Od Magdy

Bardzo lubię udostępniać przestrzeń Rudej Strony Zarządzania innym autorom. Dzisiaj chciałabym przedstawić Wam Kapelmistrza tworzącego jeden z bardziej intrygujących profili na Instagramie jaki znalazłam: Pięćdziesiąt Twarzy PMa. Bo przecież project managerów mamy nie tylko w IT i każdy może mieć inną Twarz. Ja z niecierpliwością czekam aż Kapelmistrz pokaże swoją 🙂

Od Kapelmistrza

W szczycie pandemii, kiedy kompletnie nie było wiadomo, jak to się wszystko potoczy (nie żebym teraz było jakoś bardzo komfortowo) popularnym zagadnieniem było: przebranżowienie. Niby fajnie, ale o ile z pewnych luksusów można zrezygnować (kino, restauracja, piłka nożna) to trudno mi sobie wyobrazić zdalne porody czy samodzielne szycie ubrań przez każdego mieszkańca Ziemi-Tej Ziemi.

Wyobraź sobie, że nagle każdy chce zostać PMem i prowadzić projekty (najlepiej IT, bo to takie zdalne i przyszłościowe). Nawet w mniejszej skali tylko Twojego biura. Co jakby każdy był PMem, SMem czy wyznawcą innej metodologii? Kto by wtedy kodował, testował, rysował, chodził na produkcję, nadzorował PPAP* itd. Zadaję więc pytanie:

czy aby na pewno trzeba być Kierownikiem Projektu, żeby je prowadzić?

Moja teza to:

absolutnie nie. Uważam, że to kompetencje są przyszłością, a nie sama nazwa stanowiska.

Oba powyższe akapity były niejako inspiracją do stworzenia formuły Pięćdziesięciu Twarzy PMa, z których jedną, dzięki uprzejmości Magdy mogę, Ci dziś zaprezentować.

50 Twarzy PMa – Listonosz

Czy ta profesja ma coś wspólnego z zarządzaniem projektami ? Czy są rzeczy, które listonosz może nauczyć PMa? Myślę, że tak. Zapraszam do krótkiej analizy.

Dowód 1

Unikalny wysiłek mający początek i koniec, czyli najbardziej popularna definicja projektu, jaką znam (wg PMI®️). Każdy dzień Listonosza to nowe projekty. Efekt jest ten sam tj. ludzie dostający paczki, listy czy emerytury, ale nie przeczy to jego unikalności. W swoich projektach robię dokładnie to samo. Dbam, żeby każde auto – in the end of the day (czyli na SOP*) – miało prawidłowe systemy bezpieczeństwa. Niby ciągle to samo, ale uwierz mi… nie jest tak samo.

Listonosz swój dzień zaczyna od zrobienia planu, potem tworzy sporo dokumentacji, a na koniec wszystko podsumowuje. Po drodze, choć głównie pracuje sam, ma wiele zadań, ryzyk, którymi musi zarządzić, ludzi, z którymi musi rozmawiać itp. Może być kimś, kto rzuca paczkę byle jak do windy lub z uśmiechem podaje ją do rąk (zakładam jednak koniec pandemii któregoś dnia). Czyż to nie brzmi jak praca projektowa? Monotonna?

Zgadzam się. Większość procesów dzieje się tu – w głowie!? Zdecydowanie tak. Mając kompetencje projektowe, można by wynieść dostarczanie paczek na wyższy poziom. No właśnie. Dostarczanie…

Dowód 2

Deliverable – czyli jedno z bardziej popularnych słów okołoprojektowych (zaraz po: „timing” i czekam na maila”) tłumaczone jako:

produkty projektu, które sumarycznie tworzą jego zakres (uwaga na Scope Creep, ale to już domena Kelnera). Dostarczanie to podstawa pracy listonosza. Zmienianie stanu z NIE MAM na MAM, tak jak projekt zmienia sytuacje z A na B (w założeniu B jest lepsza). Projekty są po to, żeby dostarczać wartość określoną np. w Bussines Case a sprecyzowaną w kontrakcie.

No dobrze, ale co konkretnie PM (w domyśle nawet ten nieformalny) może zabrać dla siebie z pracy listonosza? Na przykład to:

listonosz nosi sporo gotówki i jest za nią odpowiedzialny. Podobnie PM musi pilnować przepływu pieniędzy w projekcie, choć w przeciwieństwie do listonosza, ma pewne marginesy i pomoc innych. Czasem kusi, żeby przymknąć oko mówiąc: to nie moja kasa. To błąd. Pieniądze, to też środek wyrażający spełnianie założeń w projekcie (ilość nadgodzin prowadząca czasem do frustracji Zespołu, transport specjalny a co za tym idzie dodatkowe aktywności i ryzyka, kary i ich długoterminowe skutki, oraz wiele innych). Wszystkie one świadczą o jakości projektu i pracy PMa. Bądź jak listonosz. Dbaj o budżet jak on o przekazy (choć to usługa schyłkowa).

