacyjne, o jako określonym celu, budżecie, wymaganiach oraz początku i końcu. Należy też pamiętać, że rezultatem projektu powinna być zmiana. Jeśli projekt nie powoduje zmiany to pewnie został mylnie nazwany projektem zamiast procesem.
Spójrzmy na to samo przedsięwzięcie z dwóch różnych punktów widzenia.
Dla firmy zajmującej się robieniem stron internetowych zlecenie wykonania strony internetowej jest zwykłym działaniem biznesowym. Z punktu widzenia np. salonu fryzjerskiego, który zleca wykonanie takiej strony (a który do tej pory takowej posiadał) takie zlecenie jest projektem.
Zlecenie to powstało w wyniku potrzeby biznesowej (np. chęci dotarcia do nowych klientów lub budowania wizerunku marki), będzie miało określony budżet i czas oraz konkretne wymagania co do jej wyglądu i funkcjonalności i powinno przynieść określone korzyści dla salonu.
Zarządzanie projektami (ang. project management)
Projekt to dosyć złożone przedsięwzięcie i wymaga by zadania z niego wynikające były skoordynowane. Zarządzanie projektem to zbiór działań (sekwencja, proces) mających doprowadzić do realizacji danego celu (dostarczenie produktu) w założonym czasie, budżecie i zgodnie z oczekiwaniami. Właściwie to zarządzanie projektami jest odrębną dziedziną skupiającą się na efektywnym osiąganiu celów i przez lata wypracowano wiele metod i standardów zarządzania projektami.
Historia współczesnego zarządzania projektami sięga lat pięćdziesiątych ubiegłego wieku. Niektórzy twierdzą, że geneza tego, co dziś nazywamy zarządzaniem projektami wywodzi się z projektu Manhattan. Największego projektu w historii nowożytnej, który doprowadził do wytworzenia bomby atomowej i na zawsze zmienił historię świata.
Etapy projektu
W bardzo ogólnym ujęciu w projekcie wyróżniamy następujące fazy: inicjacja, planowanie, realizacja, monitorowanie/kontrola, zakończenie i ocena.
1. Inicjacja projektu
Inicjacja to etap projektu, podczas którego przede wszystkim określany jest jego cel i zakres. Zbierane są wymagania na poziomie biznesowym. Na tym etapie projekt powinien mieć jasno zdefiniowany cel.
W ramach inicjacji projektu powinno się również określić jego udziałowców (dziwne słowo w języku polskim, w kontekście zarządzania prawda? Czasem zamiennie używa się zwrotu interesariusze projektu, co również nie do końca odzwierciedla istotę angielskiego słowa „stakeholders”). Do udziałowców projektu zalicza się między innymi: kierownika projektu, sponsora, klientów oraz użytkowników końcowych i zespół realizujący projekt (w tym ewentualnych podwykonawców).
Różne metodyki definiują różne procesy i procedury pozwalające zrealizować cele tego etapu projektu. Określane są specjalne dokumenty, które powinny zostać wykonane oraz zatwierdzone przed rozpoczęciem kolejnego etapu.
2. Planowanie
Gdy znany jest już inicjalny zakres projektu (zdefiniowane są jego główne wymagania i cel) oraz gdy ustalona została metoda jego prowadzenia należy zaplanować kolejne kroki. Znany jest też budżet i czas więc można zdefiniować kamienie milowe, główne zadania oraz zbudować zespoły je wykonujące. Zwykle na tym etapie tworzy się harmonogram ogólny, który jest później uszczegóławiany oraz wyłania się struktura organizacyjna zespołów projektowych. Przy dużych projektach ustala się też plan komunikacji (sposób przepływu informacji w projekcie), harmonogramy raportowania i sposoby zarządzania ryzykiem.
3. Realizacja
Na tym etapie, w wyniku uszczegółowienia wymagań powstaje produkt. W zależności od specyfiki branży przygotowywane są projekty techniczne, uruchamiane są linie produkcyjne czy tworzone jest oprogramowanie. Innymi słowy, wykonywany jest szereg czynności niezbędnych do wytworzenia gotowego produktu.
4. Monitorowanie/kontrola
Monitorowanie ma na celu dopilnowanie by projekt nie przekroczył zakresu, założonego czasu oraz budżetu (relacje między tymi zmiennymi często obrazuje się za pomocą tak zwanego „trójkąta zarządzania projektami”).
