Menedżer projektu – czym się zajmuje?

Odpowiedź, jak zawsze przy takich pytaniach nie jest jednoznaczna. To zależy. Przeglądając ogłoszenia zetkniecie się z przeróżnymi stanowiskami związanymi z zarządzaniem projektami. Ograniczając się wyłącznie do zarządzania w IT i tak możemy znaleźć całą masę różnych nazw stanowisk. Mamy zatem project managerów, kierowników lub menedżerów projektu, liderów projektu, scrum masterów, junior PM czy PMO.

Czym właściwie zajmuje się menedżer projektu (PM)?

Do napisania tego tekstu natchnęła mnie sytuacja, która spotkała moją koleżankę. Koleżanka pracowała jako analityk ale zależało jej na rozwoju w kierunku zarządzania projektami. Szukała pracy jako junior PM, lub PM dla małych projektów. Nie była całkowicie zielona w temacie, zarządzała już wcześniej małym zespołem i miała kilka lat doświadczenia w dużych, komercyjnych projektach IT. Trafiła z polecenia na rozmowę o pracę i w czasie rozmowy stanowisko wydawało się idealne dla niej. Miała prowadzić wewnętrzne projekty a do tego mieć pomoc mentora i rzetelne wprowadzenie w tematykę projektów.

Niestety dopiero po rozpoczęciu pracy okazało się, że te projekty nie są projektami (w rozumieniu teorii zarządzania projektami) tylko zmianami rozwojowymi, a zarządzanie nimi miało polegać na przygotowaniu dokumentacji i czekaniu aż znajdzie się ktoś, kto będzie mógł te zmiany zaimplementować. Nie miała wpływu na zasoby ani na budżet, właściwie nie dostała nawet zespołu do realizacji zadania. O obiecanym wdrożeniu i pomocy mogła zapomnieć. Za to oczekiwano od niej dotrzymania terminu, który jej narzucono i realizacji zgodnie z zamysłem, którego jej nie przedstawiono.

Sądzę, że przypadek mojej koleżanki nie jest odosobniony. Biorąc pod uwagę jak różnorodnie można opisać jedno stanowisko takich sytuacji jest pewnie wiele.

Rola menedżera projektu

Jaka jest zatem rola kierownika projektu? Niby intuicyjnie każdy wiedząc czym jest projekt ma jakieś wyobrażenie czym w takim razi musi zajmować się osoba nim zarządzająca. Z drugiej jednak strony różnorodność projektów, organizacji i metodyk sprawia, że na każdym projekcie rola PM (a nawet nazwa tej roli) jest nieco inna. Jak pokazuje historia mojej koleżanki trzeba się upewnić nawet czy obie strony dobrze rozumieją czym jest projekt i czy mają taką samą wizję zarządzania nim.

Generalnie rolą PM jest dopilnowanie by projekt został zrealizowany w ustalonym zakresie i zgodnie z harmonogramem oraz nie przekroczył zakładanego budżetu. Często, PM musi składać raporty z postępów i ryzyk zidentyfikowanych na projekcie.  W każdej organizacji zakres kompetencji będzie trochę inny.  I tak, w zależności od organizacji PM będzie lub nie będzie zarządzał budżetem, uczestniczył w rekrutacjach czy negocjacjach z klientem.

W jednych firmach PM, czy też kierownik projektu będzie odpowiadał za wszystko, od negocjacji z klientem po rekrutacje zespołu aż do podpisania protokołu odbioru. Będzie odpowiadał za budżet i harmonogram projektu lub projektów, a nawet całych programów. Z drugiej strony znajdziemy firmy, które również zatrudniają project managerów ale u  nich rolą PM jest „tylko” zarządzanie operacyjne projektem. Często budżetem zarządza się wyżej (np. na poziomie całego działu czy firmy) a rolą PM jest dostarczanie wycen czy oszacowania pracochłonności.

Kompetencje PM

Menedżer projektu powinien posiadać cały zakres kompetencji miękkich i twardych. Z dużym naciskiem na zestaw umiejętności miękkich. O ile na początku myślałam, że wystarczy być dokładnym, skrupulatnym i zorganizowanym, tak z biegiem czasu przekonałam się jak ważne są umiejętności określane miękkimi.

PM powinien być ekspertem w komunikacji, negocjacjach i mediacjach. Rolą PM jest utrzymywanie relacji z klientem, negocjacje, rozwiązywanie konfliktów czy mediacje. Tabelki i harmonogramy oczywiście też, ale od tego można mieć pomocników, zarządzać ludźmi PM musi umieć sam.

Jak PM robi to wszystko? Oczywiście nie robi tego sam i ma do tego specjalne narzędzia. Przecież niektóre projekty liczą po kilkaset osób. Kierownik projektu jest po to żeby spiąć wszystko w całość. Dlatego musi umieć otoczyć się właściwymi ludźmi i korzystać z odpowiednich narzędzi.