Dowód 3

Ludzie listy piszą. Głównym zadaniem listonosza jest dystrybucja listów. Niektórzy PM-owie tak to sobie wzięli do serca, że stali się tzw. Forward Managerami. Poznasz ich po charakterystycznej treści maila: „FYI”, choć niektórych FM nie stać nawet na to. Nie tędy droga. Nie tak wygląda komunikacja. Stosuj zasadę Do Rąk Własnych i Potwierdzenie Odbioru a unikaj Priorytetów, dla nich stworzono telegram…znaczy telefon. Otp krótkie definicje powyższych wraz z interpretacją.

Do rąk własnych

Jeżeli już delegujesz mailem i wiesz, że samo FYI nie wystarczy (polecam użyć choćby szablonu WDWBW) pamiętaj, żeby dostarczyć go do właściwych rąk (oczu). Nie zostawiaj niedomówień, bo te będą rozpatrywane na korzyść odbiorcy, a nie zadania. W „najlepszym razie” robota będzie zrobiona dwa razy, a to też MUDA. Oprócz doboru właściwych adresatów rozsądnie dodawaj grupę „Stalkerów” w CC/BC/Kopia/… Nikt nie lubi być śledzonym, więc jeśli już dodajesz kogoś do obserwatorów, napisz, chociaż po co.

Ludzkość oprócz plastiku wynalazła jeszcze narzędzia do zarządzania zadaniami. One nie są po to, żeby ładnie wyglądały na pulpicie. Używaj tego na A, N, P, W, O czy nawet tego na E stworzonego w sumie w innym celu. Ważne, żeby działało.

Potwierdzenie Odbioru

W komunikacji nie chodzi o to, żeby tylko nadać komunikat, ale o to, żeby został on usłyszany. Każdy stosuje Out of Office (OoO) prawda?

Zakładamy, że wszyscy muszą wiedzieć, że nas nie ma (wiadomości bez daty powrotu traktuje jak napis na kiosku: ZARAZ WRACAM, czyli jako żadną informację). Dlaczego więc jak jesteśmy w pracy, nie potwierdzamy otrzymania komunikatu, szczególnie gdy mamy zamiar odpowiedzieć dopiero za dłuższy czas? Wiem, że tego jest dużo i nie chodzi mi o każdy mejl, ale nawet najlepszy PM nie czyta w myślach, dlatego namawiam: dawajcie sobie znać czy i jak komunikacja dochodzi. Im nas więcej, tym lepiej.

Priorytet

Nie lubię, jak ktoś za mnie ustala, co jest ważne i pilne. Nie lubię wykrzykników i ich nie stosuje, chyba że komuś dziękuje: thx ! super! wow!

Nie lubię też rozmawiać przez telefon i zawsze traktuje to jako ostateczność – czasem jednak potrzebną (dla Force Majeure, ewakuacji budynku, czy zostawienie auta na światłach). To najdroższa forma komunikacji, bo jest: synchroniczna i często mało efektywna. Gorsze od telefonu z prio. jest tylko telefon z prio. z pytaniem: „czytałeś maila? właśnie wysłałem!” Uważam, że rozsądnym czasem na zapoznanie się z każdym mailem jest 24-48h i przed ich upływem nie oczekuje od odbiorcy niczego. Jak naprawdę się pali to trzeba działać a nie uskuteczniać „Medytacje wiejskiego listonosza”.

Bonus fact

Kiedy listonosz opróżnia torbę podczas ciężkiego dnia pracy, nie liczy, że następnego dnia będzie pusta. Podobnie Ty. Nie fantazjuj o „INBOX0”.

On nie istnieje. Nowe listy (te elektroniczne) zawsze będą się pojawiać i jedyne co trzeba zrobić to nad nimi zapanować.

Jeśli masz ochotę brać udział w propagowaniu takiego podejścia do Project Managementu, dołącz do obserwujących mój profil lub po prostu wpadnij co jakiś czas. Będzie mi bardzo miło. Dla tych, co dołączą w lutym i napiszą mi DM, że są od Magdy, wyślę (darmowy oczywiście) eBook (a raczej scenopis) pt. “Jak ogarnąć skrzynkę mailową, czyli Selekcja Naturalna wg. Wilka” (Spoiler na profilu w Relacjach).

Closing

Jeżeli dotrwałeś aż dotąd, to bardzo Ci dziękuje. Dziękuje raz jeszcze Magdzie za nowy kanał komunikacji. Na koniec odpowiedź na jednak retoryczne pytanie z nagłówka: „jaki jest najważniejszy zawód świata?”.

Odpowiedź: nie ma takiego. W każdym jest coś wartościowego i w każdym można się realizować. Pokazała to pandemia gdzie oprócz kurierów to choćby pielęgniarki, ratownicy medyczni czy panowie śmieciarze okazali się ważniejsi niż niejeden CEO. Nie czekajmy jednak na kolejne extrema, tylko inspirujemy się sobą już teraz. Parafrazując naklejki na zderzakach: Patrz w lusterka, Projekty są wszędzie.

C.N.D. (jak pisał mój profesor matematyki)

Akronimy:

  • SOP – start produkcji auta
  • PPAP – proces zatwierdzania komponentów w automotive
  • CND – co należało dowieść