Kontrolując postęp realizacji prac – należy weryfikować czy postępują zgodnie z założonym harmonogramem. W ramach kontroli może się okazać np. że należy zmienić harmonogram bo wyniknęły nieprzewidziane wcześniej prace.
W ramach monitorowania zarządza się też ryzykiem.
Czy wiesz że?
Kontrola jakości i wykrywanie błędów są ważne na każdym etapie projektu. Im wcześniej błędy zostaną wykryte, tym mniejszy będzie koszt ich naprawy.
Przykład:
Projekt: budowa domu
W bardzo dużym uproszczeniu, aby wybudować dom należy mieć działkę, projekt domu od architekta, niezbędne pozwolenia i ekipę, która ten projekt wykona. Wyobraźmy sobie sytuację, że jesteśmy na etapie wnoszenia mebli i wieszania firanek, gdy nagle okazuje się, że ktoś zapomniał zamontować jakąś rurę. Masakra prawda? Badacie sytuację i okazuje się, że rura nie została zamontowana, bo nie było jej na planie. Żeby teraz naprawić taki błąd trzeba nanieść poprawkę na projekt, zerwać nową podłogę, skuć wylewkę, a potem wszystko naprawić. Koszty ogromne, nerwy ogromne a wymarzona przeprowadzka odroczona na nie wiadomo, kiedy… A teraz wyobraźmy sobie, że ten błąd został znaleziony, kiedy projekt domu istniał tylko na papierze. Architekt poprawił go w pół godziny (wliczając w to przerwę na kawę). Widzicie różnice? Ten sam błąd wykryty na różnych etapach projektu powoduje różne koszty naprawy.
5. Zakończenie i ocena
Udany projekt powinien się zakończyć wdrożeniem gotowego produktu (uruchomieniem linii produkcyjnej, wdrożeniem nowego systemu, otwarciem nowego budynku itp.).
W ramach oceny i zamknięcia projektu dokonywane jest podsumowanie. Wyciągane są wnioski dla organizacji, analizowane są popełnione błędy.
Część z tych etapów (planowanie, realizacja i monitorowanie) może się powtarzać w ramach jednego projektu, wtedy mówimy o iteracyjności. W zależności od przyjętej metody zarządzania projektami podejście do poszczególnych etapów jest różne, określane są specyficzne procesy i procedury oraz dobre praktyki.
Metodyki zarządzania projektami
Czemu istnieje wiele standardów zarządzania projektami? Ponieważ każdy projekt jest inny, każda organizacja jest inna i każdy zespół jest inny. Różnorodność sposobów prowadzenia projektu pozwala dobrać jak najlepszą opcję do potrzeb danego projektu. Więcej na ten temat piszę we wpisie pt. „Zwinne i tradycyjne zarządzanie projektami”.
Poniżej wymieniam kilka najpopularniejszych metodyk:
- PRINCE2 (Projects in Controlled Environments)
- PMBoK, PMI
- Scrum/Agile
- Extreme project management (XP)
Podsumowanie
Jak widzicie, aż do tego momentu nie wspomniałam nic o rodzaju produktu, który dostarczamy w ramach projektu. Dlaczego? Bo specyfika dostarczanego produktu nie wpływa aż tak bardzo na sposób zarządzania danym projektem. Oczywiście, warunkuje pewne metody wykonywania poszczególnych zadań, ale metodyki zarządzania projektami są dosyć uniwersalnie skonstruowane. I choć moim założeniem jest by punktem wyjścia moich tekstów było zarządzanie w IT to, z pewnością wiele z tego będzie można wykorzystać w innych dziedzinach.
Koniecznie zobacz też mój wpis „Zarządzanie projektami – wstęp do Agile” i przeczytaj o roli project managera. Odbierz też darmowy e-book „Jak zrobić harmonogram projektu w 7 krokach”.
Jestem Magda, ta z narudo.pl – entuzjastka technologii, project manager i analityk
IT. Wspieram przedsiębiorców i twórców internetowych w skutecznym wykorzystywaniu narzędzi online i sztucznej inteligencji oraz organizacji i planowaniu. Wierzę w optymalizację pracy i efektywne zarządzanie, jestem gotowa podzielić się swoim doświadczeniem i wiedzą abyśmy mogli pracować mądrzej, nie ciężej.
