Wirtualna asystentka to dość nowy zawód, ale zyskuje coraz większą popularność na polskim rynku pracy. Przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z pomocy zdalnych pracowników i doceniają fakt, że nie muszą zatrudniać kolejnych osób na etat. WA najczęściej odciążają swoich szefów w zadaniach administracyjnych, działaniach internetowych, obsłudze skrzynek mailowych, social mediów, wystawianiu faktur, umawianiu spotkań, wyszukiwaniu informacji itd.
Niektórzy myślą, że praca wirtualnej asystentki to tylko proste zadania administracyjne, które nie wymagają wiedzy z zakresu zarządzania. Nie jest to prawda. Sprawna praca z wieloma klientami wymaga umiejętności organizacji i zarządzania czasem. Mało tego, w związku z modelem, w jakim rozliczają się WA, muszą one umieć dobrze zorganizować swój czas, by jak najefektywniej wykorzystać każdy dzień. Często WA odpowiadają również za organizację swoich klientów prowadząc ich kalendarze, organizując spotkania czy pilnując terminów.
Jeśli więc ktoś myśli, że praca wirtualnej asystentki to praca, którą można wykonywać w przerwie od innych zajęć, to powinien zrewidować swoje poglądy. Wirtualna asysta z powodzeniem może być zajęciem na cały etat.
Spis treści
Co wirtualna asystentka powinna wiedzieć o zarządzaniu?
Jak pokazała nasza ankieta przeprowadzona z portalem Asystentka Level Master, wirtualne asystentki zainteresowane są rozwojem w kierunku zarządzania projektami (Wirtualny Project Manager) lub całymi biznesami dla swoich klientów (Online Business Manager). Wiele z WA myśli też o skalowaniu swojego biznesu i zakładaniu agencji asystentek. Więcej o podobieństwach i różnicach w tych wirtualnych zawodach pisałam tutaj: „Wirtualna asystentka, project manager a może online business manager? Kogo potrzebuje Twoja firma?”.
Nawet jeśli w tej chwili uważasz, że zakres twojej pracy nie wymaga zdolności managerskich warto patrzeć w przyszłość. Kto wie, może Twoi klienci będą chcieli zlecać Ci coraz poważniejsze zadania wymagające większej odpowiedzialności i samodzielności? Może w przyszłości Twoi klienci będą chcieli, żebyś prowadziła ich projekty lub koordynowała pracę ich zespołów, albo była nie tylko wsparciem w pracach administracyjnych, ale filarem ich biznesu.
Mając to na względzie, warto zastanowić się nad rozwojem w następujących obszarach:
- Zarządzanie czasem
- Organizacja i planowanie
- Zarządzanie zespołami
- Zarządzanie projektami
- Organizacja pracy zdalnej
Zarządzanie zespołem
Wszystkie te obszary mogą się przydać przy rozwoju biznesu Wirtualnej Asystentki. Jeśli chcesz w przyszłości mieć swój zespół czy swoją agencję wirtualnych asystentek musisz zadbać o umiejętności związane z budowaniem zespołu, dobieraniem pracowników, delegowaniem zadań i planowaniem pracy dla całego zespołu. Stworzenie sprawnego i efektywnego zespołu to trudne zadanie. Wymaga dobrania odpowiednich osób na konkretne stanowiska i sprawnej organizacji pracy.
Dzięki wiedzy na temat budowania zespołu można uniknąć wielu błędów na starcie. Umiejętne delegowanie zadań i zarządzanie ich wykonaniem zwiększa nie tylko wydajność zespołu ale też satysfakcję z pracy jego członków.
Zarządzanie projektami
Jeśli myślisz o zarządzaniu projektami, musisz poznać metodyki i narzędzia wspierające tę pracę. Dobrze wiedzieć czym się różni Agile od Waterfall’a i jak zrobić harmonogram i budżet projektu. Owszem projekty udają się bez zaawansowanych narzędzi oraz bez znajomości metodyk zarządzania jednak im większy projekt tym jest to trudniejsze. Dlatego powinnaś poznać przynajmniej podstawy, by świadomie potem z nich rezygnować.
Organizacja pracy zdalnej
Wszystko to należy jeszcze zestawić z pracą zdalną bo właśnie tak pracuje się w tych wirtualnych zawodach. Należy znać odpowiednie narzędzia do organizacji pracy oraz komunikacji, która jest utrudniona, gdy nie pracuje się w tym samym biurze i nie ma możliwości bezpośredniej rozmowy. Komunikacja w zdalnych zespołach i projektach to jeden z czynników wpływających na sukces przedsięwzięcia, a zarazem jeden z trudniejszych aspektów. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy jak wiele zależy od naszych umiejętności komunikacji.
Zarządzanie dla wirtualnych asystentek – poznaj nasz poradnik
Aby było Ci łatwiej, razem z portalem Elą Zielińską ze strony Asystentka Level Master przygotowałyśmy poradnik o podstawach zarządzania dla wirtualnych asystentek. Jest to wypchany przykładami przewodnik po podstawowych zagadnieniach zarządzania. Zaczynamy od fundamentów budowania zespołu, sposobów organizacji pracy i budowania komunikacji. Następnie przechodzimy do zarządzania projektami gdzie porównujemy metodyki zwinne i klasyczne, pokazujemy jak stworzyć harmonogram oraz jak uniknąć najpopularniejszych błędów. Na koniec otrzymasz rozdział o narzędziach przydatnych do pracy zdalnej. A do tego jeszcze bonusy – niespodzianki.