Zadania i odpowiedzialności PM

Aby pokazać wam jak różnorodne zadania mogą być zlecane PM przeanalizowałam wiele ogłoszeń o pracę w zarządzaniu projektami IT i poniżej przedstawiam to, co pojawiało się najczęściej. Pomijałam ogłoszenia gdzie poszukiwany był typowo Scrum Master a nie kierownik projektu bo jednak jest pewna różnica między nimi.

Zadania PM najczęściej występujące w ogłoszeniach o pracę:

• Współpraca i koordynacja zespołów wewnętrznych i firm zewnętrznych,
• Współpraca z klientem (zarówno zewnętrznym jak i wewnętrznym) oraz ogólna umiejętność rozumienia biznesu.
• Dostarczanie raportów i dokumentów projektowych
• Nadzór nad realizacją celów i analiza postępów realizacji.
• Rekomendowanie kierunków rozwoju.
• Inicjacja i zarządzanie projektami na całym etapie wytwórczym.
• Nadzór nad zakresem oraz budżetem.
• Dostarczenie wycen i oszacowań.

Były jeszcze zadania wynikające ze specyfiki projektu, np. inne zadania były określane na projektach typowo wdrożeniowych a inne np. w e-commerce czy w start-upach.

Oczekiwania wobec kandydatów

Oczekiwania wobec kandydatów w ogłoszeniach o pracę były mocno rozbudowane. Pomijam na liście oczekiwania odnośnie znajomości języka (króluje biegły angielski) oraz narzędzi pracy. W wielu, choć nie we wszystkich, ogłoszeniach pojawiają się też oczekiwania odnośnie posiadanych certyfikatów (PRINCE2, PMI), wykształcenia wyższego lub wymaganych lat doświadczenia w branży lub na podobnym stanowisku.

Najczęściej poszukiwane kompetencje wśród kandydatów na managerów:

• Znajomość metodyk zarządzania projektami i metodyk wdrożeniowych
• Znajomość analizy i architektury aplikacji oraz technologii
• Umiejętność planowania projektów i organizacji czasu oraz zarządzania ryzykiem
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność prowadzenia kilku projektów na raz
• Praca pod presją czasu i przy ograniczonych zasobach
• Chęć do rozwoju i poznawania nowych technologii i rozwiązań
• Łatwość w reagowaniu na zmiany
• Duża samodzielność
• Zdolności komunikacyjne, zarówno werbalne i niewerbalne,
• Umiejętności negocjacyjne, umiejętność rozwiązywania problemów
• Zdolność nawiązywania i podtrzymywania dobrych relacji z klientem
• Umiejętność budowania i motywowania zespołu

To co się rzuca w oczy to fakt, że w większości ogłoszeń niemal równy nacisk kładziony jest na kompetencje miękkie i twarde. Jaki z tego wniosek? Nie wystarczy tylko zdobywanie kolejnych certyfikatów. Trzeba też mieć doświadczenie i umieć pracować z ludźmi. Idealny project manager to osoba dobrze wykształcona z wysoko rozwiniętymi umiejętnościami interpersonalnymi.

Czy etykieta jest ważna?

Moim zdaniem etykieta nie jest ważna. Ważne jest by na rozmowie o pracę dokładnie ustalić oczekiwania i zakres kompetencji project managera. Pozwoli to uniknąć rozczarowań obu stronom.

Jeśli masz zamiar zająć się zarządzaniem projektami nie zdziw się tymi rozbieżnościami w oczekiwaniach i zadaniach w różnych organizacjach. Wszystko, łącznie z nazwą stanowiska, będzie zależało od struktury organizacyjnej firmy i od rodzaju projektu.

Jeśli chcesz być project managerem musisz zastanowić się czy lubisz taki tryb pracy. Praca przy projekcie wiąże się z ciągłymi zmianami, koniecznością podejmowania wielu decyzji i rozwiązywania problemów.

Niektórzy wolą spokojniejszy i nieco bardziej monotonny tryb racy. A Ty do jakich ludzi należysz? Jeśli lubisz planować, lubisz pracę z ludźmi, umiesz rozwiązywać problemy, cechujesz się dużą samodzielnością to zdecydowanie są to cechy przydatne każdemu kierownikowi projektu.

Gdzie szukać pracy w zarządzaniu projektami?

Poniżej zestawienie najpopularniejszych w internecie miejsc z ofertami pracy dla IT.

• Pracuj.pl
• https://justjoin.it/
• https://nofluffjobs.com/
• https://www.stepstone.pl/
• https://www.linkedin.com/feed/
• https://bulldogjob.pl/
• https://pl.jooble.org/
• https://pl.jobsora.com/